我们都希望自己做事情的时候能够有如行云流水一般的顺畅，说起来简单，但是要串连起行事历、待办事项、专案任务、各种专案资料，整合成一套完整的系统，确实要下一番功夫。我介绍及推广GTD（Getting Things Done）这种时间管理的方法已经有六年的时间了，觉得这个方法可以大幅增加人们的生产力及追求幸福梦想的能力。 本月份的电子报，我们就针对如何组成行云流水的时间管理工具，做一个概括性的介绍，希望能对大家的工具运用有所助益。 （1）收件匣 收件匣的概念，就是把事情纪录在头脑以外的地方，但为何要这样做呢？ 因次所有进入您精神及现实世界的事，包括实体(纸张，文件等)及虚拟(心中的念头，上司的指令，对他人的承诺等)的事，我们称之为"杂事"。如果这些杂事，都堆放在头脑之中记忆，占据了我们大脑思考的空间，我们就难以做好决定，做事的品质当然大幅滑落。 如果我们有一个固定的地方，能够放置好这些杂事，我们的头脑就不需要记忆这些事情，这就是收件匣的概念。收件匣的使用要合乎HUG原则--Handy(可随身携带)、Usable(方便取用)、Garbage-Free(没有杂物，随身时不会掉东西出来)，在工具的选用方面，纸笔工具型的小册子，可以随时纪录的智慧型手机，随身携带的万用手册，都是很好的选择。 蒐集习惯的养成比工具的选用还要重要。这其实一种自律，GTD就是把一些需要自律的行动，整合成系统，让我们能够持续地行动，最後内化成习惯。 （2）下一步行动清单 GTD的时间管理概念，是以下一步行动的管理为主（相对於行事历的方法），也因此有人称呼GTD是一种行动管理方法。 当我们收集了许多的杂事後，便批次将这些杂事加工成可以执行的行动，随着我们时间管理系统的运作，下一步行动的量会越来越大，要让这些行动有如行云流水的运作，需要一些诀窍。 GTD的方式是为这些行动加上场合(context)的概念。场合其实就是我们做事情的地点（家中、办公室）、工作状况（沟通、购物）或是工具（电话、电脑）。行动依照场合分类後，就算数量很多，也可以依照分类来检视，很好更新及管理；除此之外，更能批次展开行动，例如一次打十个电话，一次写5封 emails等，节省许多时间。 在工具的选用方面，电脑中的 Outlook软体、智慧型手机中的to do list，万用手册中的check list，都可以让我们轻松建立好下一步行动清单。 （3）任务清单 GTD中的任务也是很重要的概念，任务泛指要一个行动以上才能够达成的结果。例如要出国旅行、考取证照、迁居到其他城市、举办一个行销企划，都不是一个行动可以做到，此时就需要用任务情清单来管理。 我常常把任务比喻成赛车时的终点线，当我们冲过终点，裁判挥舞棋子，我们就知道又跑完了一圈。我用赛车的黑白格旗帜来代表任务，当我们每周检是自己的任务清单，看到自己所写的任务结果已经完成，就像是赛车手见到旗帜挥舞，知道该往下一个旗帜继续前进。 在工具的选用方面，由於复杂任务常常是多层次的，母任务下面还有子任务，因此每周检视这个习惯相当重要，一周一次检视一下自己该做的任务。简单的方式是只列出任务清单，检视时看看清单，找出要做的下一步清单。复杂的方式则是运用一些比较复杂的软体（PC上面有Bonsai、 mylifeorganized、Lifebalance，苹果电脑上面有iGTD、Omnifocus等），一并做好任务及其下一步行动的管理。 （4）任务补充资料 知识工作者常常手上有许多的任务，母任务中有子任务，子任务下有许多备忘录、注意事项，这些小细节我会将之放在任务补充资料中。 我自己偏好用笔记本来纪录这些补充资料，有时候用条列式方式纪录，有时候则用心智图的方式，都很方便，只是笔记本的厚度要够，不然一下子就写完了。 （5）行事历 GTD这种时间管理方法，由於待办事项都在下一步清单中，行事历的功能是用在纪录约会时间，以及一些和日期有关的资讯（例如每月例行事项或提醒缴费期限等事宜）。一般而言，行事历都不会太满，反而可以更加轻松的安排约会。 在工具的选用方面，电脑及手机上面都有行事历软体，如果中文输入方便，手机会是很好的选择(随身携带)，除此之外常坐在办公桌的人可用桌历，常常在外的人可以用万用手册，都很便利。 结语 如您对本期的电子报有兴趣，想要进一步地了解，8/30永锡也将於中华民国青年创业协会总会举办一场【幸福行动家 时间管理一日研讨会】，针对时间管理的理论面及工具面做深入的探讨，目前还有一些名额，欢迎有兴趣的朋友一起来参加。 详情请见简章 2008/8/30 台北场【幸福行动家 时间管理一日研讨会】简章 图文并茂板 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/18950896 --

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