《搞定》读後心得：时间管理必读经典书、我的实践与调整 图文好读 https://readingoutpost.com/getting-things-done/ 如果你问我：「把所有时间管理书籍丢掉，只能留一本，你会留哪一本？」 我的答案是 David Allen 写的《搞定！》。 这本是我的时间管理启蒙之书，也是我认为对所有想学时间管理的人，最经典必读的一本 书。 这本书在说什麽？ 《搞定！》（Getting Things Done）的作者是企业管理顾问大卫．艾伦（David Allen） ，他专门辅导高阶经理人提高工作效率。我第一次读到这本书时，深深感受到自己的时间 管理观念被完全颠覆。以往我总以为时间管理就是把行程安排得满满的、设法压榨出每分 每秒的效率， 但这本书带给我的最大启发是：真正的重点不在「管理时间」，而在於管理我们对事物的 「注意力」与「承诺」。这本书的核心理论是打造一个让大脑「心如止水」的生产力系统 。当水面平静的时候，你才能看到清澈的底部，不会被繁杂的事情所干扰。 大脑的功能在於思考和创造，而不是用来记忆所有事情。当我们试图在脑中记住一连串待 办事项时，有限的心智能力很快就被占据，以致无法专注当下真正该做的事情。我自己过 去常常因为害怕遗漏某件事而不停反覆提醒自己，但结果反而是增加焦虑，难以静下心来 完成手上的任务。 所以作者建议我们：「应该将待办事项从大脑移出来，存放到可信任的外部系统中。」这 本书，就是跟你介绍如何打造和使用这套系统。 如同英文书名「Getting Things Done」的意思是「把事情搞定」，简称 GTD。接下来的 介绍我就会用 GTD 来代表这套时间管理系统。我猜很多朋友可能已经听过或用过 GTD。 所以，在接下来分享的前半段，我会先简单介绍 GTD 的概念和步骤，让还不熟悉的朋友 清楚认识。在後半段，我会分享我的亲身经验，以及在 2025 年数位工具这麽发达的现在 ，我们可以针对 GTD 做出哪些调整和改善。 什麽是 GTD 系统？ GTD 系统将我们处理事务的流程，明确划分为五个步骤，每一步都有特定目的： 一、捕捉（Capture） 首先要全面收集所有分散在脑海中的想法、任务和尚未完成的事项。 无论是工作专案、生活琐事，或是一闪而过的灵感，都将它们捕捉下来，放入一个「收件 匣」（Inbox）中。这个收件匣可以是笔记本、记事 App，或任何方便蒐集事项的工具。 重点是「不要再依赖记忆力」，而是把至些事情纪录到「大脑外面的系统」，你才能开始 掌握全局。 二、理清（Clarify） 定期从收件匣取出每一个事项进行厘清和处理。 重点在於判断每件事的性质并确定下一步行动。问自己：「这件事能不能执行？如果能， 下一步要做什麽？」 如果一项事项不到两分钟就能完成，遵循「两分钟法则」立刻做掉它；如果需要他人协助 ，就委派出去；如果目前不必或无法马上处理，就先搁置在日後的待办清单中。 你在厘清每一个事项的时候，「千万不要」将事项又丢回收件匣。原则是，你第一次处理 这个事项时，就要马上决定下一步，避免拖延让大脑一直挂念着它。 三、整理（Organize） 在决定好每件事的後续处理方式後，依照性质归纳到适当的清单或场所。 例如，把需要很多步骤才能完成的事情放入「专案清单」，将具体的行动事项记录在「下 一步行动清单」，无法马上执行的事项放入「将来清单」，等待他人回覆的事项放进「等 待清单」。 同时，如果某件事有特定的截止日期或必须当天处理，就放入行事历。透过这样的分类整 理，我们能清楚知道所有代办事项的位置，不同类型的任务各自在哪里进行。 