研讨会检讨方面 检讨会的三个方向：前置作业、主协办分工、当天状况 1. 行政程序：联络机制需建立。 2. 合办的利益：邀请老师较容易。 3. 定案：主协办间分工，可约中间地点开会，行前会集合所有工作人员一起跑流程。 4. 前置作业： (1.)问题：研讨会举行时间太晚。 建议：开学後一个月内举行，约三-四月间，寒假可当徵稿期。 理由：参加的人可多，也许欲考研究所的学生参加的意愿变高，且五月会和许多事 务相冲突，筹备期也可因此拉长，而不匆促。 (2.)建议：行前会议要先合开，一边一次，各组人员要常互相联系，各边都要设一个总 务。 5. 当天状况： ＊总务组：到目前花了21279元，余14221，但尚未付大会手册印刷费用。 已领系上补助：27500，台大：8000，尚未领：课指组：8000 ㊣建议：小组可先讨论要花费多少，总务可先发收据本，之後采买可和各组一起去，而不 是总务自己单独采购，以免沟通有误，买错东西。 ＊行政组： (1.)问题：场地、行程并未早点明确订定，以致很多行程得重新来过，这对宣传等相关事 务会有很大影响，且国际会议厅的使用问题所造成的突发状况难以和官方人员 沟通、控制。 建议：A.分工一开始就有问题，比例过重，但可早点反应此事。 B.三个星期前换场地对行程方面的安排还是有余裕的空间。 C.宣传的问题，分在行政组也许过重，但可是先列出所需人力及计画清单分出 人力。可先想好研讨会的主打族群，强加宣传。 ＊总召： (1.)交接的过程有瑕疵，认知、沟通方面有误。 (2.)问题：开会效率不好，开会主要是发问、求助和报告各组进度，能自行解决的事务尽 量自行解决，非不得已不要占用开会时间讨论。 建议：可先订粗流程表，各组的工作跟酝酿时间。各组长请写好研讨会期间的各组工 作内容、问题、建议等的报告，交寄给文书组存档。 ＊文书组： (1.)议程安排和论文稿件迟交拖缓，导致大会手册也延缓印制。 (2.)对外管道可由文书组和发表人联络。 (3.)文书组和公关组可一起拟定催稿通知，也就是如同图书馆的到期通知，提前通知欲报 名发表者的截稿日。若对方无法顺利在期限前交稿，可先请对方回覆状况。 (4.)在和发表人间的信件往来，主办单位和发表者间建议可互相体谅，不要忘记再次确认 重要文件的收发情状。 (5.)文书组会整理出粗流程表，以供下次参考。 (6.)送印时间为最大的截止日期，其他整个行程要往前推断。 (7.)建议：当排好论文的版面後，可回寄给发表人校稿，以免发生字体或是排 版错误情况 。亦或是可在一开始徵槁时就订立格式和范本。 ＊公关组： (1.)排定时间方面的问题：因为调时间和场地，所以工作时间缩短、紧凑。 (2.)建议：以後和老师的联系和接洽方面，不管老师的答覆如何，一定都要明确确定及告 知。 ＊议事组： (1.)对讲机的收音不清。 (2.)第二天座谈会的议事规则，国源老师转交给某位工作人员，不知道是谁， 後来没有通知到司仪，导致座谈会的延时。 --

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