作者noseven (geeza)
看板T108
标题5/19会议记录--检讨方面
时间Thu May 20 02:46:09 2004
研讨会检讨方面
检讨会的三个方向:前置作业、主协办分工、当天状况
1. 行政程序:联络机制需建立。
2. 合办的利益:邀请老师较容易。
3. 定案:主协办间分工,可约中间地点开会,行前会集合所有工作人员一起跑流程。
4. 前置作业:
(1.)问题:研讨会举行时间太晚。
建议:开学後一个月内举行,约三-四月间,寒假可当徵稿期。
理由:参加的人可多,也许欲考研究所的学生参加的意愿变高,且五月会和许多事
务相冲突,筹备期也可因此拉长,而不匆促。
(2.)建议:行前会议要先合开,一边一次,各组人员要常互相联系,各边都要设一个总
务。
5. 当天状况:
*总务组:到目前花了21279元,余14221,但尚未付大会手册印刷费用。
已领系上补助:27500,台大:8000,尚未领:课指组:8000
㊣建议:小组可先讨论要花费多少,总务可先发收据本,之後采买可和各组一起去,而不
是总务自己单独采购,以免沟通有误,买错东西。
*行政组:
(1.)问题:场地、行程并未早点明确订定,以致很多行程得重新来过,这对宣传等相关事
务会有很大影响,且国际会议厅的使用问题所造成的突发状况难以和官方人员
沟通、控制。
建议:A.分工一开始就有问题,比例过重,但可早点反应此事。
B.三个星期前换场地对行程方面的安排还是有余裕的空间。
C.宣传的问题,分在行政组也许过重,但可是先列出所需人力及计画清单分出
人力。可先想好研讨会的主打族群,强加宣传。
*总召:
(1.)交接的过程有瑕疵,认知、沟通方面有误。
(2.)问题:开会效率不好,开会主要是发问、求助和报告各组进度,能自行解决的事务尽
量自行解决,非不得已不要占用开会时间讨论。
建议:可先订粗流程表,各组的工作跟酝酿时间。各组长请写好研讨会期间的各组工
作内容、问题、建议等的报告,交寄给文书组存档。
*文书组:
(1.)议程安排和论文稿件迟交拖缓,导致大会手册也延缓印制。
(2.)对外管道可由文书组和发表人联络。
(3.)文书组和公关组可一起拟定催稿通知,也就是如同图书馆的到期通知,提前通知欲报
名发表者的截稿日。若对方无法顺利在期限前交稿,可先请对方回覆状况。
(4.)在和发表人间的信件往来,主办单位和发表者间建议可互相体谅,不要忘记再次确认
重要文件的收发情状。
(5.)文书组会整理出粗流程表,以供下次参考。
(6.)送印时间为最大的截止日期,其他整个行程要往前推断。
(7.)建议:当排好论文的版面後,可回寄给发表人校稿,以免发生字体或是排 版错误情况
。亦或是可在一开始徵槁时就订立格式和范本。
*公关组:
(1.)排定时间方面的问题:因为调时间和场地,所以工作时间缩短、紧凑。
(2.)建议:以後和老师的联系和接洽方面,不管老师的答覆如何,一定都要明确确定及告
知。
*议事组:
(1.)对讲机的收音不清。
(2.)第二天座谈会的议事规则,国源老师转交给某位工作人员,不知道是谁,
後来没有通知到司仪,导致座谈会的延时。
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