前一阵子，在Palmislife发表幸福行动家系列的文章时，网友simonpeng留言回覆了一些意见 我老婆都是用很大本的行事历再加上几个夹子就用的吓吓叫， 教书、念博班、带小孩、整理家里、和朋友出门、吃喝玩乐，面面俱到。 印象中，她也没看过什麽时间管理的书，就无师自通了。 很巧的，我的老婆也是这一类型的人，她就是用一个月行事历及一些3Mpost-it（即可贴）来管理，包括家庭行程、购物清单等。如果全家出游，她就会准备好一份完整行程表，小到一天行程中，几点几分坐车，几点几分吃饭，何时的行程如何分配，钜细靡遗。大到出国十余天的行程，每天要做什麽主题活动，都会事前列好 plan ahead。於是我们家庭出游基本上都很令人难忘，创造了许多珍贵的家庭经验。 今天我们要讨论的就是行事历，行事历和待办事项清单市时间管理上最常用的两种工具，要如何搭配运用才能产生最大的效益呢？让我们一起来看看。 （1）为何不能使用行事历软体来进行GTD呢？ 前几天，网友N在我的部落格留言板中留言，问我"为何不能使用行事历软体来进行GTD呢？"。这还真是个好问题，以我的经验，我觉得有以下两点原因。 a. GTD有数量很大的下一步行动清单及任务清单 行事历处理项目比起清单较少，如果我们月行事历上管理数十个行事历项目，就会有点吃力，但使用GTD後，我们下一步行动清单及任务清单项目都有上百项，这是放在行事历上就很难看的清楚的数量，因此将行事历和各种行动清单分开是比较好的方法。 b. GTD运用场合和角色等将各个清单的项目串连 GTD的下一步行动清单是以场合来串连，任务清单是用角色或目标将所有的任务串连，产生综效。如果把这些待办事项都放在行事历上，较难做整体的思考。举实例来说，我在八月份有几场时间管理的演讲（广告时间：8/30是台北场的一日研习会喔），利用任务清单，我可以一起准备讲稿，节省时间，若是放在行事历上，我只能看到研习会日期，没有让我有提前做规划的动作提示。 运用GTD，比较不适合使用行事历之类的软体，这就是原因。因为GTD的主体是一种任务及行动的管理，这时候，用清单来处理比较合适。 （2）Sacred Territory Sacred Territory（中文翻成"圣地"）是GTD原着中对行事历的称呼，作者David Allen希望我们放在行事历的项目,都是会在那一天中完成的，而非是写上一堆想做的事情，却无法执行。也就是说，他建议不要把待办事项也写在行事历中。 为甚麽呢？ 一来，今天的行事历，如果堆满了自己上周、上月不同时间写下，我们却无法完成的事情，我们做不完的事情就必须重新规划及抄写。 二来，行事历写满密密麻麻的约会及待办事项，反而会让我们不知道一天工作的重点，更会产生心理抗拒做事的压力。 也因上述的理由，我建议，行事历中只放进这一天中一定要采取行动的事情（例如说出差、和人约会碰面）或者这一天所需要的资讯（亲友生日），而把其他不一定要在这一天完成的事情，全部放到下一步行动清单之中。这样的话，整个行事历中就会很清爽，更加一目了然，这也就是圣地的意思，试想，圣地要是堆满了乱七八糟的东西，也很难让人产生神圣的感觉吧 :> （3）行事历和下一步清单搭配使用 看了simonpeng及我的老婆的例子，并和GTD时间管理整合之後，我发现可以把行事历和下一步行动清单两者的好处搭配得更好。 在收集加工组织阶段，我们蒐集某一些任务的执行细节及做事事项，这些都可以成为规划某一个活动的任务补充资料。真正要规划某一天特定活动时，我们就可以运用这些资料，排定到特 定的时间中，就像是制作企划书一样，把时间、资源、地点、人员等各种资讯整合在一起，变成当天预定的计画。 有些外国人把GTD的方法称之为Calendar-Free Task Management（不用行事历的任务管理），我倒是觉得不用这样，时间管理的目的是为了增加我们做事情的品质，有好的方法，我们就善加运用，“不管黑猫白猫，捉到老鼠就是好猫”，这是比较好的。 我自己则是在Treo 650手机上，同时放了行事历软体，并直接就在上面输入，这样的好处是，因为手机永远随身，和朋友约定约会时才更加容易。现在的手机几乎都有行事历功能，别忘了也要拿来运用喔。 结语 时间管理，能让我们"Jump out the box"，对於自己做事的方法做深入的思考，改变自己的观念，进而改变我们的做法。让我们不至於在外界环境快速变动中，打乱了脚步，就算一时失去平衡，也能够在每周检视後，回来原来的轨道，继续的前进，接下来我们会继续讨论流程三"组织"其他领域的问题，我们继续加油。 图文并茂版 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/18563889 --

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