其实在物业暨保全生涯里面我一直都是从基层变成干部，唯独物业我的职涯模式是从干部开始当起，综管督导=>综管课长=>社区主任，原本一天相当匆忙的12~16小时，变成相当轻松的8小时，起初还相当不习惯，有人会问道：内勤不是也是八小时周休二日吗？为什麽这麽拚？其实是因为一直都是跑大大小小的案场跟自家公司的主任、保全博感情，另外又得去各社区领标单，勘估案场利润，精算人事成本、最後做简报。总部办公室铁门关下的时候，其实我跟经理还在其他案场加班。 　　加班这件事情是我家人一直不能认同的，於是我向公司申请下放案场，但得到一个没有案场给我的回应，我毅然决然递了离职单，找起了总干事的工作。家庭关系一直都是我放不下的事情，如果你看到这边也很有感触，不妨问问自己多久没有在家好好跟家人吃过一餐了？ 　　新的公司给了我一个102户的案场，一开始我笑得灿烂，毕竟内勤与下案场是两件事，而且是小户数的案场实务经验，使我对物业的看法，改变了许多，是新手总干事练功非常好的一个地方，做管理职时我观察到总干事职务所需的人格特质：积极主动、乐於人群、有点小聪明、抗压性高。少了这些的特质，可能做起来不会很快乐。但世事无绝对，本人也遇过社区主任委员选总干事刻意选呆呆的，听话就好的总干事。比较好笑的是，选了那名我且称为「古意」的总干事，人家也判断这社区不是人待的地方，拒绝就职，也许他演得很好吧！ 　　阅读是总干事的重要工作事项，人家留给您的交接手册、待办事项；若有银行代缴系统，使用手册，您真的认真的读过吗？逼迫自己阅读，是这个工作避免不了的事，人家留给您的资料，自己不读，凡事用问的，会比较快吗？被瞪白眼的机率较大吧！初到社区，会面对海量的资料，要先有心里建设，否则，包您做不下去！ 　　这个行业的工作特性，是样样通，样样松的人最适任的工作。对法规、建物、机电、消防、机械、电子这些工作项目，都要懂一点。毕竟有这种特异功能的人不多，所以适任的人也真的不多。若是不懂，遇到厂商有心骗你，再遇上某一个在特定项目有专业能力的委员，到时就成箭靶，小心自己变成刺蝟。幸好这部份可後天补强，从零开始，多阅读，吸取相关知识，不怕不会，怕不肯学。不是要你变身工程师、律师，但专业，由此而来。 　　解脱了疯狂加班的日子，我开始重视自己的休假问题？一般总干事是按照劳基法走的，排休方式每个月给予八天休假（不含国定假日），其余依照劳基法细则实施，而84-1条款我也正式摆脱了!但百因必有果，他的报应就是我......开始接触社区是108/2/26去实习，我的上一任总干事是自家公司的人，因为年假原先管委会给了他12天的假期，但他却休了14天去，而且已经休完一半的假期，才把班表告知管委会。 　　当我得知是因为这个关系被辞退，本人倒吸了口气，因为高兴得有点太早了，不急着接手社区的事物，反而我开始先研究起如何排自己的假表，一通电话先打给了我的主管，由主管那边得知假尽量不要连排两天，主委不喜欢人家连休，我本身是某个志工协会的顾问，过去常利用休假时间做志工，碍於此我的志工生涯也因为这份工作，暂告了一段落，於是敲定了3月份的假表，我开始着手於社区的交接事务，108/3/1正式走马上任。 　　交接是一件大事，还好是公司对公司，所以交接起来对方会讲得比较详细，但这一切还是像我上述的一样：靠自己阅读！ 　　到社区第一件事，是接前面总干事移交出来的东西？接交有哪些基本项目是必须的？ 交接清册 　　正常的总干事，应作出交接清册，而交接清册的依据，通常是他从前面的人接了什麽，就应交出什麽！实务上您有可能遇到不知要交什麽给您的总干事，要求他制作出交接清册。若遇到的是进入状况的总干事，通常他已作好交接清册。 　　先看基本配备，交接清册至少应有哪些内容？条例内有的「规约、会议纪录、使用执照誊本、竣工图说、水电、消防、机械设施B管线图说、会计凭证、会计帐簿、财务报表、公共安全检查及消防安全设备检修之申报文件、印监及有关文件」这些是法定管委会应负责保管之文件，清册内至应少有交待，存放地点，数量。 　　