※ [本文转录自 淡江山版 ] 作者: jog (阿磊) 看板: tkclub-13 标题: 社长经验传承(新正) 时间: Wed Jun 14 01:36:40 2000 社长经验传承 ◎ 社长的角色定位： 在山社的组织架构中，社长最重要的职责是监督，而且社长也是山社的精神象徵。所以身 为社长必须常出现在社上，展现对山社的关心并督促平日的事物，在状况发生前去把它克 服，就像救火队一般；不能胆小怕事。当然也不能作烂好人，我知道能当上社长通常在山 社的人缘都很不错，也不想得罪人，每当出现很多摆烂的事也不好意思去说，这样是不行 的，该骂该说都不要客气（当然要先提醒後，再犯才要骂），不然会让山社越来越烂。可 是要求人家做事不是这麽简单，所以一定要以身作则给大家看，先做给其他主干看，接着 小干部也会看齐，如此大家才会心服口服，也才会上下一心，所以会建议社长接下开学的 第一个活动（迎新）。展现能力给大家看。还有就是有空多出现，活动尽量参加，不然会 让人觉得家里没大人ㄛ。 ◎ 目标与规划： 如果没有做好规划，会让你这一年中，只会为了做事而做事，最後只会怕事、避事，什麽 事都随便（历届例子屡见不鲜，当然不只社长）。所以必须好规划及心理准备；如果没有 目标，会没有动力，没有动力就会死气沉沉、没有向心力，许多事情都推动不了【这是山 社的大问题】。在设定目标前，记住一定要做一件事，就是需完全了解上一届所作所为， 把好的东西继续留下，不好的改进。目标不是随便办个会师或提出某某计划就可以，没有 透过详细的规划及讨论和众合所有的人力、物力---结果是可以预见的（如果要有大计划 ，不是一年就可以完成）。 举例：两年前我当社长时，感觉到山社最大的问题是传承过程中出现严重的问题（尤其是 主干、社务交接方面，例如：同样的错误常不断发生），在经过思考及和当届主干们讨论 後，毅然决定推行电子化（既可以改善目前现况，又可使得社团有再造的契机，顺便重新 整理山社现有资料）。当时学长姐都觉得不可能（以前也试过，而且又没有实际的计划）， 加上是第一年实施，又没有参考的对象，所以困难重重。 我也没想这麽多，一股傻劲的做；我的信念是以身作则，所以先做给大家看（86干游—能 安之旅)、申请入山证的资料电子化、例行活动计划书电子化等，加上主干们都全力配合， 最後连工作报告书都电子化。结果，我们成功的推行，但是不尽理想（许多打了电子档， 却没交磁片、工作报告书内容不够完整、还有许多山社资料未电子化、不小心遗失了辛苦 打好的资料、电子化的格式不够详尽），好在佳佩和下届主干有继续推行，修改并增加许 多东西，让它更完整（但是还有进步的空间，希望能不断的更新修改，让它好上加好）。 相信，再过两三年之後就会出现一些成果。 ※切记：电子化一定要持续进步下去，如果可能，将范围扩大。记得跟上一届拿资料，完 整仔细的看过。 ◎ 组内阁： 工欲善其事，必先利其器。同样的道理，想要有一番作为，就要找到好帮手。寻找的方式 有很多，有人会毛遂自荐、有的是学长姐推荐、当然自己也可以三顾茅庐。我觉得只要有 对社团有击不倒的热情，责任心及课业兼顾得当，那他就是一个很好的人选。 不过每个职务的工作不太一样，最好能做自己喜欢的，还有就是事先一定要沟通好，彼此 拥有共同的理念、有相同奋斗的目标。然而在确定前，一定要约法三章，订定好游戏规则 （例如每周例行开会要到，常来社办，甚至是排班，功课要做学弟妹榜样等），大家要能 遵守，一起接受挑战。其实，要找到心目中最佳拍档并不容易，尽量就是了。决定之後， 尽量培养彼此互相默契，因为在山社，同侪间彼此互动比较少。从我上一届开始，就有举 办干游，来增进彼此间的默契，只可惜到现在都没看到全部主干一起参加，不一起去真的 会後悔喔！ ◎ 预算的编列及金钱运用管制： 既然要编列预算，就应该知道有多少收入。收入来源有新生入社费、老生返社费、学校补 助、赚钱（例如全校登山）、拉广告、回收之前支出的金额（岚吟、初向讲议、社服等） 、、、等。 ＊OB捐赠不能算在里面，要独立出一个帐户＊。 可按照往例，推测大约有多收入。知道总收入多少後，就可以分配今年预算。我们山社花 费大约可分两类，一是例行活动费用、另一是社务费用。要如何分配呢？我的建议是--例 行活动方面是要看活动举办的方式及内容做决定，社务费用（十五小组及五小队）的话则 是请各小组及小队长提出今年的工作计划及所需的费用，参考历年的经费来做决定。 还会留一笔钱做为一般社务支出（例如报费、垃圾带、椅子等费用，也可以将一些超出预算的费用从这里支出）。 经费的运用及管制是社长最重要的职责之一。经费运用的原则是以最少的金钱，发挥最大 的效果，也就是「资源有限，创意无穷」来鼓励干部。然而还是会有超出预算的事情发生 ，这时身为社长的你就必须视情况决定是否补助，可不要让山社破产ㄛ。因此最好的办法 还是请总务提醒快超过预算的组别省点用钱，如果一定会超过预算的话则必须事先报备， 请社长定夺。还有就是在我们山社中，社产组、医药组、无线电组这三组的经费是自给自 足，要盯紧点（因为经手的钱蛮多的，可能是别的社团总收入，记得提醒总务查帐）。 最後按历年惯例都会留十分之一的收入作为预备金。它的用途是可当紧急用的经费、及留 给下一届作学期初时所需花费的，也就是说留一点财产给下一届。也因此传下来的钱不少 ，建议要使用时，最好能跟主干及老生达成共识，毕竟那是以前学长姐替山社留下来的老 本。 ◎ 对外的关系： 我在这里区分三项。 (1)与学校的关系： 俗话说的好：见面三分情。所以想要跟学校有良好的关系，就要广结善缘，尤其是课指组 的大哥大姊，还有坐老师隔壁的梁秘书。或许你会很不喜欢这些地方，就把它当成交际应 酬，是为了山社。如果关系打的好，办起事来方便许多。还有就是公文有一定的流程，第 一次可能会很生疏，觉得很麻烦，只要多做几次习惯了。 (2)与指导老师的关系： 我们山社个有四位指导老师，分别是张永青老师、欧阳台生老师、曾振甫老师、梁明本老 师。张老师是我最常接触的，因为办任何活动及公文都要经由他签名，然後再向学校跑公 文。也因为这个关系张老师对我们山社活动状况最了解。 张老师非常关心山社，一直帮我们山社解决不少问题，我们要很感谢他。老师他非常重视 礼貌，希望以後的学弟妹能够注意，该送礼的时候不能忘记喔！有活动要请他参加，尽早 通知，如果能帮老师做面子最好，反正老师高兴，请他做任何事都轻而易举。 欧阳台生老师登山知识渊博，从他身上可学到许多东西，是一个宝藏要去挖掘。我对他的 认识不多，在我任内只请他来社上两次，因为老师的行程排的紧凑，要尽早跟他约定时间 。 曾振甫老师（小黑学长），是技术、攀岩高手，他常在当铺，很容易找。我觉得他一点也 没有老师的架子，就像哥哥一样地亲切。 梁明本老师是中华山协秘书长，是个大忙人，能够给我的帮助有很多。不过找他蛮难的， 要事先预约。他很热心，可提供我们许多资源，而且指导老师费用都捐还给山社。 指导老师是我们无形资产，多多利用。对於指导老师，我们应当多尊重，多联络，不要疏 远，会被抱怨的，因为他们可是在默默关心我们喔。 (3)与其他社团的关系： 和其他社团的关系当然是能越好就越好，交越多朋友帮助越大，可以互相支援，尤其是同 个社办的友社更是如此。我觉得有几个社团可以多增进彼此间的关系（参加淡海同舟时要 广结善缘），野鸟社、天文社、摄影社，他们能提供我们相关知识的协助。而对於其他登 山社团，彼此保持良好的联络，互通有无，如果有空可以去其他学校，团体参观一下。不 过我可以告诉你，我们山社粉不错喔。 ◎ 高向证、入园证、入山证： 我的经验，入园证及入山证，越早完成越好（可以不用担心，因为公文流 程的关系办不出 来），最慢一定要在出队前两星期向学校申请公文，之後再向警政署和国家公园申请入山 证、入园证，以便顺利出队。如果没办入山证及入园证（各个国家公园都抓的超紧）而去 登山，被抓到，除了犯了私下出队的不名誉的名声，也会被学校处罚喔，如果发生，下场 可是很惨！ 