------ 有效率的会议 长荣集团副总裁郑深池开会最多不超过两个钟头，会议上能解决的问题绝 不留到明天。如果暂时没有结论，最慢三天就要想出解决方案。长荣航空 发言人聂国说：「会议纪录的结论就是真正的结论，不用再向上签呈办理 ，以讲求效率。 ---- 所以，开会到底要怎麽样才有效呢? 没有人喜欢开会 所以我逐渐体会出开会的秘诀， (1)每个礼拜不超过一次： 「不开没有必要的会」，基本上员工是不需要太多来自老板的精神鼓励的 ，只要别扰民，就很不错了，所以跨部门固定的会议，一个礼拜最多一次 ，而且最好是在周一或周五下午，因为一则可以回顾之前一周的工作，同 时可以订出接下来一周的行事历，愈具体愈好。 (2)控制开会时间： 开会愈短愈好，无论是什麽样的会，每次都应该以一小时为上限，如果是 十五分钟可以解决的事，也不需要硬加进一些杂七杂八的事情，有些上司 的心态是： 既然好不容易有机会把大家集合起来，不趁机做做精神讲话 就太可惜了，这种想法简直是会议成功的杀手。另外，会议的主题要明确 ，不要让惯性发言者模糊了焦点，严格控制节奏，如果一旦离题，或者谈 论的内容不是在场每一个人都需要知道的，应该立刻砍断，请相关的人会 後另外找时间讨论个别的议题。 (3)严格惩罚迟到者： 很多人不喜欢开会，是因为总有人珊珊来迟，或者进进出出，以至於效率 减低，同样的话要讲好几遍。要解决迟到的习惯，应该要订出上至天子诸 侯，下至布衣百姓都要遵守的迟到惩罚，可以是每一分钟为单位罚钱，并 且确实执行，毫无例外，将收来的罚款，用来下次开会买咖啡或点心的基 金。 (4)开会时间限制在中午十二点以後： 古人说「一日之计在於晨」，从小以为这只是作文本上不得不写的加分句 子，後来我才发现这话应用在职场上，也有几分真实性，我一个已经退休 的上司，就为公司订下了「中午十二点前不得开会」的规矩，因为他相信 早上能处理的事情最多，每个人手上也都堆积了一些必须立刻回覆的电子 邮件，所以如果把这时间用在开会上，一则影响工作效率，二则大家心有 旁骛，所以不如拿工作情绪原本就比较低落的下午来开会，还可以藉着会 议中喝喝咖啡，吃吃点心，说两句闲话，恢复一下疲劳。 (5)会场提供咖啡点心： 这让讨厌开会的人，有一点开会的动力，看在有好吃好喝的份上，无论如 何也要来开会，而且让疲倦的人在会议中，有正当的理由可以走动一下， 开会的整体气氛也会好得多。 (6)会前先订议程： 如果开会的时候，每个人才知道自己知道开会的目的，或者根本一脸茫然 ，恐怕开会的结果也不会太有效，所以最好的办法，是在开会的前两天， 就先发给每个与会者一份议程，并且希望大家看了以後，给一些意见，以 免有什麽疏漏，同时确认自己的出席，这不但可以让开会者有心理准备， 花一些时间思考一下会议的讨论事项，而且事先修改议程，让人觉得能够 讨论自己关心的事，是成功会议非常重要的关键。 (7)会中让人人有参与感： 会议最忌所谓的「One-man show」，从头到尾都是一个人滔滔不绝，如果 是要发表演说的话，就不用冠冕堂皇地称之为「会议」了，所谓会议就是 要能够参与的，但是又不希望每个人七嘴八舌，所以最好的是，每一个不 同的议题，能够由一个不同的人带头，不但丰富了观点，也让与会者觉得 自己是会议的主人，而不是一个听众而已。 (8)确实执行会议结论： 很多会议虽然讨论出了结果，却没有具体地分派谁应该在什麽时间之前完 成哪个事项，所以等於白忙一场，因此会议结束前，如果能用两三分钟， 将每一项讨论的结果，交给一个特定的人负责，如此一来，下次会议的时 候，就可以从每个人的进度报告开始，这种所谓的「 Action Item」，一 开始可以不太习惯，但是一旦感受到责任分担的好处，任何经理人都会上 瘾的吧! (9)会後用E-mail寄发会议记录： 会议的讨论结果，与其每个人抄写在自己的笔记本里，用自己的方式来解 读，还远不如每一次有一个人，将会议的纪录简洁地发给大家，即使不在 会议场中的人，比如出差或临时有事，也能够很快地知道会议中都有些什 麽讨论，增加参与的人数跟范围，是会议记录的好处，形式倒不是拘泥的 重点，就算轻松一些也无妨。 所以无论是会议也好，「家规」也好，都最好尽量简单明了，不要每有一 个新的状况或危机出现，就组织一个新的小组，或增加一个例行性的会议 ，到最後只会搞得大家疲於奔命，并且将会议流於形式，所以我个人总奉 行一个原则，那就是如果真要有所改革，「 Don't add. Take away.」秉 持着若不拿掉旧规定，就不要加新规定的原则，而且任何规定要合乎常识 ，如此一来工作量才会有可能「减肥成功」(专栏作家：褚士莹) -- ※ 编辑: bank1000 来自: 140.114.86.125 (10/18 20:48)