四、回顾（Reflect） 定期检视和更新整个系统，确保它的有效性和完整性。 我自己通常每周会拨出固定时间进行「每周回顾」，清空收件匣、更新各个清单的内容， 并确认所有事项都有被适当安排。 回顾的同时也是反思的机会：检视目前的任务是否符合自己的目标与优先顺序，有没有新 的事项需要加入，或者某些计画是否需要调整。 透过持续的回顾，GTD 系统才能长久运作，让我们对自己的承诺充满信心。 五、执行（Engage） 根据当下的情况付诸行动。 由於前面步骤已经把该想的都想过、该安排的都安排好了，在执行阶段我们可以更心无旁 骛地专注做事情。作者提到可以用几个判断依据来决定此刻该做哪件事，包括当前的情境 、可用时间长短、自己的精力状态，以及事情的轻重缓急。 简单来说，当我们有了完整的清单後，就能根据现实状况从中挑选最合适的任务来执行， 把这些任务逐渐完成，帮助我们把该做的事一件件确实「搞定」。 瓦基的亲身经验与启发 在理解 GTD 的理论之後，我尝试将它运用到自己的生活与工作中，过程中收获良多。 还记得我好几年前在台积电上班，同时经营说书的部落格与 Podcast。除了要面对上班时 忙碌的本业，还要兼顾下班的自媒体创作兴趣，我经常感到分身乏术：一方面工作专案进 度要追踪，另一方面还有读书心得要撰写，很多事情一直在脑中打转。 在彻底落实 GTD 之前，我经常在下班的路上，脑海中还反覆思索：「在工作上，今天有 没有漏掉什麽重要的事？」这种背着一堆待办事项上床睡觉的感觉，让人无法真正放松休 息。 自从开始实践 GTD 方法後，我感觉到最大的改变，就是我变得「很安心」。当我把所有 事情都记录进收件匣并整理成清单之後，我就可以把注意力从「记住事情」转移到「做好 事情」上。 举例来说，白天碰到工作上被交办的任务，我会立即写进笔记本，固定在午休之後和下班 之前，去理清和安排到对应的工作清单中。如此一来，下班时间我反而更能专注写作或录 制节目，因为我心里知道那些工作事项已经被妥善安排，不会无故跳出来干扰我的思绪。 当然，刚开始建立这套系统时也遇到一些挑战。例如，一开始我常忘记定期清空笔记本的 事项，结果任务越堆越多，最後很难收拾。 我逐渐养成每天处理收件匣、每周回顾的习惯，慢慢体会到 GTD 的精髓在於「完全信任 这套系统」。只要你信任这套系统很可靠，就再也不必害怕自己的大脑遗漏重要的事情。 这种掌控感让我在面对繁忙生活时，依然能保持镇定，更有条理地一步步完成目标。我也 更深刻体会到作者所提倡的观念：「你的大脑应该被用来发想点子，而不是储存点子。」 对我而言，GTD 带来的不只是效率的提升，更是一种观念上的转变。我领悟到生产力并不 是盲目地做更多事情，而是「确保自己在做对的事情」。透过不断整理思绪和实现对自己 的承诺，我更清楚什麽事情对我是最重要的。 这种持续自我省思的过程，让我在几年前勇敢地调整职涯方向，全心投入我真正热爱的事 物。可以说，GTD 帮助我打好了时间管理的基础，让我有信心追寻理想生活，同时也激发 我将这份收获分享给更多人。 GTD 如何适应数位环境的改变 这本书已经出版 20 多年了，但是随着科技进步，GTD 的原则虽然历久弥新，但执行方式 可以随着新的数位工具来升级。 再加上这 20 年来的工作环境已经发生巨大变化：云端协作平台、智慧型手机 App、人工 智慧助手层出不穷。我也不断调整自己的系统，善用这些新工具来提升效率。以下是我 在 2025 年运用的几项关键数位工具，以及它们如何与 GTD 结合： 一、设置收件匣，随手记录 准备一个属於你的「收件匣」来集中管理所有待办事务。