《留白工作法》读後心得：打造策略性停顿的职场指南 为自己创造白色空间，摆脱瞎忙，做真正重要的事 图文好读 https://readingoutpost.com/minute-to-think/ 你经常感到忙得喘不过气，行程表满到爆炸吗？现代人生活压力大，我们更需要留出空间 来思考、休息和发挥创意。今天我想和你分享的，就是如何在喘不过气的工作与生活中， 策略性地停下脚步，为自己和别人创造白色空间。 这本书的特色是什麽？ 《留白工作法》的作者是企业顾问和培训专家茱丽叶．方特（Juliet Funt），她的专长 是帮助企业人才从繁忙的工作中解放出来。她合作过的对象包含了 Spotify、Nike、百事 可乐等全球知名的企业。她的态度热情又亲切，培训和教学的方式也很容易被落实到工作 上，使她赢得全球最大型领导力活动中的最高评分。 这本书在谈的是现在这个「过劳时代」，大家永远都忙个不停，每天都疲於奔命，把行事 历塞得满满满，好像愈忙的人愈有生产力。作者提醒我们要慢下来，替自己和别人创造「 白色空间」，也就是在日常活动之间，刻意插入一些空白的时段，用来放空、思考和制定 计画。这个道理我们多多少少都懂，可是该「怎麽做」？作者在书中给出了很实际的指引 。 有一些书兼具了理论和实用性，有一些书读起来很生动又有趣，但是能融合以上「所有」 元素的书就是屈指可数了，这本书就是其中一本。这本书给我的阅读体验是「渐入佳境」 ，读到愈後面愈精彩，很多地方都让我读到会心一笑，勾起了很多以前在职场的回忆。接 下来介绍一下这本书的重点和我自己的体会。 为什麽要刻意留白？ 首先，要帮大家科普一下，为什麽我们要刻意留白、创造白色空间？这是有科学根据的。 人类的大脑中有一个区域叫做「额叶」（Frontal Lobe）1，它专门负责很高层级的「认 知功能」和「动作控制」，所以当额叶的功能运作顺畅的时候，我们的表现就会很好。但 是，当我们在执行复杂的密集任务时，如果不给大脑一些时间恢复，将导致「认知疲劳」 ，损耗大脑有限的资源，对表现造成负面影响。为什麽呢？因为额叶的功能特别容易受到 认知疲劳的影响。如果额叶的功能降低，我们就无法有效提出策略、熟练执行复杂的动作 。最简单有效的方法，就是让大脑稍微休息一下。 作者举了一个很生动的譬喻，让我们更方便记下这个观念。就像是我们在烤肉的时候要「 生火」，木柴之间需要有空隙，才会有足够的氧气可以流通，让火焰继续燃烧。如果我们 把木柴排得密不透风，火反而烧不起来。就像是在工作上，如果我们总是把行事历排得密 密麻麻，让自己都没有时间思考和做计划，这就像带了很多火苗去工作，却没有给自己足 够的氧气燃烧。 特别是对於知识工作者来说，空出时间来思考和计画，反而更有利於长期的成果。另外， 对於需要创意的工作来说，《心流》这本书的作者曾经说过：「创意力或许是人与人之间 最基本的差异。若要以有创意的方式运用心智能量，就要看留了多少注意力处理新鲜事。 」我认为，长期来说，一个人的生产力的程度高低，取决於他保留了多少氧气给自己。 我们的时间都跑去哪了？ 在作者辅导过的许多企业当中，她发现了一个共通现象，其实很多工作者是非常努力又拼 命的，可是这种态度不一定会带来最好的结果。书中提到了四种常见的时间小偷，这些小 偷「偷走」了我们的时间。 第一个小偷是「干劲」，也就是对任何事情都全力以赴，甚至到了冲过头的程度。第二个 小偷是「卓越」，也就是对任何细节斤斤计较，全都不放过，甚至到了完美主义的程度。 第三个小偷是「资讯」，也就是不想错过任何资讯，把自己逼到了资讯爆炸和超载的程度 。第四个小偷是「行动力」，也就是碰到任何事情就直接跳下去执行，甚至像个无头苍蝇 一下停不下来。 这四个小偷，从比较正面的角度来看，是属於很好的特质。但是从另一个角度来看，反而 会让我们把自己逼得太紧，忘记保留氧气让自己呼吸。我们愈是觉得没有时间，就愈想要 快点做完更多的事，结果却导致我们更没有时间。为了对付这四个小偷，作者建议我们时 常问自己这四个问题。 