http://ntuh.mc.ntu.edu.tw/orth/huangsc/time.htm 以结果为导向的时间管理 台北医院院长 黄世杰 一个人之所以成功，时间管理是非常重要的关键因素，如果我们想要成功， 就必须让我们的时间管理做得更好，要把时间管理好，最重要的就是做好以 结果为导向的目标管理。以下为时间管理的要点。 一、时间管理心理学 (一)心理建设：要把时间管理好，基本上要先作自我心理建设。 （1）慾望：您要有把事情做好、时间管理好的强烈慾望； （2）决定：决定达成作好时间管理的目标； （3）操练：时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常 地去演练，才能养成良好的习惯； （4）决心：下定决心持续学习，直到能运用自如。 (二)时间 = 金钱 = 生活：甚至於时间 > 金钱，即时间比金钱还重要。 若时间管理好，才能够达到自我理想，建立自我形象，进一步提升自我价值。 每个人应把自己当成一个时间管理的门外汉，而努力不断地学习。若能每天 节省2小时，一周就至少能节省10小时，一年节省500小时，则生产力就能提 高25%以上。每一个人皆拥有一天24小时，而成功的人单位时间之生产力则明 显的较一般人高。 (三)成就感：引起动机的关键就是成就感。要成就一件事情，一定要以目标 为导向，才会把事情做好，把握「现在」，专注在「今天」，每一分每一秒 都要好好把握。一位领导人物，有二个关键，第一就是工作表现，要有能力 去完成工作，而非只强调其努力与否而已，第二是重视结果，凡事一定要以 结果为导向，做出成果来。时间管理好，能让人更满足、更快乐、赚取更多 的财富、自我价值亦更高。 二、策略性的目标设定 (一)立定标竿、全力以赴：譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。 同样地，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境。根据耶 鲁大学研究，只有3% 的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。经过长 时间的研究指出，当初有订下目标的3%学生，其成就远超过其余97%学生的总 和。 (二)一般人不愿为自己设定目标的三个原因： （1）恐惧：怕万一达不到怎麽办？会有失败感； （2）无此意愿：为何要设定目标，每天过得好好的就可以了； （3）误将行动当成就：每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等於 成就，有结果才算有成就，所以一定要设定成就目标。 (三)目标设定原则： （1）目标要具体，例如「我想要升教授、当主任、得到硕士学位」等； （2）目标必须是可衡量的； （3）目标是可能实现的； （4）目标是切合实际的； （5）一定要设定时间表。 (四)耶鲁大学的目标设定七个步骤： （1）先拟出您期望达到的目标； （2）列出好处：您达到这目标有什麽好处?譬如您有一个目标想买房子，列出买 房子对您有那些好处； （3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等， 一一列举； （4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等； （5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所 以应将寻求支持的对象亦一并列出； （6）订定行动计画：一定要有一个行动计画； （7）订定达成目标的期限。 (五)立定标竿的四个步骤： （1）消除恐惧：不要担心失败，立定目标是必须的； （2）认同每个人一定要有「目标」这个想法； （3）完成耶鲁大学七步骤； （4）坚持目标：若不坚持，任由挫折、打击所摆布因而放弃，则永远达不到预定 的目标。一位希望追求成功的人须能坚持、决不放弃，才会成功地达到目标， 例如爱迪生不断地尝试及坚持，终於达成目标。 (六)目标管理：一个人需要在三方面设定目标： （1）个人和家庭：这是您生活的诱因； （2）职业生涯和财务目标：这是您的方法； （3）个人发展和专业发展：这是您的成果。 (七)目标设定的步骤： （1）写下目标：通常用想的还是不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进 入我们的潜意识； （2）设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其优先顺序； （3）拟定计画：依据目标之优先顺序拟定计画； （4）对计画设定优先等级和先後顺序； （5）排定时程表； （6）确实做、马上做。 (八)策略性的目标设定： （1）您需要有六个月、一年、三年、五年、十年以及一生的目标：甚至於想好将 来自己的墓碑上要刻那些字，这是一生的目标； （2）除掉障碍； （3）寻求合作； （4）充实知识； （5）决定关键步骤； （6）人类因梦想而伟大：作伟大的梦、并使它们实现； （7）每天早上重写一遍您的目标 ，每天晚上审查这些目标：每天如此做，这样才 会进到我们的潜意识。 三、设定优先次序 （1）每个人每天都有非常多的事情要做，为有效时间管理一定要设定其优先次序； 会设定优先次序是快速晋昇职位者的人格特质； （2）根据柏拉度80 / 20 定律：在日常工作中，有20%之事情可决定80%的成果； （3）目标须与人生、事业之价值观相互符合：如此才不致浪费力气； （4）发展专长，从事高价值的活动：无益身心之低价值活动，会腐蚀我们的精力 与精神尽量不要去做； （5）要设定优先顺序，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类，一 般人每天习惯於应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实 不太重要的事，整天不知在忙什麽。其实最重要的是要去做重要但是看起来不 紧急的事，例如读书、进修等，若您不优先去做，则您人生远大的目标将不易 达成。 设定优先次序，可将事情区分为五类： A = 必须做的事情； B = 应该做的事情； C = 量力而为的事情； D =可以委托别人去做的事情； E =应该删除的工作。 最好大部份的时间都在做A类及B类的事。 时间应如何运用才最有价值?一个重要的观念是要做对及重要的事情，而不是把事情 做对！一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味的去做，这样是不对的。 惟有努力去做「对」的事情才会有高产能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来 者不拒是不好的。 　 忘掉过去种种，而努力未来。专注於目前有什麽机会上，努力去把握，要有时间的远 景。真正的成功本身是一种态度，亦即要有成功的意念、慾望、决心，每天要有足够 的时间来做重要的事。 四、规划与组织 (一)保持整洁能够提昇我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。 例如将桌面保持 整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五、六次才完成就很浪费时间， 尽可能一次就把它做完，凡事若能预作准备，则才能有效地掌握时间。 (二)文件处理流程： （1）投掷：将不用的资料丢掉； （2）转手：将资料转交给别人去做； （3）行动：重要的事情一定要马上去做； （4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档资料是不会 再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统， 所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。 (三)成功的关键： （1）有毅力、耐心的持续工作，直到完成； （2）做完工作，给自己适度的报酬与奖励； （3）花1分钟时间规划，可节省4分钟的执行时间； （4）有组织的档案系统； （5）重视规划：善於利用内在及外在的巅峰时刻：内在巅峰时刻是指利用自己 精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握 别人最有空的时段； （6）列出工作清单； （7）善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定 时间的30%以上； （8）善加规划能减轻压力； （9）练习会导致完美； （10）不要制造藉口，要妥订计画将工作完成。 五、提高生产力 （1）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律； （2）养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作； （3）用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要 的事； （4）要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间； （5）工作中断时，要有“ 回去工作 ”的驱动力； （6）要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果； （7）维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自 然会提高； （8）集中能力於自己的优点上，发挥自己的专长； （9）设定完成工作的期限； （10）达成对别人的承诺。 六、有效的专案管理 （一）当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的 专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键，其内容包括 (1)多重的工作计画：若您越能做多重的工作计画，即代表您的能力越强； (2)规画和组织：事先一定要有很好的规画及组织； (3)定义理想的结果：譬如您希望届时会有署长、处长等人之莅临及热闹场面等 的理想成果； (4)设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它； (5)列出完整的工作清单； (6)判定限制的步骤：看看那些事情会影响结果，想办法解决； (7)多重工作计画的管理可依循序法或并行法进行； (8)指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要 指派给别人； (9)检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的动作，检视对方是否有依 照自己的理想去做； (10)风险预估和替代方案：要评估风险，若失败的话是否有其它方案可以替代。 （二）墨非定律： (1) 凡是可能出错的都会出错； (2) 每次出错的时候， 总是在最不可能出错的地方； (3) 不论您估算多少时间，计画的完成都会超出期限； (4) 不论您估算多少的开销，计画的花费都会超出预算； (5) 您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。 （三）崔西定律： (1) 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件 工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个 执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程； (2) 简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。 七、消除时间杀手 所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如： (1) 电话干扰：一般人在接电话後习惯聊天一阵子，这样很浪费时间； (2) 开会:不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计 划，才不会浪费时间； (3) 不速之客：临时有人敲门拜访，一闲聊就花掉数十分钟，所以尽量花费数分 钟即结束； (4) 救火：即总是在做应急的事情； (5) 拖延的习惯； (6) 犹豫不决； (7) 过度承诺； (8) 个人组织能力不佳； (9) 缺乏目标； (10) 缺乏优先等级； (11) 缺乏完成期限； (12) 授权能力不佳； (13) 权力或责任界定不清； (14) 缺乏所需资源。 八、克服拖延的习惯 (1) 要有良好的组织； (2) 由重要的事情开始着手工作； (3) 建立一个报酬时间表； (4) 培养紧急的意识； (5) 以快节奏工作； (6) 一旦开始，不要停止； (7) 订出一段特定的时间工作； (8) 从最糟的事情开始； (9) 详细的计划； (10) 不可找藉口； (11) 设定截止期限。 九、授权与沟通 (1) 工作时间中有75% 的时间是花在与人沟通上； (2) 在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系； (3) 在职业生活中您是否成功，百分之84决定於您如何有效地与别人沟通； (4) 每一次沟通的破裂，都发生於意见表达不明确； (5) 不良授权是浪费时间的主要因素； (6) 您与上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什麽 ? (7) 要使自己成为解决方法导向的人； (8) 要将可能交办出去的工作授权出来； (9) 要教导您的部属，如何做您所交办的工作； (10) 要向外界争取资源协助您。 十、时间管理哲学 (1) 培养个人的时间管理哲学； (2) 要有远大的眼光； (3) 要有延後满足的能力； (4) 培养个人的特质，在行动中自我操练； (5) 学习微视，以每分钟来衡量时间； (6) 学习如何说 “ 不 ”； (7) 要记住时间等於金钱； (8) 要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事； (9) 完成较高价值的工作； (10) 时间管理是一生的技巧； (11) 以榜样去引导您的部属； (12) 平衡与适度：放轻松、要休假和运动； (13) 确定您的目标与价值一致； (14) 定期健康检查； (15) 吃清淡的食物； (16) 下定决心活到100岁。 --

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