交接清册最好要有当时主委作为监交人之签章处，特别是物业公司对公司间的交接，请管委会参与，避免不必要纷争！若是公司内部换总干事，至少要有单位主管作为监交人之签章处，以利责任厘清。 财务接交 　　接财报等文件，重点有一项，条例的施行细则有提及，「本条例第二十六条第一项第四款、第三十五条及第三十六条第八款所称会计凭证，指证明会计事项之原始凭证；会计帐簿，指日记帐及总分类帐；财务报表，指公共基金之现金收支表及管理维护费之现金收支表及财产目录、费用及应收未收款明细」，所以交接当期管理费、基金之缴费记录、应收记录及未收记录，笔者通常要求要有本月缴费记录，已缴费记录、未缴费记录这三样东西，而且要求移交人签字以示负责。 　　已使用之零用金要有收据、发票等凭证，移交人应造表明列，表列与现金合计金额必须等於管委会提列之定额。管理中心开立之收据本，要清点，杂项收入移交人应造表明列，交付现金或当日存入社区存簿。 最後，这些文件有一天您会需要交出去，也是比照办理！ 初到社区 　　任何总干事，刚到社区，第一件事，请先熟读规约。规约阅读重点有下面几件事，1.管委会决议事项有没有天花板条款？可决议上限是几万元？2.区分所有权人会议成会人数跟所有权比例是多少？3.管理费有无明载每坪的收费标准？或是以户计费？平时公寓大厦管理条例是基本功，此外每个社区依自己的现况，都会有自己的规约，它是社区的缩影，尤其是老社区，通常因为时间久，该改的也改的差不多了，新社区的规约通常是建商从其他建商的案场抄来的，内容又通常会藏有对建商有利的条款，例如约定专用的设定(也有很多建商把条款藏在买卖合约内的)。熟读规约， 总干事行事才有个准则。 　　第二件事情，先看懂财报，因为是初到社区，先看懂财报很要紧，这个行业，在财报这方面，需要的不是创新，是临摹，社区使用多年的财报方式，不是您新任总干事一来，想改就改的，若您一到社区，就希望改这个，改那个，那大概不用多久，您就会被社区「改」掉了！先看懂前面的人怎麽作，就算人家作得不好，自己心里有底就好了，想改，要靠时间来处理，通常在社区待上一段时日，管委会接受您了，您的意见才会被接受，刚到社区，管委会在观察您，您也要懂得观察管委会。 　　很多总干事，会说财报都是财务秘书的事，试问：一、不是每个社区都有秘书。二、秘书作出的财报您要用印或签字，不是吗？若总干事看不懂财报，如何纠出错误？等财委把财报退回打脸吗？ 接下来谈谈在社区处事的态度及角度。 保持中立 　　社区型态笔者个人简单分成二种，一种是有派系的，另一种当然是没派系的。有没有派系，跟社区大小无关，小也会闹派系，大也可能没有。当总干事呢，最怕遇到派系，可以观察，如果一个社区，一直在换总干事的，若不是能力问题，大概就跟派系斗争脱不了关系，一般来说，跟总干事的能力没有绝对关系。讲到这理，当然要说说总干事这个工作，待遇不上不下的，比保全好，比一般上班族差，工作的压力自是不在话下，所以很多军、警、公教退休的人在其中，算是个养老的工作。回到社区部份，没派系的社区，基本上是没人想干委员的，不然就是万年国会型，这种 社区，可以说因为管委会没出过什麽大纰漏，所以社区委员选来选去就那几个人在轮，社区事务呢，几乎是主委一人说了就算，所以总干事只要在法令面上稍作留意，适时提醒管委会适法的部份，大概就没啥问题了。至於有派系的这种呢，遇到聪明的总干事，保持中立，凡事依法行政，顺利的，才有可能生存下来；遇到资质不佳的呢，就往当权派靠拢，遇到换边发球时，通常时立刻遭撤换。 倾听重於说服 　　在社区，无论是委员、住户，对您是陌生的，他们对您很好奇，也正在观察您。处理社区事务，听他们怎麽说很重要，身为总干事，避免多言，特别是在住户抱怨事项，让他们把心里的话说完，这样的好处是，第一，由顾客心理学来说，他们找到了发泄的管道，有人愿意听，他们会对您卸下心防，您更容处理他们的问题，第二，从他们的言语中，您会更容易判断出事情的关键点，找到他在意的是什麽，处理起来，会更简单些。 　　接下来，别立即作出处理，通常社区间的问题，会有二方以上的互动问题，听完甲方的说法，也要去问问乙方的说法，可能还有丙方等。