在时间管理中，收集杂事的工具我们称为收件匣。我们怕事情忘记时，就去查看收件匣，而不是在我们的大脑中搜寻，对於忙碌的人来说，用收件匣来纪录事情，可以大幅的减轻压力。 先讲一个我自己的经验，前一阵子我的苹果电脑OS升级到10.5，但是却发生了电子邮件程式占据了大量的随机存取记忆体（RAM），导致整体系统效能大减。後来有高手拯救，问题解决了，但我也发现RAM大小对电脑效能的重要。於是我就安装了一个系统监测的小程式，可以随时看到RAM的使用状况，避免当机。 电脑的RAM容易监测，但是心理的RAM却是难以管理，因为有太多未完成事项，占据我们注意。，如果我们任由杂事阻塞在心理RAM中，必然会影响大脑执行效能，难以专心於手上的任务。收件匣收集了心理RAM中的杂事，提醒我们有那些还没解决的事情。管理杂事得真正关键在於管理行动，而第一步，就是要做好收集杂事到收件匣的动作。 （1）何谓收件匣 好习惯是由一些小牺牲所养成。 --爱默森 收件匣，就是把我们心理RAM的东西，放到外部的工具中（可能是PDA的一个收集程式、或是一本收件匣笔记本）。心理RAM的空间虽然有限，外部的收件匣工具容量却是无限的，把杂事放到大脑以外的地方，就能够让我心理RAM拥有空间，脱离记忆杂事的层次，专注於思考更高层次的问题。 也就是说，如果所有的事情都放在心中，永远没有办法轻松自在。而时间管理高手，运用各种工具，将所有的杂事放在收件匣中，而非脑海里，并进而组织运用，这才叫做黑带级的时间管理高手，也期待大家能够建立好收件匣的习惯。 （2）我的收件匣使用 今年二月，全家到美国旅游，身为苹果迷的我当然也买了一只iphone作为新的手机。经过了三个月的使用，我把我的iphone送给老婆使用，自己乖乖回来用自己的treo 650手机，为什麽？因为treo手机的收件匣功能很强，强到我我又回来使用这只两年前的旧手机。 在treo上，我使用diddlebug这个免费软体来做为收件匣，虽然免费，但是功能相当杀手，有以下几个这个程式的功能。 * 快速手写涂鸦记事 * 闹钟功能设定 * 振动功能随时提醒我们，而不影响做事的进行 * 数位型式储存，事情再多，重量不变 也因此，treo 650在许多状况下都能称职扮演好收件匣的角色 * 晨间运动时，我放在裤子口袋中，随时纪录浮现脑海的点子（我文章中的灵感常常此时浮现） * 上班时，我放在腰带上，和人交谈时，随时取出，纪录对对方的承诺 * 事前设定闹钟，提醒自己要做的事情（到幼稚园接小孩、下班後顺便去自助餐馆包菜、上班中外出时要做的事情合并提醒） * 下班後，我不另外写行动清单，要做的事情就利用treo 650提醒 * 睡梦中，treo 650有夜光功能，想到的想法就直接纪录其中 * 由於treo 650本身就是手机，所以一定会随身携带 treo 650除了是我的收件匣之外，也几乎是我的下一步行动清单，对我的帮助非常大。如果您使用treo系列手机，一定别忘了装上diddlebug这个程式，就会让手机化身一变为很棒的收件匣喔。 也请参见文章 Diddlebug 让我弃iphone取treo的杀手级软体 （3）如何设计自己的收件匣 每次演习会中都会有人提出疑问 "难道我不用PDA手机，就无法得到时间管理的好处吗？" 当然不是这样，收件匣其实是一种概念，并不是限定所使用得工具，重点是把杂事纪录在脑袋以外的地方。 因此，我们可以利用万用笔记本来纪录杂事，买一本10元的小手册纪录，用上图的八页小书的方式，把A4纸张折成小册子纪录等，并不限定要用昂贵的高科技工具来收集。但是，我们选择收件匣时还是要有许多考量的因素，这样才能让我们的收件匣运用起来行云流水。 我也分享设计自己的收件匣时要注意的HUGS原则，希望大家都拥有对自己帮助很大的收件匣 a. Handy(可随身携带) 我们希望收件匣发挥最大的效用，就一定要能够随身携带。例如我使用treo 650作为收件匣，本身就是手机所以可以随身携带。把A4纸张折成小册子，就可以放在自己皮包中或裤子口袋。这样子需要纪录的时候，才能够立刻拿出并写下杂事。 b. Usable(使用方便) 收件匣要以方便取用为原则，纪录时越快速，越方便，整个过程越让自己觉得舒服，越能让我们勤於纪录。 我自己要收集时，左手拿出PDA，一只手指按出diddlebug，右手抽出触控笔，立刻可以开始纪录杂事。有些人是将万用手册随身携带，有些人则是买高级笔记本让自己纪录时的心情很好，有些人则会DIY自己的工具等。这些都很好，重要的是要养成收集纪录的习惯，才能藉此成为时间管理高手，进而成为追求幸福的行动家。 c. Garbage-Free(没有杂物) 这个原则的标准很简单，"拿收件匣起来甩一甩，不会有任何纸张或其他东西掉下来" 很多人用万用手册来做收件匣，但是夹满了小纸片、即可贴，不用风吹，有时稍微动一下东西就掉了满地，这样的收件匣无法应付任何时候都能快速取用的原则，要加以改善。 d. Subtraction(减少收件匣的数目) 许多的人收件匣满天飞。遇上杂事，有时写在笔记本上，有时写在小纸片上，有时拿起便利贴，就贴在电脑萤幕旁，有时在电脑outlook待办事项上打上几笔，有时则交代秘书要记得提醒自己。过多的收件匣反而让我们不知道自己把杂事纪录在哪里，反而浪费许多时间找寻这些资料。 也请参见文章 用一张A4纸，轻松做好每日计画 结语 我在2006年就买了苹果电脑，但是事实上，是到了 2007年，也就是一年後，上了柯耀宗老师的课程，才让我功力大增，自此以後运用苹果电脑有如行云流水。在这次的经验中，我也发现，要将工具使用得好，需要学习。我们想要让收件匣担任好收集工作的重任，就好思考如何运用工具来达到这个目的。这样的益处是藉由行云流水的收集工具，我们更能信守承诺，压力也减小了 :> 接下来我们的课程会教我们做好Mind Sweep，心灵大扫除。 ------- 欢迎参加 [ITM] ，里面有超过430位时间管理同好，一起追求幸福 图文并茂版 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/17806653 --

※ 发信站: 批踢踢实业坊(ptt.cc) ◆ From: 220.133.180.126