何谓更新？更新就是让行动清单与事实相符。大部分人都不会列出清单，把自己的烦恼及困难放在上面。但是如果我们能把列出清单锻链成每日、每周的习惯，那就是我们眼中的时间管理黑带高手了。 要做好更新的动作、建立完整的行动清单，有三件重要的事情需要做"时时清空--收件匣"、"再次加工行动清单"、"每周检视任务清单"，这就让我们一项项的讨论吧。 1 时时清空--收件匣 我们收集杂事的事情，永远比执行的速度还快，所以除了之前提的收集杂事技巧，我们要建立时时清空收件匣的习惯。 twhsi会把每周日会固定清空收件匣。但有时候比较忙，会迅速累积太多杂事（例如出差时），我会订定一个收件匣的上限（例如一百件），到达後就要求自己要安排时间，清空收件匣，先把收件匣的杂事降低到一定数量（例如40件）以下，再把这些重要的杂事加工处理到行动清单中。 好友征胜前两天在网路上留下一些句子"点滴的灵感，而有一种触动，触动变成行爲，行爲成习惯，习惯受益终身。"我觉得清楚的写下了收集杂事、加工成行动、养成习惯，及拥有好习惯对我们的好处，这整个过程。笔者也写出来和大家分享，期许我们都能终身维持收集杂事这个好习惯。 2 再次加工行动清单 每当每周检视的时间来临时，我会做一个很重要的事情--再次加工行动清单。 想像有一辆在夜间行驶的车子，大灯只能照亮前方一两百公尺的道路；但是你可以一路开上好几百公里，只需要看清前方这一小段道路即可。 --出自<<秘密>>，杰克.坎菲尔的话 当我们开车走了一小段距离，就可以重新审视自己走的方向是否正确，再随时调整，80％的任务（专案）属於这种直线的操作。当我们执行好眼前这一个行动後，脑袋会在行动的过程中，自动会找出下一个合适的行动，我们只要一个一个行动的执行，就可以达承任务。 为了让我们能更有效率的执行这些行动，每周再次加工行动清单就很重要。让我们能够利用场合批次处理事情，节省大量的时间，一方面能够把任务向前推进，一方面让我们能够调整自己的前进方向，达成我们的远大目标。 3 每周检视任务清单 任务就是需要一个以上的行动，才可以完成预期结果的工作。我们想办一场研习会，一次家庭旅游，一个财务投资计画等，都属於是任务的范围。我们需要每周的检视自己手上有哪些任务（任务清单），思考外部环境有何变化？下一个行动为何？并更新任务清单，藉此掌控任务。简单吗？一点都不简单，常常我们要面临任务被突发状况打断、无法在期限前结案、外界环境变化导致无法结案等状况。在任务管控方面，每一个人都有可以进步的空间。 之前提到，80％的任务属於直线的操作，twhsi认为其他20％的任务（专案）属於多面向的任务。多面向的任务比较复杂，需要一些外部工具的协助（纸笔工具、心智图软体、树枝结构状软体等）。笔者的经验是，若我们想要掌控好任务，就需要把各种可能状况做充分的考量（发散），并由其中找出最恰当的解决方式（收敛），做好发散及收敛思考，可以帮助我们掌控复杂的任务状况，又能做有效率的执行。 结语 行动清单其实是一个动态的系统，我们需要更新(即时更新资讯）的机制，目的就是让行动清单与事实一致，我们才能信任这个系统。这样的一个动作，需要养成习惯，才能达到最大的效果。 不知不觉，我们已经讲完了六个流程，就是这六个流程组合成我们的时间管理系统。重复一下林伟贤老师所讲过的话"做事要靠系统、不要靠感觉"，也期待大家培养好各个流程的能力，并组合成属於自己的系统，相信我们的时间管理能力会持续的进步。 时间管理是属於to do的层次，接下来，我们要讨论更高层次的问题to have及to be，我们继续加油:> 图文并茂版本 台湾 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/14543031 新浪（简） http://blog.sina.com.cn/s/blog_59105b6b01000am9.html --

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