给委员或住户的回答，最好的答案是，「我想一下这事要怎麽处理！」用时间换取空间，才能妥适解决问题。 善用工具 当总干事的，要善用工具，这点很重要，最简单的例子，电脑应用，总干事电脑强的，在这行工作上会很吃香，这点一定要有所体悟，否则工作效率低，一定换来管委会责难，连现在智慧手机普及，也为这工作带来新挑战，新的通讯软体，造成管委会间流行用群组讨论社区事务，甚至线上作决议的。所以，电脑应用要强，这点要各老总跟秘书多作功课，自己突破。 哪些工具是必要的？ 1.Google 善拜Google大神，重点在「关键字」。多用网路，少用马路，已不只是个口号，但现在已渐在实践当中，很多问题，透过搜寻引擎，都可以轻松找到参考资料、解答及案例！ 2.便利贴 这个工作的特性，有一点很重要，当事情来时就排山倒海的一齐发生，赶快拿起手边的便利贴记录起来，排出优先顺序，一件一件的处理，任凭您记忆力再好，落了一件没办，可能就是被劈到您社区待不下去。这几年来有一些手机、电脑自动同步的笔记软体(例如Google的Keep)，都会内建便利贴功能，要妥善运用，能帮您处理不少琐碎的事物。用得习惯电子笔记(例如Microsoft 的Note、Evernote的Evernote)的，也可参考，方便好用。 3.智慧手机 现代人，智慧手机不离身，可用来通话、录音、拍照，上面还有补光灯可当手电筒！这些电子资料，是总干事之宝，不必浪费多余时间，设定自动备份，免去要用到时手机故障或找不到的窘境，挑选手机时，最好具备自动通话录音功能。 4.网路磁碟机 云端储存是现代流行且运用极佳的网路服务，可与电脑同步，即可作备份，又可达成手机上随时可取得的资料。 注意时间点 　　到社区，要注意很多特定的时间点，例如，月会会议通知及公告，要在开会前5~7天前要通知委员和公告，会议记录应在会後三日内完成，提委员会过目。先表列各合约到期日、社区保险到期日，还有区分所有权人会议时间，作成年度计划表。法规对区分所有权人会议通知有明文规定，未依规定提前通知，造成会议失效，其所形成的时间、财力损失，常不是总干事一个月的薪水能处理的。时间点对总干事很重要，有些定期要作的事，若要等到管委会提醒，一定免不了挨一顿劈，甚至是误了社区重要的权益，例如很多合约内的条款会有「到期前一个月函文通知乙方终止合갊龤A否则自动视为续约」，若疏於提醒管委会，管委会有可能以未善尽良善管理人执业疏失向公司求偿的可能。 　　对物管公司而言，公司的服务费入帐的时间点很重要，物管公司应於每月20日前将请款发票送达社区，发票未拿到手，应主动联络公司，查明未收到发票的原因，每月25日即应作好请款凭证跟传票，送给管委会审核，这件事很重要，试问，钱没入公司帐户，总干事、秘书、保全跟清洁员的薪水要怎麽发？尽可能於次月5日前将服务费入帐，本公司於10日发薪，8、9二日已算是最後底限，请各位社区服务的第一线总干事及秘书劳记在心，跟自已的薪水有关的，要讲三次，很重要！ 与物管公司主管保持联系，完成汇款，告知物管公司方便追综，有意外状况，随时对物管公司示警，并叙明原因！ 　　过了应付时间未完成支付的社区怎麽辧？请各位拿出合约书来，相信都会签定违约时乙方得撤哨及甲方应付一或二个月服务费的条款，适时提醒管委会，勿踩到红线，万一物管公司真的依约提出请求，社区是躲不开的！技巧靠各位总干事！此外，服务费催收应寻求公司协助，必要时发函催收！ 执业时应尽事项 　　社区设备、设施故障，要提报管委会，这点很重要，尤其涉及公共安全、卫生有关的事项，格外重要。在可能发生危险的地方，适当设置围蓠、封锁线或警示障碍物，是必须的立即性措施。还有一个重点，提报管委会後，还要能保全已提报之证明，无论是拍照、录音或截图，这是自保之道，政府在这个职业采证照管理，收了你的上课费用之外，社区出了事情，还会用放大镜检视总干事有无尽其应尽事项，若找到瑕疵，动则以执业疏失究责，为了自己的身家着想，尽量留下对自己有利的证明。