往往会出问题，都是因为开队领队在准备资料时，拖太久、或资料不完整造成的，所以我 会发给开队领队一张开队领队注意事项，上面有详细的说明，除此之外，还要不断的叮咛 开队领队，给他一个期限完成。 而高向证，每年都要可办理及校正--只有每年十二月。其准备事项很繁杂，详细请看办理 高向证注意事项。由於十个人可申请一张高向证（山社大约可办理三十张，尽量给它办到 满，而毕业学长姐的高向证则逐一淘汰），所以希望能做到，不管出什麽队伍，人员名单 内有拥有高向证的人，而不是冒名顶替。建议，只要是见习领队阶以上，都要求办理高向 证（至少主干及领队都要有）。 ◎ 薪传（交接）： 薪传（交接）是最重要，也是最难做的。在我们山社可分两类，一是登山技能，另一是社 务。 因为我们是以登山为主（首重安全），加上历史悠久，训练活动制度经过学长姐的努力规 划下，活动内容都蛮完备的，而社务大多是口头交接，虽然会留下一点资料，但是这样不 够，对学弟妹几乎没帮助。所以这登山技能传承相较於社务就好很多了。也不是说，登山 训练活动办的很好，我觉得现在的训练活动都过於流於形式，没什麽创新，或是有创意， 可是规划不够仔细，反造成事倍功半。因此人的原因（努力与否）占了很大的因素。 会发生这种事是很正常的，因为我们山社书面传承制度做的很差，往往只留下计划书，没 有活动检讨，所以下一届只能靠记忆回想去年的事情，却不知道两年前、三年前的事，造 成容易发生重复前前届，或更以前同样发生的状况。所以我才会提倡山社全面电子化，订 定出格式，要求大家做。就是希望能改善这个问题。经过了一年，有了一些成果，但是也 出现了一些问题（希望以後别再发生）。 资料都电子化，可是仔细看内容，会发现有些写了等於白写，言之无物。因为在写工作报 告书时，已经对本身工作很熟悉，所以对工作细节、该注意事项、以前学长姐叮咛的事很 少写下，只会写今年发生的状况要求下一届注意。这样是不行的，建议要求大小干部在开 学，每个人准备一本笔记本，这本笔记本专门是用来记录对山社的心情、建议及工作状况 ，留下对山社的点点滴滴，一方面当作是纪念，另一方面当期末在写工作报告书时，可以 有参考，不会什麽事情都忘记。而大型活动切记一定要开检讨会，这个活动才算完整。 还有就是要密切注意交接状况。如果你是即将上任的社长，要注意山社实际的运作状况， 有多少社产，各组交接是否确实。如果是要卸任的社长，除了经验传承（口头加上书面资 料外，还要帮忙监督各组交接状况，社产的掌握，金钱的交接，留一个好环境给下一届， 甚至可以留一个心愿给下一届做，给他一个目标。 ◎ 山讯： 山讯可是说是山社精神的流传，它记录了每年的活动、经验的传承、心情的分享、山野知 识，还有山胞们对山、对人的感情及对社团的关心及建议。而就社团而言，它代表一个社 团的内涵及能力。 放眼望去，全淡江、全国大专登山社有哪一个可以每年出版一本厚厚的刊物，是藉由自身 社团的力量完成的。所以我认为，山讯是淡江山社最具代表性的成果之一，请重视它（希 望每年出版一本的优良传统可不要间断）。 由於制作山讯不容易，需要许多的人力帮助及时间的投入（最好从暑假就开始规划，寒假 後就开始制作）。对於山讯组而言是一个严苛的考验（往年最大的问题就是收稿太晚，最 好从很早就开始不断的催稿并鼓励大家写作投稿）和沉重的负担（打字、校稿、排版、美 编及制版印刷）。因此我会建议社长要主动提供帮助（因为你是发行人），不断的提供支 援及关心，尽大家所能，把它做到最好。还有一点建议，就是山讯是一个很好了解山社的 管道之一，希望能要求下届主干们都能细心读过前五届至十届的山讯，保证功力大增，好 处多多。 ◎ 其他： 【一】身为负责人，需有三心（细心、关心、耐心）。 【二】记得在86社团评监的时候，外聘审查人员问了我一个问题。你们山社办这麽多活动 ，而在活动结束後是否有问卷调查呢？如果有的话，才可以知道活动办的优缺点， 不是筹备的很辛苦，但是不知道成效如何，建议我们要做问卷调查，以了解活动的 成果，并且给下一届做参考。於是之後的干训，我就做问卷调查，觉得可给活动承 办人了解活动中的优缺点，蛮不错的。