我的好友Ada 是笔记本达人，也多次参加我时间管理的研习会，她对任务清单、下一步行动清单、日记，有一个很好的比喻。她认为这三个时间管理的概念可以英文文法的时态来看，任务清单是未来式，下一步行动是现在式，日记则是过去式。今天我们要讨论的就是"未来式--任务清单，藉着组织我们的任务，让我们做事的效能更好。 我目前管理任务清单的工具是omnifocus，一个苹果电脑上面的软体，其他类似的软体还有iGTD(苹果电脑)、（(PC软体)，今天介绍的是运用任务清单於各个工具的通用概念，可以套用在万用手册或其他工具上，我们这就开始。 （1）子母任务的分派 任务常常要归类成不同的层次，往上是角色、长期目标、愿景、往下是复杂任务的子任务。我自己的使用经验上，觉得树枝状结构的任务管理程式最适合来掌控任务清单。因为树枝状结构的型式，可以清楚看出一个任务的上下关系，是比较好的选择。 目前我的任务清单，就会区分为家庭、工作、社团等几个角色领域的任务分类，再分别填入该角色的任务，这样在每周任务时，可以对任务清单的部份一目了然，就像之前所说得概念"任务清单不过是一张纸"，只是我把这张纸放在电脑里检视，并有子母任务的架构。 就算是用万用手册，也可以利用条列是的方式来列出任务的子母结构，只要先分为家庭、工作、社团等角色，下面再继续写任务，同法也可以用在许多文书软体上面（例如word），用一张清单，建立自己的任务清单一览表。 （2）任务的补充资料及下一步行动管理 我很喜欢omnifocus及igtd这一类的软体，因为我可以清楚的看到单一任务的所有任务补充资料（见本文最上图）。每一个任务总有许多琐碎的提示事项，或者想要采取的行动，若是能够统一放在一处，就能够对我们执行的品质及效率有很大的影响。 相对PC上的软体（mylifeorganized、lifebalance、bonsai），所有的任务、下一步清单是放在一起的，也不失为一个好方法。读所有的任务下一步行动及补充资料放在同一个任务下，让我们每周检视任务时，能够迅速抓到重点，知道自己要如何将任务继续向前推进。 在纸笔工具及其他程式上，要将任务补充资料及下一步行动放在一起比较困难，调整的方式是，每周检视任务清单时，就把要执行的下一步行动，直接写到自己的下一步行动清单中，另外单一任务需要规划的部份，就另外用一张纸来做好任务规划，用这样的方式来达到任务清单与下一步行动的连结。 （3）每周检视 我刚刚学习GTD时，说真的搞不清楚任务清单是做什麽用的，後来才发现任务清单并不是拿来当作执行清单，而是用在检视之上。 每周检视让我们每周有一次的机会，可以对所有的任务做一次完整的思考，不用担心有任何任务被疏忽了，养成每周检视的习惯，就能将我们自己前进的方向不断调整回正北，持续往目标前进。 一次每周检视的时间约在10-30分钟，我会先看看自己过去七天的日记、检视任务清单，看有无需要新增任务，并检视一下上周的执行状况，增加一些任务的下一步行动，设定下一周的目标。 我自己并不会将任务清单（苹果电脑上）同步到我的下一步行动清单（treo手机），相反地，我会在检视完任务清单後，设定一些下周目标，写到我的下一步清单中。同步电脑与PDA是一个很容易让人浪费许多时间的动作，因为常常有资料遗失的现象，因此，我目前宁愿以少量抄写的方式来避免。抄写的时候，也会觉得自己在复习这些重要的执行事项，一面思索如何执行。 我常常觉得使用纸笔工具做每周检视有其好处，但是由於任务可能增减，涂改及修正的机会比较多，或许使用铅笔来写更加适当，但是用笔划掉完成事项的快感，和按下电脑的check空格是不同的。时间管理工具因人而异，不需要一味强求要用别人的方法，自己去尝试，并让自己系统运作良好，这是最重要的。 结语 除非你先学会管理自己，否则你不会管理时间。 -- 管理大师 Peter Drucker 根据我的许多失败经验，发现管理好任务并不是一件容易的事情，但是可以一步步地进步。藉由每周检视任务清单，却可以让我们知道未来的路在哪里，如何走到。任务清单属於比较新的概念，我也提出了三不一没有的原则，让大家更加容易理解任务清单。 不是下一步行动清单：任务清单是目标的终点线，是达成事情的结果图像，并不是行动的清单。 不是任务规划：大多数的任务属於直线型任务做完一步，下一个行动就很明显地出现，有些复杂的任务则需要任务规划，再把要采取的下一步行动放到任务清单中管理。不要把任务规划的工作放在任务清单里完成，这样子会看不清楚自己确实要执行哪些行动。 不需要和其他清单同步：很多人尝试将电脑与PDA同步，或者想要在不同软体间的不同清单中同步，除非真的很稳定，不要浪费时间在这上面。 没有明定行动时间：任务常常有其期限，但是执行任务的下一步行动可以提早进行，因为我们每周检视，因此不必等到最後一刻才开始，而是有空就开始行动，这样可以避免许多的压力。 任务清单是一个强力的工具，但是要上手需要时间，也期许大家能够管理好自己的任务，进而管理好自己的人生。 -------- 欢迎参加 [ITM] ，里面有将610位时间管理同好，学习掌握好自己的人生。 图文并茂版 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/18497439 --

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