不用纸笔，思科靠网路省21亿美元 不用纸笔，思科靠网路省21亿美元 这是一家很不一样的公司。在这里工作，你几乎用不到纸笔。不论是训练、请假，甚至电脑出现问题的时候，员工只要靠电脑就可自己解决。不仅如此，这家拥有3万5,000多人的全球性公司里，卖出的产品中有93％以上是直接由上游供应商出货给下游经销商。 这家公司就是全球网路设备销售的龙头－－思科（Cisco）。思科不仅网路设备卖得好，本身更是网路应用的最佳创新实践者，更巧妙地将网路化为公司内部最大的收益。光是2003年思科内部应用网路的效益，就省下21亿美元（约新台币670亿元），这金额相当於2005年第三季公司的营运费用。 究竟这21亿美元是如何省下来？透过思科创新网路应用的四堂课，可以一窥思科背後的成功秘诀。 第一堂课： 工作流程全上网 （Workforce Optimization） 在思科上班的第一天，没有人带你认识新环境，只给一台笔记型电脑和一组帐号密码，因为一切全都「网路化」。「所有的资讯通通放在网路上，有事不要问，自己上网找，」台湾思科技术支援部企业事业群技术总监钮因任笑着说。 每个思科人都得自力更生，有何问题，老板也只会给你一组网路链结（URL），因为每个人会需要用到的资讯和工具，从新人训练、企业文化介绍、请假、给薪到电脑IT相关资讯，通通放在网路上。 「上班到现在，从来没用过纸笔，」台湾思科副总经理吴佳惠表示，所有的公务处理全部靠网路和电脑。思科IBSG事业群副总裁布里吉（Gary Bridge）更是直言：「不用纸的文化，是思科的工作流程之一（no paper is our process）。」 不要以为将内部工作流程网路化，是一件没什麽大不了的事；特别是当你面对的是一家拥有3万5,000名员工、和分布在全世界90个不同国家、300多个分公司的时候，想要让所有人使用同一套工作流程，可是要花下一番功夫的。而思科的秘诀就是「标准化整合」。即使地理位置、时差有所不同，透过网路连接，让所有人就像是使用同一台电脑、同一套软体，不论何时何地全部连结到思科的网站上。 其中，「思科员工线上查询网站」（Cisco Employee Connection，CEC）就扮演了一个重要的桥梁。透过这个网站中的全球员工通讯录，可以快速地找到各项职务的工作者、职称和该员工主管以及所管理的部属，有需要的时候还可以直接线上传简讯（e-page）联络该员。以往透过总机找人，往往花了很长的时间却还找不到正确窗口的困扰，就此省去。 一旦工作流程全都上网时，人力资源运用也更有效率。以请病假为例，员工可以自己上网查询所有相关规则，员工如果生病的话，自己上网填假单，不必打电话告诉老板，只要透过网路，老板就可以准假。 当这样的给薪、休假、保险等所有人力资源相关事项通通上网时，不但减少人力资源部门行政琐事，更可以将重心放在招募人才和维持公司向心力等重要课题上。现在，整个北亚区7个国家的分公司，一共也只有3位员工负责人力资源相关事宜。 就连一向令公司最为头疼的IT资讯管理问题，思科也是用网路来解决。「整个台湾分公司只有一个MIS（电脑工程师），」台湾思科技术总监钮因任表示，如果员工电脑出了问题，在寻找协助之前，他们会先上网找寻可能解决的方式，或直接从网站上下载需要的软体。 「连需要随时更新的应用软体，公司电脑会自动更新，不需要员工自己去动作，」钮因任说。 第二堂课： 供应链管理（supply management） 你可能无法想像，每100笔思科做成的生意当中，就有93笔是透过cisco.com网站的「线上交易」完成。从查询产品价格、下订单、确认仓库存货数量、通知制造商生产、付款到交货等所有过程，通通利用网路串联在一起。 因为以往透过传真的方式，可能造成写错或不够清楚，连最新的产品资讯和价格也可能无法即时更新，一旦客户需要多种不同的产品组合时，可能因弹性不足，造成生产和交货的困扰。 「大多数卖给客户的产品，都不需要经过思科的手，」思科系统IT建设总监马洋科（Vlada Marjanovic）表示，透过同步化的系统连结，供应商可以直接出货到客户手中，因为这些只是一连串资讯传递过程而已。 不但客户可以随时查询产品报价和交货日期，透过「数位仪表板」（dashboard）网页，更加强销售竞争优势。