这节课我们讨论的是三本时间管理领域的好书，并简介我的时间管理六个流程，这六个流程组成我的时间管理系统，让我每日的工作更有生产力。首先先介绍的是三本好书，繁体中文版的书名是<<搞定！－2分钟轻松管理工作与生活 >>、<<与时间有约 >>、<<晨间日记的奇蹟 >>。 1 Getting things done 这是我推荐书单的第一名，繁体中文版书名为<<搞定！－2分钟轻松管理工作与生活 >>，是David Allen所写的一本时间管理书籍书名，其英文书名缩写GTD, 也是一种时间管理概念的简称，这本书也是我学习时间管理的起点。但是这本书的翻译欠佳，有需要的人可以先详读其中的第二章，就可以快速的切入GTD这种时间管理概念。（简体字版本是<<尽管去作 >>） 2 晨间日记的奇蹟 这是一本日本书，作者是佐藤传，这本书没有简体中文版，在我的部落格文章中，晨间日记是最受欢迎的主题。利用Microsoft Excel来写日记，利用早上来写日记，利用曼陀罗图来写日记，是书中的三个很大的特色，我自己也用这一个方法写了650天以上的晨间日记，对了解自己这件事情帮助很大，也很希望大家一起加入写日记的行列。 3 First thing first 这是Steven Covey写的好书，繁体中文版书名为<<与时间有约 >>，简体字版本是<<要事第一:最新的时间管理方法和实用的时间控制技巧 >>，这本好书讨论了角色、每周罗盘、平衡四大需求、内心火焰等许多重要的主题，在时间管理领域是一本重量级的着作。 由2002年到今天，五年下来，藉由阅读、写时间管理文章、讨论区的讨论、到近期的研讨会，我也融合了各家之长，有了属於自己的时间管理架构，但是若是要打好时间管理的基础，多看书确实是一个很有效的方法，有兴趣的朋友也可以买这些书来看看。 接下来就要讨论六个流程，这六个流程是收集、加工与组织、排程、行动、检视、更新六个动作，这是我自己竹步伐展出来的时间管理流程，也由流程中整合出了我的系统，或许有人会很好奇，系统有什麽了不起的，我觉得我的老师RAINBOW的一段文字，充分说出了系统的力量 有系统才有高效能，但如何举出更生动的例子来说明呢？我发现用"加法"和"乘法"来打比方，会更清楚，很多书也会举出一系列的原则，但因为原则间系统联系性不强，其效果好像是加法，若每个原则的有用性是十分，三个原则就是三十分，但若原则间系统性很强，其效果则像是乘法，若每个原则的有用性是十分，三个有系统的原则，若能切实实践，所发挥出来的力量，就是一千分。 生产力由系统而来，而系统又由六个流程所构成，这篇文章的目的在於介绍六个流程的架构，之後的文章也将针对各个流程详细探讨，就让我们开始吧。 (1) 收集 生活及工作中会产生许多杂事，这些杂事常常对我们产生干扰，让我们无法投注心力於重要的事，但这些杂事却不能置之不理。我们需要一个收集好这些杂事的方法，GTD一书中建议我们需要通过记录的方式把头脑中的各种杂事移出来，放入收件匣。通过这样的方式，头脑不用塞满各种需要完成的事情，才能集中精力在目前进行的事上，这也就是时间管理的第一阶段收集杂事。 (2) 加工与组织 现在我们的收件匣中堆积了许多杂事，但是杂事无法管理，我们必须加工成行动，并用不同的场合来组织，这样到了要执行时，生产力才能大增，这个阶段有三件重要的事情。 a. 清空收件匣-就是将杂事一件一件的拿出来。 b. 将杂事加工-将杂事转化成可以执行的行动。 c. 依场合放置-将加工後的行动放在行动清单。 建立完整的行动清单是一种聚沙成塔方式，加工处理每一件杂事产生行动，再将每一个行动，放到一个合适的场合，日积月累，我们的系统就放置了许多行动。一来，我们要做事时，可以依照场合批次执行，节省大量时间。二来，当我们拥有完整的行动清单，脑袋就不用担心有哪件事情忘记了，压力就减少了。加工与组织相当的重要，希望大家能够好好的努力做好这个部份。 (3) 排程 排程就是安排行程，我有三个要点与大家分享 a. 两分以下马上行动--若在安排行程时，想到一些小事情，落实在两分钟以下的事马上处理掉。 b. 每天分为数个时区--将一天分割成四五个时区，事前就规划好哪个时区比较是合作哪个行动。（例如用早上写晨间日记，写文章） c. 依照场合批次处理--在每一个时区内，批次处理同一个场合的事情，做完了再切换场合。 在每天我们要是能够事前做好每日计画，这样子的效率可以大幅的提昇。 (4) 行动 回答一个问题"现在到底要做哪一件事?"， 若是我们的回答越好，通常也表示我们的生产力越好，这就是所谓的行动抉择。选择行动的标准有四个，场合，时间，精力及轻重缓急， 首先是场合对不对？外出时没有带电脑，就没有办法收发email，这就是场合不对。 其次是时间够不够？开会前三分钟，才急着打重要电话给重要客户，就是时间不够。 接着是精力足不足？昨天熬夜，今天要参加百米竞赛，这样子的精力名显示不够的。 最後才是轻重缓急。一般人做事就是先评估轻重缓急，其实这种方式是比较草率的。 事前计画好，又能做好当下行动的选择，做起事情来就能够事半功倍。 (5) 检视 就如同车子需要定期保养一样，我们的时间管理系统也需要定期检视。 每日检视，就是写晨间日记，纪录一天的事件及情感，并作检讨。 每周检视，由较高的位置检视我们的系统，掌握所有的任务及行动。 苏格拉底说"没有检视的人生不值得活"，我们想要活出精彩的人生，就要经由自我的检视，化弱为强，精益求精。 (6) 更新 当行动清单，与事实一致时，我们就能够信任我们的系统。在我们行动的时候，环境也会跟着变化，事情的进展也随之改变，所以除了检视之外，我们也要注意更新我们的系统，在这个流程中有三件事情很重要。 时时清空--收件匣--从收件匣一一将杂事加工成行动，让大大小小的事情都进入系统 再次加工行动清单--当我们执行完一个行动，要再重新加工行动，让清单和事实一致 每周检视任务清单--每周定时检查自己的任务，看看有没有要新增的行动，新的任务 能够信任我们的系统，我们才会长期的使用这个系统，因为更新系统的动作是第六个流程。 六个流程，就可以结合成完整的系统，也因而能够产生高效能。也有些人会问，这样的时间管理方法真的太复杂了，怎麽可能一下子就上手，其实，这一到六的流程是有次序的，一般而言，要先能够做好收集、加工组织这两个流程，建立完整的行动清单是第一步，之後则要学习排程及行动抉择，第三阶段才是做好检视及更新清单的动作。所以如果您是新手，就不用急，先把建立完整行动清单这件事情做好即可。 接下来的课程会介绍我自己如何运用这六个流程在每日的生活中，我也要求大家，有空时可以翻阅一下上面介绍的书籍，这样的益处是，让我们更加体会时间管理的理论层面，遇到问题时，就能迎刃而解。 图文并茂版本 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/14050933 --

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