我坐在Toyota修车厂的休息室中，喝着饮料，看着杂志，方才游先生和我说需要30分钟车子会修好，因此我可以轻松一下，等待车子交回来。这真是很大的转变，以前我到阿猴的修车厂，车子开到了，修车时间也很难预估，急着要用车时，真是气人，阿猴的技术虽然好，又有人情味，但是不像Toyota的流程管控及有条理。 我观察到Toyota修车厂都有一份表单，载明车子维修状况，这份表单会随着车子跑；一开始进厂，接待的游先生会同我检验车子状况并写入表单，短短时间内就告知我多久可以维修完成。等我进了休息室休息，表单就到了修车师傅手上，开始维修的工作；修好车子後，游先生陪我验车、并让我在表单上签名。我从来不认为Toyota修车厂师父的技术高过於我的好朋友阿猴，但是我如果在外县市车子故障了，我找不到可信任的阿猴，我会去Toyata。这是管理能力造就的信任感，值得我们学习。 今天我们要讨论的就是排程中的时区清单，时区清单是某一段时间内，我必须要完成的工作事项列表，这个表单让我能够更有效的处理工作。一间修车厂可以藉着一辆车子一张表单管理好维修的时间，我们每一段时间，也可以藉着时区清单，管理好我们每一段时区该做的事情，就让我们一起来研讨一下。 （1）限制自己的工作 时间管理的秘诀在於专注，我用3M即可贴来制作自己的时区清单，一个时区，就有一张清单，同时限制了时间及待办事项两个因素，让自己可以在限制下发挥创意。 a. 时区内一定要完成： 早晨的清单我会标明我可以用的时间，例如7：20-9：00，让我知道这段封闭时区的时间长度。 b. 专注在少数场合或任务 我也只会写下想要在这段时间内完成的工作事项，例如早起例行的工作，写部落格文章，让自己专注在想要完成的事情上。 就好像诗词中的五言绝句，要讲求押韵，字数，对仗，时区清单要同时考量时间及待办事项，这样的限制却可以让自己更容易找出有创意的解决之道。 （2）时区清单制作与运用 清单制作也有一些原则，我也条列的方式和大家分享 a. 尽量不要增加项目：时区清单内的事情，除非全部完成，不要增加项目，如期间有些事情插进来，两分钟内可以处理得马上行动，耗时较久的问题，放到收件匣中，等一下在处理。 b. 小一点、勤一点：在要做的事情上面写下行动的细节，把困难的任务切小一点，这样子比较容易执行，同时也要勤劳努力，采取更多的行动让事情真正的推动。 c. 解决MITs:每天的最重要事情（MITs）优先处理，把不易估计耗时的大事情先解决。 d. 固定作息更有效率：固定在某一个时间作某件事情，可以增加许多的效率，例如早上的时间固定写作，这样子品质会更好。 e. 批次处理：我们可以根据场合批次处理事情（email、打电话等），或者针对单一任务专注处理，这样子会较有效率。 时区清单帮助我们安排及推对一天的行程，让我们知道今天前进的方向，是一个重要的时间管理概念，对於增强自己的执行力很有效果。 （3）即时状况的处理 糟糕，下班前老板交办一堆事情；突然来个电话有件事情希望立刻处理，这些事情常常会把原先预设好的时区清单打垮了，其实紧急的事情大多不是重要的事情，并不需要自己立刻处理，可以先放进收件匣当中，等待加工後处理更有效率。老板交办事项可以和他约定何时完成，自己再找合适的时区来工作，不一定就要忙着加班，紧急电话可以建立标准做也流程，让意外降低。 除此之外，也要降低可预期的随机状况的干扰，例如关掉IM软体、推派一名同仁专门处理突发状况（轮流），针对常见的即时状况设置标准处理清单等等，降低突发事件造成的影响。固然我们无法完全排除突发状况的影响，但是有意识、持续排除这些突发状况，可以让我们在固定时间内完成预定时区清单的可能增加，这样可以提高我们掌控时间的能力及做事的效率。 举例来说，我在Google北京分公司办研习会时，有一位工程师分享他的Google Calendar中排满了约会，但却没有一项是自己主动安排的（都是各个主管，任务加入的任务）。在这个状况下，他根本无法做好时间管理。 这个工程师要想重新掌控好自己的时间，就要在接到约会的同时，就有一个确认"这个会议我真的需要参加吗？"的检核流程，确认这个会议对自己工作的大方向是有所助益的才去参加，才能克服这个工作时间都被会议塞满的状况。 结语 5/18 的研习会中，台南的Ada为我带来这一本"谁说重要的事不能明天做"，这里面提到许多时区清单的概念，我也和自己的时间管理系统结合，并写在文章中和大家分享。时区清单是排程四个工作中的一环，说起来和下一步清单是相互呼应的，我们先将之做一个讨论，接下来，我们要讨论的是MITs及任务清单的结合。 欢迎加入In the morning，有超过730名好朋友一起努力追求幸福 http://inthemor.ning.com/ 图文并茂版 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/19216059 --

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