思科技术长蒋卡罗（Charles H. Giancarlo）表示，每位思科的业务员都拥有一个专属於自己的网页，网页本身就像是汽车的仪表板一样，提供所有相关业务的讯息。其中包含业务员的当周业绩达成进度、竞争对手的新产品资讯，以及现有客户的关系管理和出货状况。 业务主管也能透过数位仪表板的系统，随时掌握整个团队的业绩表现。「一旦业绩落後的同仁，系统还会主动告知该主管，」台湾思科技术总监钮因任表示，不但可以快速掌握每周的营运成绩外，透过系统整合第一线业务员的市场预估数字，更可以快速反应市场的真实需求。 「思科在全世界的帐目和营运表现，在1天之内就可以完全计算出来，」台湾思科技术总监钮因任指出，这就是e-sale带来的改变。 第三堂课： 线上学习（e-learning） 思科并购超过100家企业，销售的产品技术随时翻新，如何让全球的工程师即时掌握到最新资讯和教育训练，是一件刻不容缓的重要课题。 以往思科在进行远距教学的时候，都得事先邮寄教学内容的磁片，员工再配合越洋电话进行教学，往往费时费力，而且无法因材施教。 现在思科的员工可以透过线上学习网站，选择随选视讯（VOD）的方式进行学习。透过线上「虚拟教室」，不但可让学员即时上课，还能同步阅读讲师的教材或是PowerPoint档案，让讲师和上课的学员，可以同时进行双向的即时通互动讨论。 「你必须在3分钟之内，就得知道产品的最新资讯，」思科副总裁布里吉就直言，透过e-learning让资讯的传递成为「即时性」之外，员工不但不必抽离现有的工作岗位，还可以节省下许多海外训练旅行的支出。「通通透过线上影像和档案的教学，连纸张都用不着，」他笑着说。 线上学习创造新的三赢局面。不仅员工自己可以学习，连代理商也透过线上课程，同步获取最新资讯。台湾思科技术总监钮因任表示，思科针对不同代理商的等级，设计了数百种产品资讯的线上学习课程，让他们也能随时更新对产品技术的了解，进行更好的客户服务，也减少了以往客户只能寻求思科本身解决问题的成本。 教育资讯库也成为媒介人才最好的桥梁。思科线上学习包罗万象，有工程专业资讯外，还有财务金融、市场行销、人力资源等。每次在员工进行完教育课程之後，系统会主动记录每个人的进修状况，并根据回馈的意见，进行课程设计和修改的方向。一旦公司内部员工想要透过内部转往不同领域的工作时，线上学习的成绩和纪录，也是人力资源主管考量的重要依据之一。 第四堂课： 无线环境创造沟通新模式 （IP Communication） 3年前，思科将全球超过300个分公司和位於美国圣荷西市的总部，打造出成为全面无线上网的应用环境。现在不但有25％的思科人选择无线上网外；办公室内随处可见的网路电话，全球就超过6万3,000部，创造出新的沟通模式。负责思科IT建置的思科IT建设总监马洋科就是个例子。 以往马洋科为了要和亚洲或是不同时差区域的夥伴开会，必须一大早就进办公室使用专属的网路会议设备，没办法和小孩说早安。 现在应用更方便的小型网路会议软体的他，一早只要待在家里，就能和远在亚洲的夥伴进行网路影音会议。开完会，不但能和小孩一起吃早餐，还能送他们上学後，再开车去公司上班。 另外，思科员工还可以将网路会议软体，结合outlook後，会议主办人只要确认线上会议的时间和地点後，电脑会自动寄出一组网路链结，让双方在开会时间的时候，不论人在哪里，透过网路，轻松一点，就能建立视讯会议，而且还能够互传档案，让开会更有效率。 「我们希望员工能够多出去晒晒太阳，」在思科总部的园区内，从来就不需要办公室的马洋科开心地说，一切都靠网路连结之後，有了更多时间陪家人，和更多服务思科夥伴的时间。 从销售网路设备的军火商，到成为各家企业取经的对象，创新网路应用的思科，不但替自己创造出惊人的成绩，也让自己创新的故事成为销售网路产品最好的范本。 思科的创新秘诀 1.公司全面无线网路化，善用网路资源，全面导入公司流程中，创造出最大利益和效能 2.网路整合上游供应商到下游经销夥伴，从订货到出货，完全靠网路连结所有流程，不需经过思科之手。 3.强力运用线上学习的机制，提供内部员工、夥伴、经销商训练与即时资讯更新，提升人力资源成长。 本期出自於：E天下杂志57期126页 --

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