只可惜，明年只看到山野教室有继续进行。 建议所有例行活动都做，不过表单题目的设计要明确，并配合活动才有效ㄛ。 【三】山社一向都是隔一届亲，我觉得是两个原因所造成的，一是新生刚入社，会比较注 意社上的主干，而主干也会特别疼新生，彼此的距离因此慢慢拉近，另一是上下届 正好处於活动筹画者和活动执行者的角色，时常难免会有摩擦，加上每个人都有不 同的想法。有时就发生很糟糕的问题，下一届不喜欢上一届，等到明年当主干，就 把上一届的成果否定或不继续实行。这样很不好，一年努力的心血就这样白费。 因此建议当届主干要和小干部多沟通、给予关心、并且注意他们课业（如果不小心 二一，那真是山社的损失）。 【四】我觉得主干都是在当超人，然而人毕竟是肉做的，不是铁打的。常会有陷入低潮的 时候。因此主干彼此更应该互相扶持、体谅，大家要有生命共同体的体认，不要只 会批评。主干彼此可是一辈子的朋友ㄛ！ 【五】由於社团大，因此常有八卦或是流言，这虽然无伤大雅，但是需密切注意，不可轻 忽喔（因为人都有好奇心，但是如果有人把它当作一种工具，那就很麻烦了）！最 好不要置身事内，以一个旁观者的角色看待此事；如果不小心置身其中，就赶紧结 束它。因为你的一举一动都受到瞩目。 【六】记得在社长选举政见发表会的时候，学长问我一个问题。如果我当选社长，在任内 的时候失恋，你会怎麽办？当时我的回答是，化悲愤为力量，全心投入社团。可是 真正发生的时候，会这样吗？说真的，很难耶！感情的事很难说，不是两三天就可 以平复的。如果发生在自己身上，可别忘记自己的责任，多找朋友聊聊天，总之缘 分未到。如果是在其他人身上发生，切记要多关心、体谅喔！ 【七】山社干部大多都有一个毛病，就是说的多、做的少。也就是执行的效果不确实。所 以档案纪录，每年都是在评监前赶出来；许多事，没有依照其规则行事，结果都是 出了问题才想办法解决。为什麽这样呢？我想这跟主干们的做事态度很有关系。如 果主干们都带头做，订定规范，展现积极的态度，风行草偃、上行下效。那结果一 定是不一样的。 【八】看到这里，是不是很害怕呢？怎麽有这麽多事啊？的确，有很多事等着你。但是， 只要坦然面对，没有不能克服的事！相信经过这一年的历练，相会学到金钱买不到 的经验（带领两三百人的社团），对事情的抗压力增强，时机应变的能力及责任心 等，终将成为社会的中流砥柱。 86登山社社长 锺新正 > -------------------------------------------------------------------------- < 作者: jog (阿磊) 看板: tkclub-13 标题: 上一篇文章 时间: Wed Jun 14 02:05:10 2000 这是新正刚mail给我的文章 大概帮他排了一下版 我想内容也是大家所知该注意的问题 其它就先不说 山社电子化经过这些年的努力也成为大家的共识了 我敢说目前山社电子化的东西一定不会比别人少 但是量有了 质却差了 现在手头上也有一些今年的电子行程纪录 但是却不太好意思POST出来 有的档案内容真是看不下去 各位开队的领队啊... 辛辛苦苦的准备开队到出队 却只留下了美美的照片和难忘的回忆吗??? 也该留下一些足供後人参考的资料吧 开队不在多 而在精 不论是大队伍或小队伍都要力求完美啊 否则就丧失了社上给你开队的机会了 新正前两天才找我与小锋谈了上述问题 相信在他的文章之中展现无遗 类似的话想必大家也听了不少 在此也不再赘言 积极的想 开队的还不是就这些人 以身作则吧.....就从暑假队伍来吧 拿出自己的良心以及当初开队的热忱....加油吧 认真负责的人才是最让人信任的....共勉之 -- ※ Origin: 淡江统计光明顶 (bbs.stat.tku.edu.tw) ◆ From: pc186.adsl71.tku ※ Origin: 成大土木大地雕塑家 telnet://bbs.civil.ncku.edu.tw