【为什麽事情总是做不完？】 看一看手表已经接近五点钟，再一个小时就要下班了，但是看着自己的工作待办事项清 单，我竟然只有完成两件事情而已...换言之，这只有我原本计划的十分之一，我的工 作效率到底出了什麽问题？ 如果你也有类似的经验，别担心你并不孤单。受惠於科技，我们和同事可以更直接的沟 通，处理事情的速度也变快，甚至可以一心多用看起来超忙超厉害。但是这真的代表我 们做事情更有效率吗？不一定。 在成为时间管理大师以前你必须了解到一件事情，那就是你自己是如何工作的，更确切 的来说，你的效率黄金时段是在什麽时候发生的。这篇文章会教你如何抓住生产力。 网志好读版：https://www.mysalaryup.com/post/productivity-hack-rescue-time 【我什麽时候觉得最有生产力】 你可能有过这种经验，起了个大早泡了一杯咖啡坐在办公桌前开始处理事情。你因为太 专注导致忘记了时间的流逝，等你再次抬起头看一下现在几点的时候发现已经是午餐时 间了。 这个其实就是所谓的心流，人们在无比专注的时候会达到忘我的境界（Zone out）。这 也是最大化生产力最有效的方法之一。 要达到这个心流的情境看似随机，但是其实有迹可循。那麽我们到底要怎麽知道自己已 经达到忘我的境界呢？更甚的说，我们要怎麽衡量在一天的什麽时刻我们达到心流？ 【如何精准的抓住心流时刻】 你或许会说，心流听起来很抽象，我就不知不觉的进入了很专注的时刻阿，这种东西是 没办法衡量的！其实不一定，我们生活中有很多工具可以帮我们从第三人的视角观察自 己的行为，也衍伸出抓住心流时机的方法。 首先，找一个机器人帮你观察你的一天 如果你没有办法观察自己，那就把他交给机器人吧。我常常使用的一个工具叫做 "Rescuetime"。这个工具可以观察并且记录你一天的行为，像是我的滑鼠停留在哪一个 萤幕上面，我是在看 email 吗，还是我是在整理报表。Rescuetime 还能更进一步的把 这些行为分类，决定这些萤幕上的点击是在沟通、工作、还是在浪费时间。 https://imgur.com/H4ZHs9s （我七月份的生产力报表） 最後汇整你一天的工作，把它转变成生产力报表，这样一来你就可以知道你今天工作的 效率如何（当我还没有带人以前，我会有意识的把我的生产力维持在 70% 以上）。 再来，帮这个机器人管家设定你的偏好 我会根据我的喜好和习惯来告诉 Rescuetime 哪些行为是会让我分心，生产力下降的， 而哪些行为是我值得投资时间的。举例来说，使用通讯软体就是一件非常分心的事情。 我还会进一步的客制化什麽样的行为会被归类在沟通的项目底下，像是使用 Zoom 开会 ，用 Slack 和团队沟通，Line 聊天，或是收发 email 就是非常浪费时间的事情。 对你没看错，收发 email 是非常没有生产力的行为而且超容易害你分心打断你的工作 最後我会叫我的机器人管家把这些小项目排序，列出在每个项目底下的排名。从下面的 图片可以观察到，我觉得我在写文章、制作报告、或者使用一些专案工具的时候是非常 有生产力的。我也会把安排自己的行程、整理资料归类在属於有生产力的行为底下。 https://imgur.com/mgH9cVI （前几名的常有行为，按照项目分类） 最後，请你的机器人管家提醒你的习惯 Rescuetime 一个进阶的功能是可以帮助你罗列出一整天的行程，甚至纪录你习惯在什 麽时候做什麽事情。不难发现我在早上九点到十二点的时候绝大多数的时间是拿来开会 或和其他人沟通，也会把时间拨给收发 email 来确保一天要做的事情有被顺利安排。 午餐之後因为会议比较少，所以我在下午四点到六点这段期间其实是非常专注的，有些 时候做事情甚至不会被打断，橘色的专注条远比蓝色的沟通来得多。 我观察到自己在公司的时间分配很自然的会把开会，收发信件这种大量的沟通安排在早 上。我进而推估，如果我想要专注做一件事情，我就应该把下午四点到六点这段时间预 约起来，而不是听信别人早上有精神的时候效率最好。 如果我没有观察自己的行为，我很有可能掉入生产力的陷阱，有效率的处理了一推琐碎 的事情。 △小提醒 要特别注意的一点是「每个人的习惯都不同，没有所谓最佳的时间安排方法！」你应该 打造最适合自己的生产力策略。 【生产力会随着你使用它而逐渐减少，所以善用它】 很多时候我们会以为如果事情做不完，我们就应该更努力的坚持下去，吃苦当吃补。但 是这其实是一个非常错误的策略，因为你的生产力其实就像是体力，会随着你每次的使 用而逐渐流失。 每当你开启心流的时候，你就是在消费你的生产力，而一天的生产力是有额度限制的。 事实上，就算是非常专业的生产力大师（像是教授，每天花很多时间写论文），恐怕在 一天专注四小时之後生产力就会透支。随之而来的是效率的边际效益骤减，最後事倍功 半。 > 延伸阅读，深度工作力 https://www.books.com.tw/products/0010758381 所以当你下次发现自己每天忙忙忙，忙半天但是事情总是做不完，你可以试着用这些方 法找回你的生产力， 1) 找到你一天最佳的黄金时段善用心流 2) 不要让分心的行为占据你的黄金时段 3) 在你超过四小时的专注後适当的休息 有时候一个小时的专心致志可能更甚於四小时的一心多用，抓住自己的黄金时段善用生 产力，不然累死的是你自己。如果下次你想约你的同事下班後去看电影，但是他却跟你 抱怨事情做不完，快累死了，没空看电影。不访推荐他使用这个数位管家 Rescuetime 拯救一下他流逝的时间，顺便创造出陪你看电影的黄金时段 ^.< --

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