《聪明简洁的沟通》读後心得：数位时代必学的沟通法则 如何用 200 字写出重点，26 秒赢得注意力？ 图文好读 https://readingoutpost.com/smart-brevity/ 「你能不能直接说重点？」这句话是很多人心中的痛。为什麽你的简报没有人想听？为什 麽有三成的 Email 根本没人打开？为什麽大多数的新闻都没有人想看？是因为很多人都 不懂数位时代的沟通艺术。如何快、狠、准，用「最少」的文字说出「最重要」的事？有 一本书有完整的解答。 为什麽这本书值得一读？ 《聪明简洁的沟通》的作者有三个人，他们是新闻媒体公司 Axios 的共同创办人。这家 公司用简洁、明快的方式提供新闻资讯，在美国一夕爆红，掀起了新闻界的热烈讨论。他 们发展出一套新的写作模式来传递新闻，用一种「少即是多」的写作精神，避免浪费大众 时间，解救读者脱离文字苦海。他们将这套方法汇整到这本书里，这本书还被业界称赞为 「数位时代的写作圣经」。 为什麽这本书值得一读呢？因为现代人面对资讯爆炸和注意力短暂的问题，大家要先听到 重点，才会愿意继续去深入了解。否则，再怎麽优秀的内容，都会在资讯大海当中被忽略 、被遗忘。作者们成立的公司就是特别为读者着想，他们将复杂的话题转化为超级简短的 文章，和一眼就能看懂的标题。这样的方式满足了现代人快速获取资讯的需求，又避免了 要阅读冗长报导的负担。 我还想提醒，这本书「不只是」写给作者和新闻记者读的，书中的原则也特别适合所有的 「职场工作者」。像是很多人的 Email 写得太冗长、标题没有重点；或是很多会议通知 写了一堆字，却看不出来到底要开会讨论什麽。如果每个人都能学会「聪明简洁」的沟通 方式，我们工作和生活的沟通会变得更有效率，我们的声音才会被听见，我们想要驱动别 人产生的行动才会发生。 以下是我从这本书中学到的三件事，以及对这本书的一些反思。 一、读者至上 作者在书本开头就提到一个重点，Axios 的「公司宣言」里面最重要的四个字，就是「读 者至上」（audience first）。因为不管你的读者是同事、学生、教友或朋友，如果你把 他们摆在第一位，而不是把你的「自我」摆在第一位，你自然会减少废话。 对我们一般人来说，所谓的「读者」包含的对象更广泛。哪些人是我们的读者？ 接收我们 Email 的同事，就是我们的 Email 读者。接收我们 Line 简讯的朋友，就是我 们聊天讯息的读者。听我们做简报的主管或客户，就是我们的简报读者。我们一天当中会 撰写和传达许多讯息，只要是接收讯息的人都是我们的读者。 关於读者至上，书中提到：「这个做法看似简单，却是大部分人都会踩到的红线。我们往 往过度在意我们想要说什麽，而不是别人需要听什麽。」 就像是你在对主管和同事做一场销售简报的时候，「只想着自己想讲什麽」的人，可能会 详细介绍各种数据来源和分析方法，你想强调自己有多尽心尽力在准备这份报告。但是， 这些内容对於别人来说过於复杂和冗长，根本不是他们在意的事情。 相反的，当你是一个想着读者至上和在乎「别人需要听什麽」的人，你首先考虑的就是主 管和同事们最关心的问题：「销售策略的成效」和「下一步的行动计划」。你的报告重点 就会围绕这两件事情，让他们能够快速理解重点，并对下一步行动有清晰的认识。 那麽，我们要如何知道「别人需要听什麽」？最简单的方法，就是站在对方的角度，试着 回答这个问题：「你正要说的这件事，为什麽很重要？」 例如，当你站在主管的角度，「为什麽听这场销售报告很重要」，就是你想听到销售的成 效是怎样，你要不要继续支持，或是要求更改销售策略的方向。当你站在同事的角度，「 为什麽听这场销售报告很重要」，就是要知道你的下一步行动是什麽？有没有需要我支援 的地方？ 记得，把读者的需求摆在第一位，而不是把你的表达慾望摆在第一位。 二、一句话就引起注意 在现在大家注意力都非常少的时候，最重要的文字就是一篇推文、笔记或文章的主旨、标 题和第一行。「你必须抓住读者、诱惑读者、吸引读者。」 书中提到，你的标题（或是电子邮件的主旨）就是聪明简洁沟通版的「嘿，听我说」。 也就是告诉对方，我有重要的事要说，而且我会说得妙趣横生，值得你花时间一听。 作者们举了很多有趣的例子。 如果你这样开场：「低废弃经济正在成功。」别人会听不懂你的意思。但是，如果你改成 这样说：「新创事业把垃圾变黄金。」这样子就很有意思了，别人会想知道是什麽样的新 创企业。 如果你这样说，会让人打哈欠：「你有几秒钟时间听一件重要的新消息吗？」但是，如果 你改成这样说，就能引起对方注意：「大新闻：我要搬家了。」 如果你这样写贴文，没有人会点进去阅读：「这是一篇精采的报导，你应该读一下。请点 击以下连结。」但是，如果你改成这样写：「抢先报：马斯克的下一步。」这样别人就有 兴趣了。 我从这本书学到一个很有趣的见解，那就是你「不要试图引起所有人」的注意，而是你只 要「引起某一个人的注意」就好了。