管理及其他费用的催收，这也是总干事之责，条例第21条内容明定，「区分所有 权人或住户积欠应缴纳之公共基金或应分担或其他应负担之费用已逾二期或达相当金额，经定相当期间催告仍不给付者，管理负责人或管理委员会得诉请法院命其给付应缴之金额及迟延利息。」遇区分所有权人逾期未缴纳费用者，依法催告，是总干事的义务。这里「催告」最基本的工作「公告、存证信函」，这是总干事的基本功，进阶的开始往法院声请支付命令，甚至走小额诉讼，取得债权後，还有声请强制处份资产等。 弄清楚权利义务 　　权利与义务是相伴而生，享有该事的决定权，即同时对该事有负责的义务。即然人家没给你太多的权，你就不必负相对的责，这样最好，凡事多请示上级意见，让决定的人去负责，跟前述所提的内容相同，留下必须保留的迹证，免得到时被反将一军。这些年来，常要花很多时间告诉管委会，管委会才是决策者，总干事只是受顾依决策执行，成败还是反馈在管委会。成，总干事无功，败，也不是总干事之责。 　　此外，弄清楚成立管委会的目的，条例（第10条）已叙明是为管理公用部份！分清楚专有部份、公用部份、约定专用部份和约定公用部份，对总干事的工作很重要。专用权部份，建议您千万不要碰，很容易引火上身，惹来不必要的纷争！ 　　任何工作，记得一件事，若有人骂你，你就改善，那代表你会换来更多骂声，有人骂你，虚心检讨，避免同样的事犯同样的错，但决不可以让骂你的人觉得他骂的有效，这件事很难，但一定要拿捏得宜，否则在这工作上，您会越来越不快乐！很容易产生倦怠感！ 总干事是管理委员会的防火墙 　　有时管委会作了蠢事，弄到不可收拾的时候，最简单的方式是推给总干事，您或许认为自己保有证据，可以据理力争，错了！千万别争，前面说过，证据是用来保护自己，但在这种情况下，还没到把护身符拿出来，别忘了管委会是一群人，任何一个委员被牺牲了，其他委员不会再信任你，最好的方式，带着平时留的证据，远离是非之地，证据是留着将来若上了法院，呈给法官看的。很多情况下，总干事是会被牺牲的，这是这个行业的宿命。 管委会要您去撞墙 　　管委会是一群人的组合，若他们决议要您去撞墙，建议您就别反抗了，撞给他们看，然後反应给他们，「很痛！」，这是必然的且需要的过程，没了其中的过程，任凭您经验再好，依然没办法说服他们！但您依他们的剧本走一次，不必多作解释，他们自然就懂了！ 扮演好您的角色 　　您不见得要很会做事，但要演得作得很认真！有事没事，拨空上上顶楼绕一绕，到地下室停车场绕一绕，简单的二件事，远胜您做到汗流浃背，带着手机(相机)，拍些小细节，放到工作日志内，有人攻击您闲闲没作啥事，您就有反驳的东西了！ 工作日志 　　顺便说一下工作日志，最好保有写工作日志的习惯，纸本、电子型态不拘，因为人脑记忆有限，有工作日志，可以帮你事後回忆起很多东西。笔者采 google 服务的 blogger ，可放入影音、相片等资料，免费又好用，遇须查询时，有关键字可查，对长期经营社区，有很大的帮助，甚至交接时，就把 blogger 丢给接手的人，省去大量文件制作。 最後 　　 　　不管是黑猫白猫，会抓老鼠的就是好猫，能在社区生存下来，就是一名好的总干事。 　 2 4 红宝石：10-05 22:08 麻烦您了，重点的「薪资福利」等等请您更新放置於文章第一行，如果看了不喜欢，就不用浪费各位的时间阅读下去了，毕竟不符合法规的薪资只会被人嫌弃厌恶。 ----- Sent from JPTT on my Xiaomi Redmi Note 8T. --

※ 发信站: 批踢踢实业坊(ptt.cc), 来自: 220.132.167.73 (台湾) ※ 文章网址: https://webptt.com/cn.aspx?n=bbs/Property_M/M.1591065035.A.A13.html ※ 编辑: iversonya (220.132.167.73 台湾), 06/02/2020 10:31:41 ※ 编辑: iversonya (220.132.167.73 台湾), 06/02/2020 10:32:17