对於干劲，我们要知道慎选目标才会带来品质更好的成果，我们要问：「有可以放掉的事 情吗？」对於卓越，我们要知道困在不必要的细节里面是浪费时间与力气，我们要问：「 做到什麽程度就算够好了？」对於资讯，我们要知道人类大脑能处理的资讯有限，我们要 问：「真正有必要知道的事情是哪些？」对於行动，我们要知道忙个不停会让人难以思考 ，耗损精力，我们要问：「有哪些事情真的值得我们投入心力？」 因此，我们要记得在会议跟会议中间、在每一个任务之间、在每一次切换工作场景的空档 ，都要保留至少一到五分钟的时间，思考一下上面的自我提问。这个方法在书中被称为「 策略性暂停」，我们需要的不是更多时间，而是刻意创造出更多空间。 黄名单：校准紧急程度 在书中提供的许多方法当中，我觉得其中有一项特别引起我的共鸣，因为我曾经犯过这种 错误。 以前我还在台积电当主管的时候，由於工作节奏很快，很多事情都觉得很急迫。所以我只 要收到 Email、接到电话、上头交代的任何大小事情，我都会在最短时间把团队成员叫到 身边直接问，想要赶快讨论和处理。但是，作者认为，一想到什麽事就把人找过来，这很 像「凌迟式」的东问一点、西问一点。这种行为会干扰和打断员工的工作效率，而且很多 事情其实没有想像中「那麽着急」。 她的建议是制作一份「黄名单」，挑选黄色的原因是，黄色就像红绿灯里面的黄灯减速， 用来控制冲动，调整紧急程度，大幅减少不必要的通讯。我们可以针对每一个经常来往的 人列一份清单。想到要跟对方说的话、想要问的东西、想要分享的资讯，就先写在黄名单 上面持续累积。我们可以等到累积一定的数量之後再找对方，或者等到固定的一对一会谈 的时候再讨论。 作者指出，这种方法会有神奇的「减法」效果，因为等到真的见面讨论的时候，有些事情 已经事过境迁，那个资讯或事情已经不重要。而重要的事情，又能够一次性地完整讨论， 提高彼此沟通地效率。 这种方法也让我反省自己的行为：我在处理自己的事情的时候，很喜欢用「批次处理」的 方式一口气完成同性质的事情，但是在运用别人时间的时候，我却用「即时处理」的方式 在对待。往後，我会试着采取黄名单的方式来进行沟通。 後记：这是一本有趣又务实的书 我在开头的介绍有提到，《留白工作法》读起来很生动又有趣，我举两个实际例子。第一 个是作者给我们写 Email 的一些建议，在一连串看起来很正经的范例跟说明里面，突然 跑出一句话：「Email 的正文要像比基尼泳装，布料愈少愈好，但重点都要遮到。」我当 时读这段的时候刚好在搭火车，不小心笑出来被旁边的人听到。 第二个是作者谈如何打造公司文化，她说：「文化是虚无飘渺的，不同的公司有不同的秘 方，需要出动顾问、碟仙版与使命宣言，才能从迷雾当中召唤出来。」这段话相信有工作 过的人都很有感触。然後她说：「跟各位介绍一下，另外这位是『心态』，它是文化的亲 戚，性格没有那麽严肃，通常穿着夹脚拖。改变心态是随口就能聊的主题，改变文化则显 得严肃许多。」这段话也很幽默，但是仔细想想却非常务实。我们不需要口口声声把「公 司文化」挂在嘴边，而是从「改变心态」这种小地方来着手。 总结来说，这本书给我一种倒吃甘蔗的感觉。愈读到後面，我愈能了解作者多年以来服务 了这麽多家企业，累积了很多紮实的案例和方法，然後用贴切又轻松的方式跟读者分享。 书中後半段的说明，也很适合公司主管跟领导阶层阅读，以自己当作出发点，展开白色空 间的推广行动。这是一本我想要早一点读过的好书。 -- 书评部落格「阅读前哨站」 https://readingoutpost.com/｜一个爱书人的阅读笔记 Podcast「下一本读什麽?」 https://readingoutpost.com/podcast/｜我的说书频道 --

※ 发信站: 批踢踢实业坊(ptt.cc), 来自: 1.164.93.84 (台湾) ※ 文章网址: https://webptt.com/cn.aspx?n=bbs/book/M.1677726841.A.EAD.html