我们不能太贪心，先从小地方着手。 也就是说，我们要「想像自己想要触及的对象」到底是谁。如果对方是一个人，这很容易 ；如果是一群人，请把目标锁定在「一个」特定的人、一个名字、一张脸孔、一份工作。 务必在开始沟通之前就做这件事。如果你想要说给每个人听，结果通常是没有人会听你说 。单独挑出你想要打动的人，事情就会变得非常清晰。 像是前面的例子，「新创事业把垃圾变黄金」就是说给对新创事业有兴趣的人听的。「我 要搬家了」就是说给关心你生活的人听的。「马斯克的下一步」就是说给爱马斯克或恨马 斯克的人听的。当我们要传达的讯息，是瞄准特定一个人的时候，这个讯息才会被有效传 递出去。 「不要让读者挑重点！你已经清楚知道你的内容、打磨你的想法，也知道重点是什麽。说 出来就好，不要再添加多余的菜。」如此一来，你才能用一句话就引起对方注意。 三、白话文的重要性 书中提到，不管你要写文字或者讲话，尽量要讲「白话文」。如同作者所说：「我们大部 分人都是这样。除非你是阁楼里的诗人，否则你说话一定比写作更加清楚和生动得多。聪 明简洁沟通法能帮助你开启那种自然的对话。」 就像是一位资深的新闻编辑曾对作者们说过，你绝对不会把「香蕉」叫做「长型黄色水果 」，可是我们写作的时候却老是干这种事。实用的经验法则是，如果不是你会在小酒吧或 海滩上跟别人说的话，就删掉。不要写那些你不会在日常的对话场合说出口的话。 另一方面，作者还问了一个很好玩的问题：「你上一次听到让你觉得：『说得真好，真希 望他再讲久一点、模糊一点』的演说、敬酒辞、长篇大论，是什麽时候？」 这个问题的答案是：「从来没有。」因为精采演说的甜蜜点，就是内容值得听众花时间听 ，而且你最重要的想法（你的重点）令人难忘、印象深刻又能够持久。如果你不重新思考 、调整你的沟通方式，你会成为输家，或是消失。因为你的声音不会被别人听到。 因此，无论我们是写一篇文章、写一封 Email、做一份投影片，传一封简讯，记得在写完 之後检查一下，把你的标题和前言认真读过一次。 如果这是对方需要听到的「全部讯息 」，它是否以最简单直白、容易理解的方式传达你认为「最重要的事」？如果答案是肯定 的，你写的 200 字达到的效果，已经胜过了大部分人的 2 万字。 那麽，该如何写好一个简短又简洁的标题？书中的建议我们值得参考：「如果读者、观众 或听众只能从你的内容里记得一件事，写下你想要他们记得的那一件事。在做任何其他事 之前先写下那一件事。然後试着将句子改短到最多十几个字──少就是多。这句话应该是 陈述句或数据，而不是提问。确保这件事一定要是新鲜事或重要的事。删去无意义的词汇 、沉闷的动词或形容词。」 也就是说，用白话文来沟通，用省去所有废话、但是直达重点的白话文来沟通。 後记：关於这本书的反思 作为新闻产业的当红新秀，Axios 创办人们写的《聪明简洁的沟通》毫无疑问是一本成功 的书。我认为最值得我们学习的，是书中提到很多在职场工作的沟通和应用，对这个部份 我非常赞赏。可是，对於新闻媒体传递资讯的方式，这本书的原则是否值得效仿？就有很 多值得商榷的空间。 就像我前阵子分享过的《拒看新闻的生活艺术》，书中提到我们大部分的人其实不需要吸 收这麽多的新闻资讯。而且新闻往往会「简化」了人们的思考，改由记者或报社的角度， 去传达他们「想要读者」吸收和听进去的资讯。这种问题也是双向的，因为大部分的读者 懒得思考、也没时间思考，所以乾脆就交由别人帮自己思考，帮自己提炼出重点。 我另外在《华尔街日报》的书评文章〈‘Smart Brevity’ Review: Riddled With Bullets〉也读到了类似的担忧。这篇文章认为「聪明简洁的沟通方式」最糟糕的地方， 是这种写作风格为读者完成了「解释」的工作。这种风格可能会导致读者在消化和理解资 讯时，过於依赖作者的解释，而不是自己的思考。」评论更进一步指出：「最好的新闻报 导会呈现一系列可观察的情况，而不是直接给出确定的结论。这种深度和开放性的缺失， 可能会限制了新闻在帮助读者理解复杂问题上的贡献。」过於简洁的新闻风格可能会忽略 这些要素。 总结来说，对於新闻从业人员而言，这本书提供了一个崭新且有效的写作方法，至於什麽 情况下应该使用、要使用到什麽样的程度，就留给新闻从业人员自行思考。但我认为，对 於我们一般的职场工作者而言，「聪明简洁的沟通」是一门每个人必须学会的沟通的艺术 。 -- 书评部落格「阅读前哨站」 https://readingoutpost.com/｜一个爱书人的阅读笔记 Podcast「下一本读什麽?」 https://readingoutpost.com/podcast/｜我的说书频道 --

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