※ [本文转录自 淡江山社版 ] 作者: bcwoody (【熟悉的旧感情】) 看板: tkclub-88 标题: 社团档案概说 时间: Sun Jul 9 17:21:30 2000 一套完整的社团档案 一、完整的社团档案应具有： 1.组织章程：一个社团的形成，形式上最能代表的便是章程，章程是社团发展 的指导原则；而区别各社团之间，往往可以由章程看出端倪。故章程档案应 详加记述制定过程、更动经过等等项目。 2.社史及社团简介：一个新进成员或是外访者要对该社团有个基本的认识，可 藉由此部份的档案来观察；而对於社团内部来说，记录历史更是社团文化生 命得以延续、传承、进化的一向重要因素，後人更可以了解社团发展的过程 而监往知来。社史档案的建立应该注意如何凸显该社团的特质，应记录了各 时期具代表性的活动情形，及各时期面临的窘困或是荣耀之事等等。 3.社员及干部名册：此可代表了社团的人文素质，不同的表现方式更可以看出 社员对於社团的向心力；例如在个人资料中建立了个人在社团参加後的成长 历程，可表现出该社对於人文关怀的用心以及社员之间彼此的归属与认同。 故可谓，一个完整的人文资料应该有清晰的个人基本资料，记录各人职务的 状况，以及参加活动、会议、人际往来等等的心得记录。值得一提的是，社 员资料可以分为两种方式建立： a.按时期建立：亦即在交接之後便重新建立一份该时期新的干部及社员名册 及资料。 b.依个人建立：便是资料以个人为单位，因为往往一个人在社团之中持续参 与了许多年，若以个人为单位每年持续加入新的资料，便可以观察出各人 在社团中发展的情形。 4.会议记录：後人如何明了活动的计画过程、涉及层面、问题的发生与解决、 事务冲突与协调、人际的沟通等等之事，从会议记录中最可观察出，而会议 的改进及会议的艺术，从档案的累积也才能有所进步。会议的记录应该详细 记录了会议全名、主席、记录、日期、主题（议程）、讨论、结论、下次会 议之相关事宜等等；详细的会议记录主要有几目的： a.详细记录了讨论的过程可以观察出多方面不同的意见以及每个人所持的立 场。 b.结论的记载可以避免责任的推卸，与会人员应共同对活动的计画或是事务 的处理有所负责。 c.与会人员的记录可以明了结论责任的归属。 5.公文档案：含内、外的来函或公文。回函、发函是社团和外界接触的可寻资 料，这些资料记录了各单位之间往来的状况以、事件发生的经过及时间等等 ，藉着收发文整理的档案，後继者更可藉由档案了解不同单位间的沟通方式 ，避免手续不对而遭受对方不善意的回应。 6.活动资料：包含计划书、进度表、检讨和实施情况的记录；记录的方式则有 照片、录音带、录影带、文字整理等各种记载方式。 7.财务记录：包含帐册、财产卡、凭证、收据。 8.各工作组手册：各个工作组应有属於自己的工作资料，包含了历届以来工作 的状况，该组最重要的代表工作等等。学期计画、工作记录、实施情形、有 利该组运作的相关资料、工作成果及检讨、未来的计画、工作成员的记录等 等之事都可以一一详加记录；各工作组各自建立的手册档案不仅可以使接替 的心血容易查询档案，明了工作重心更可以更完整的制定学期工作计画，在 传承上有莫大助益。 9.其他：只要是对後人工作上有参考价值的、对社团有监往知来作用的资料皆 可以作为档案。 二、整理资料的原则： 1.真实性：使用原始资料，切忌伪造。 2.时间性：需标明资料建立的时间，以便日後考核。 3.实用性：切忌杂乱地收集资料，应以对社团发展有启示性、参考价值的资料 为收集的原则，且注意档案建立的正确及清晰。档案的编排应该注意系统性 ，以方便新资料的建立及管理。 4.保存性：容易毁损的资料应适时予以维护，而在档案建立的时候就应注意该 资料保存性的问题，而做适当的处理，以增加其使用年限。 5.完整性：资料尽可能完备，有发生的事件就应该有所记录，更忌有头无尾的 资料，甚至完全不做档案。 6.美观性：虽然说美工非档案的重点，但应该注意档案外观的一致性、整齐清 晰的编排等等。 三、其他重点： 1.档案分类原则：清晰、简单、易察、易管理为基本原则。 2.档案总目录的建立对档案的管理及使用是相当重要的。 3.照片档案应附加文字说明，详实记注时间、活动、[人物等等之事。 4.档案封面应有统一可寻的风格。 5.年代久远的档案应另外简便装订储存。 6.财务档案的部份尤其应该记录清楚，对於帐册的处理应该注意： a.注明启用日期、负责人签章及交接签信。 b.不用活页记载，错误不撕毁而已盖章来销毁。 c.以月为结算期。 d.影本不生效，除非加盖负责人章。 e.依凭证、收据以登记财务收支，并贴附凭记或收据於专册或相邻之页上， 每张凭记收据的贴缝处需加盖印章注销。 f.要有查帐记录及公开徵信。 g.支出凭证或收据需注明社团、使用组别、负责人，以及用途。 > -------------------------------------------------------------------------- < 作者: Spiggy (史耀前) 看板: tkclub-13 标题: 档案的意义？ 时间: Sun Nov 23 18:37:28 1997 　　不知道在现在各位山胞们对於〔档案〕有什麽看法呢？ 　　上次偷溜回去山社 　　看到的档案内容精简的简直令人不知所云 　　档案原本是希望能够让这次的登山旅程留下纪录 　　同时也希望这份纪录可以成为以後学弟妹下次开队时的参考 　　就这麽简单的需求而已 　　可是呢 　　现在的档案成了什麽样子？ 　　大家似乎忘记了现在你们在开队时所参考的档案 　　就是上次活动的纪录用心留下来的痕迹 　　而常常听到大家在抱怨以前的档案写的不知所云 　　哪里有叉路哪里有水源哪里有营地哪里有困难地形都没有标示清楚 　　然後呢 　　大家却只是会抱怨而不知道该〔自己身体力行〕！ 　　於是自己完成行程之後所留下来的档案 　　也是惨不忍睹 　　比以前所写的更不知所云 　　或者把档案的行程纪录当作心情故事般写写游记就算了 　　所以档案的品质就每况愈下 　　而负责把关的相关干部也只会抱怨 　　却不认真的要求大家达到〔档案的基本标准〕 　　这样下来 　　经验又如何能够累积呢？ 　　 　　话要说出口很容易 　　要描绘光明远景只要动动嘴巴是很简单 　　但是真正能够弯下自己的腰从小处做起的人又有多少呢？ 　　淡江山社以往所能缔造出的光环是要大家不断去擦拭才会光亮 　　只是享受却忘记付出 　　那麽累积下来必须缴出的成本 　　将会在某个时间成为淡江山社恐怖的地雷 　　到时候将会付出相当大的代价！ 　　 在高雄晒到发昏的小朱ꄊ -- ※ Origin: 成大土木大地雕塑家 telnet://bbs.civil.ncku.edu.tw