可以是一个纸本笔记本、一个手 机记事 App，或笔记软体里的一个页面。重点是无论何时，只要想到「有件事要做」，就 立刻记在收件匣中，而不是放在脑中忘东忘西。 以前我在台积电工作时，公司内部不能使用私人手机，所以我选择用纸本笔记本作为收件 匣。现在，我已经离开台积电，我就选择用 Heptabase 笔记软体里面的「日记」功能来 当收件匣。 每一天都是一个独立的日记页面，我在电脑桌前，可以把事情快速丢进去。在外面出差通 勤的时候，也可以用 Heptabase 的手机 App 快速纪录。所以我会很安心，无论是什麽情 境，我都有一个地方可以统一收纳「所有」的零碎事项。 二、每天定期处理收件匣 这个步骤最常被忽略，那就是要养成「定期清空」收件匣的习惯。 我自己每天早上工作的第一件事情，就是「清空收件匣」和「规划当天的优先任务」。我 会打开 Heptabase 的日记和 Email 软体互相对照，把所有的行政事务和杂事，归类到当 天的「下午时段」去执行，「早上时段」保留给我最重要的工作：阅读、写作、构思商业 策略。 早上的时间，我绝对不会把「两分钟能立即完成的事」处理掉，因为这是一个巨大的陷阱 。当你以为很多小事情只要花两分钟，听起来很短，但是如果有十几件小事情累积起来， 你就要花一两个小时去处理。所以，我坚持把「小事情」全部丢到下午才做，早上一定要 留给重要的事情。 另外两个「定期清空」的时间，就是午休之後，还有下班之前。在白天的工作时间，可能 会持续收到很多新进的需求和任务，透过另外这两个时间进行清空，就能保持稳定的节奏 去面对挑战。 如同作者所说：「只要在对的时间检视充裕的正确事项，通常每天只需要花短短几秒钟， 就能顺利完成检视步骤。」我们要记得在正确的时间，做有效的检视和处理。 三、建立并维护清单系统 我们依据 GTD 原则，为不同类型的事项建立对应的清单。 我在经营公司使用的专案管理系统，是建立在 Notion 这套软体上面。除了经营公司所需 要的一切资讯和管理页面之外，里面也有我的「专案清单」，方便我自己和团队成员都能 一起看到。 以内容创作为例，我建立了一个专案看板来管理每篇文章从构思到发布的流程。此外，它 方便整个团队线上协作，即时共享最新资讯，免去以往反覆传送文件的麻烦。 另外，只要是「跟工作不相关」的清单，例如「等待清单」和「将来清单」，我都是放 在 Heptabase 里面整理，因为这两种清单比较随兴，用笔记软体整理起来也比较没压力 。我甚至还有买书清单和追剧清单，把我碰到有未来想看的东西都先丢进去，不要记在脑 子里。 书中有一句话很有意思：「熟悉清单到可以忘掉清单，这样更能搞定事情。」建立清单的 目的，就是把资讯从大脑中移动出来，节省大脑的认知负担，让我们在做重要事情的时候 更有效率。 有了清单系统，你就能一目了然掌握手上所有的事项，知道哪些正在进行、哪些延後处理 ，下一步重点是什麽。此外，对於有特定日期或期限的事项，记得标注在行事历上，以免 错过时机。 四、关於整理和回顾的提醒 在这个时代，有一件事情很难避免，就是很多人都习惯用「即时通讯软体」来进行沟通， 例如台湾人最常使用的 LINE 通讯软体。 我虽然透过 LINE 和团队、朋友联系，但为了效率，我刻意将 LINE 的用途限制为「简短 即时的讯息交流」，像是确认开会时间、快速提问、快速回报状态。如果讨论内容比较「 长」或涉及「很多个任务」，我会改用 Notion 等协作工具撰写详细的长篇说明，再将连 结分享给对方。 如此一来，重要资讯不会淹没在冗长的对话串中，也方便日後查找。我们的 LINE 对话因 此保持精简清楚，不会被大量资讯淹没。 我还有一个习惯是，如果我在外通勤移动时，无法专注进行「整理」和「回顾」的步骤的 时候，我会避免自己把 LINE 讯息变成「已读」。 因为，当你不小心「已读」一个重要讯息，又无法即时处理的时候，这股压力就会累积在 心上。你会一直惦记着它，直到终於可以专心办公的时候才能解除。如果你带着很多这种 压力在身上，你就会觉得脑袋像一团糨糊，很难有清晰的思考，也很难专注在当下的事情 。 所以，任何跟团队和工作合作对象的 LINE 讯息，我只有在电脑桌前才会阅读，或者是我 在外面咖啡厅有一段长时间的专注时间，我才会「点开」这些讯息，进行下一步的整理。 这个道理就很像作者所说的：「要不就把事情全记在脑内，要不就全部抛诸脑外。若卡在 不进不出之间，两边都会靠不住。」所以不要把自己当成一个「随时」都要处理事情的人 ，有很多的干扰，在第一时间就不应该进入你的脑袋里面。 五、循序渐进持续优化 最後请记得，如果你想开始用 GTD，不要企图一次就把「所有」步骤和工具都实行得完美 。 如果真的要我挑出最重要的两件事，你可以先从「记录所有事」和「每日定期处理」这两 个习惯开始，等驾轻就熟後，再加入每周回顾或新的工具。 任何手机最基本的「记事本」或「提醒事项」功能，都可以当成你的收件匣系统，重点是 尽量使用「一个」收件匣就好，否则太多个收件匣的情况下，到最後你一定会乱掉。 再来是「每日定期处理」的习惯养成，你必须刻意安排一些固定时段，静下心来 10 ~ 30 分钟，清空收件匣里面的所有事项，重新确认事情的优先顺序。 每个人的情况不同，你可以随着实际需求调整出适合自己的系统。只要持之以恒地优化， 一段时间後你一定会惊讶於自己的改变，真正体会到井井有条的从容和自在。 後记：一套经过改良的系统化行为 在写下这些心得时，我不禁再次感谢当初遇见《搞定！》这本书的自己。GTD 的理念与方 法，帮我在脑中建构了一套井然有序的运作系统，让我在面对生活与工作的繁杂挑战时， 始终能保持从容。 从我个人的经验来看，GTD 不只提升了我的效率，更改变了我看待时间与工作的态度。我 学会将心中无形的压力转化为具体的清单和行动方案，获得了一种前所未有的掌控感。 我由衷推荐这本书给所有想改善时间管理、减轻压力的读者。无论你是学生还是职场人士 ，GTD 能帮助你理清头绪、聚焦当下。当然，工具只是辅助，真正关键在於养成良好的习 惯和心态。 只不过还有一个提醒，这本书的繁体中文翻译读起来不太顺畅。由於我五年多前第一次读 的是英文版的，所以比较没有这种困扰。但我最近重新中文版的来读，真的觉得不太满意 。要买中文版的朋友稍微留意一下就好，尽管如此，你还是能从里面学到很紮实的心态和 方法。 时间管理和自我成长一样，是一条持续优化的道路。刚开始实践 GTD 时，别给自己太大 压力，一步一步调整就好。当你感受到大脑变得「更清醒」、事情变得「更可控」的时候 ，那份轻松与成就感会告诉你，一切的努力都是值得的。 如同作者所说：「提高生产力与减轻压力其实不需要什麽新技巧，只需要应用一套经过改 良的系统化行为。」希望我的分享能够带给你一些启发，也期待你能开启属於自己的 GTD 之旅，把重要的事情一件一件「搞定」，过上更从容充实的生活。 -- 书评部落格「阅读前哨站」 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