网志(Medium)好读版 https://ericyeh-52745.medium.com/%E5%9C%A8%E8%81%B7%E5%8D%9A%E5%A3%AB%E7%8F%AD%E5%8F%A3%E8%A9%A6-%E5%8F%A3%E5%A7%94%E5%BE%80%E4%BE%86%E6%9B%B8%E4%BF%A1%E8%88%87%E5%8F%A3%E8%A9%A6%E6%BA%96%E5%82%99%E5%88%86%E4%BA%AB-368def8ff0d4 *此篇中会有五个可以直接使用的email口委格式范例，欢迎取用* *由於连结过长可能造成阅读不易，统一把云端连结放在这边 https://www.dropbox.com/scl/fo/x9cm9lmh7tsgaewoizuoe/h?dl=0&rlkey=rk9mprsx8cq4id8u6lr14359a 博士学位是一条漫长的考验，好不容易走到最後一关，眼前还有一个大魔王需要挑战 — 博士学位口试。这篇文章主要是跟大家聊聊一个在职博班面对口试会遇到的问题，首先我 的对象是针对在职的博士生，因为在职的博士生呢往往有以下三个特点： 1.通常念的时间会有点久 2.通常和实验室的学弟妹都不熟 3.学校往往和工作地点或者是住家距离有点远 因此在指导教授答应口试之後，许多流程得要自己来。加上若是实验室也很久没有博士生 毕业的话，想问别人也问不太到。所以我把网路上蒐集到的资料和自己整理过的档案，放 在云端硬碟的连结里，若你和我一样，得要孤军奋战的面对口试，那麽这篇文章也许能够 提供一点协助。 这篇文章将从找寻口试委员的邀请信出发，一直到口试当天结束为止，不谈论任何口试中 的技巧，纯粹只分享一些行政流程、往来书信的过程以及一些你可以及早准备的资料。 那麽我们就先从当老师答应找口试委员那一刻起，首先，要大大的恭喜你，距离毕业，只 差一步之遥，找口试委员由於每间实验室的传统可能不一样(请一定要和自己的指导教授 沟通好名单)，这里就暂时先不讨论如何寻找口试委员。 假设我们已经有了口试委员的名单，一般来说博士的口试委员大约是五到六位，因此现在 我们要做的事情就是寄信来询问这些他们愿不愿意来担任我们的口试委员。那麽...我们 就开始吧~ #给口试委员的第一封信 首先第一封信我会这样写： 亲爱的某某教授，目前我即将举办博士口试论文口试，时间会安排在11到12月之间，信件 附上我的论文摘要。 这里提供范例参考。 在先给出一个时间是因为你无法确定这位口委是否有空能够来参加，这封信的目的就是要 快速的确认口委是不是都能更参与，若有口委拒绝，马上找寻适合的其他人选。不过由於 疫情的关系，当时(2020~2021)教授出国的机会不高，我们可以把举办口试的时间压缩到 一个月之内。 #给口试委员的第二封信 接下来当所有的教授意愿都确定了之後，我们就必须订出真正的口试时间，在这边呢，我 比较不建议使用google表单来做口试时间的统计，原因有以下两点： 1.你可能必须来回统计两三次，表单要点到email以外的连结，多了一个步骤较不直觉。 2.用表单的好处在於人数众多的快速统计，口委人数一般是5~6位。效益不高。 因此，我选择用最传统的方式，将时间表格附在email内文中让教授勾选(参考内容如范例 所示，教授可以直接回信，简单方便。 在时间的选择上面我认为只要先框出两周的时间即可，然後分成上午时段和下午时段，请 每位老师至少勾选三个以上的可能时段。上午时段是9:00~12:00。下午时段是 14:00~17:00。虽然我们只开出了上下午的时段，但实际上你可以操作的时间是四个时段 ，上午两场(9:00~10:30、10:30~12:00)或是下午两场(14:00~15:30、15:30~17:00)。 如果你平常有做好事，第一次的回信你就找出大家的交集可用的时间。但实际上你会发现 很多老师的时间无法交集在一起。因此在这边有一个诀窍，如果你的口试委员其中有一位 ，他有兼任的行政职或是较高的位阶，你可以直接跟他的秘书联系，先确认他比较有空的 时间，并利用他的时间作为第二阶段给其他口试委员挑选的时间，这麽一来你就比较容易 取得交集的时间。 #给口试委员的第三封信 但你还是很有可能发生还是没有办法取得交集的时间怎麽办呢？通常只剩下一位或是两位 口委在这段时间(例如：12/8下午)是不行的，直接寄信去询问他是否能够调整到这个时间 (12/8下午)。参考内容如范例所示。一般来说，如果不是课程或者是非不可抗拒的因素的 话，教授往往都会同意你最後跟他们敲定的时间。 #给口试委员的第四封信 口试前两周，你还有一封信件要发送，就是调查口试委员是否要留下用餐的信件，如果你 口试结束时不是接近用餐时段，那麽这段可以省略。如果你刚好接近午餐或是晚餐时间， 我会建议你发信询问口试委员是否能够留下用餐或是要帮他准备餐盒。 要不要请口试委员吃顿饭，完全取决於个人，我站的角度是这样的，由於我们是已经在职 场工作的人，经济上可能较为宽松，请口试委员吃顿饭，一方面是感谢他们为你的论文提 供建议，另外一方面也藉由饭局中，多多和口试委员交流。 毕竟，口委跟你都是同一个领域的人。未来会有很大机会碰到，不管是工作还是职涯发展 ，透过一顿饭的交流，也许未来会有更多的机会和可能性。(邀约饭局的信件范例在此) #给口试委员的第五封信 口试前三天，你的最後一封信件，就是要提醒口委时间以及地点，这个要特别注意的事情 是，由於现在有疫情，所以每间学校可能都有自己的管制措施，外校贵宾入校园是否有什 麽限制，要不要先申请临时通行证？还是要准备换证？停车资讯、校园地图等等，在这封 信件中你都可以加上补充。(参考范例在此) 口试简报、口试当天环境布置与其他小细节补充 约好时间之後就是开始准备你的口试简报了，在简报制作的过程中最重要的是要和指导教 授讨论好这个简报时间要多久，以理工科的时间来说大约是30到40分钟不等，确定好时间 之後你才能够仔细的思考到底有哪些内容是你必须放在简报中的，而且会是你博士论文最 主要的贡献，如此一来才有办法制作出一个好的简报。 在制作博士论文的简报同时我建议一定要先把为什麽做这件事情讲个清楚明白，因为口试 委员不见得对你的题目都非常的了解，所以你必须阐述你要解决这个问题的重要性，如此 一来他们在听你如何解决这个问题的时候，比较能够了解你博士论文的逻辑。 由於口试论文的简报每个人的风格都不一样，在这边我就不加赘述。但提供一个小关键点 ，在考试当天有可能会有一位口试的主持人，这位主持人不见得是你的教授，而是你邀请 来的口委当中最大咖的一位。在口试开始之前可以先询问他简报报告的时间为多长？ 我的建议是最好准备一个40加减10分钟的内容，简单来说就是准备一个40分钟的简报。透 过口语表达的技巧，延长10分钟或是缩短10分钟。 我自己的做法是把时间弹性放在Introduction中，时间足够就钜细靡遗地描述技术背景、 时间要缩短直接说明论文应用的范围等等。 接下来就到口试当天了，我强烈建议早上的口试最好是10:00以後，有以下三点原因： 1.学校系办公室开始的时间可能是8:00以後，有什麽需求，例如：开教室或是投影机等问 题，比较有充裕的时间来处理。 2.你要准备一些餐点，如果太早，一些店家可能还不会营业，如果你要请他们外送，那时 间会要更晚一些。 3.你可能会有需要张贴口试地点的路标指示(路标指示范例参考) 以我来说，我当天自己是先准备好矿泉水以及简单的苏打蔬菜饼乾(小包装)，然後水果是 请店家外送、咖啡是用外送平台。两家最早能够送到的时间大约都是9:00以後。 如果可以，最好能够跟口试教室的负责人借用钥匙或是请他提早来帮忙开教室，将教室的 座位安排好，餐点布置好。如果你的教室不容易找寻，请记得从校门口开始张贴告示牌( 告示牌范例参考) 如果可以，我也建议跟指导教授提出指派一位硕士生帮忙你，要请他帮忙的部分就是去校 门口拿水果或是咖啡等餐点，如果只有你一个人，到时候有口试委员进来，你又跑上跑下 的，情绪上也会受到影响。另外如果你口试结束时间接近中午，这位学弟(妹)也可以帮你 拿餐盒进来。请记得也要感谢这位学弟(妹)，实际点就包个小红包，或是直接多订一份他 的餐点。 口试当天，你会需要准备一些文件给口试委员签名，常见的至少会有： 1.审定书 2.口试委员出席费用清册 3.口试委员评分表 其他就是看学校的规定，千万千万不要当天才准备这些文件，我的建议是前一天先请系办 的负责人帮你看一下准备的文件是否都齐全？避免当天缺少文件，後续要找到口试委员可 能不容易。 我也建议在口试教室内放点轻松的音乐，我当天是利用串流音乐软体(EX : spotify/Apple Music)，这边建议不要用免费有广告插入的，这比起不放音乐可能还更令 人尴尬。 播放一些Bossa nova的音乐，一方面可以化解较凝重的气氛，一方面也是帮自己舒缓紧张 的情绪。等到口委都到齐了，你再把音乐关掉，也是一个信号，让大家准备开始聆听你的 口试。 以上大概就是我准备口试的一些流程，走到这一步不容易，你已经坚持这麽久了，就用一 场华丽的演出替这段旅程划下一个完美的句点吧。祝福各位朋友都能心想事成，顺利毕业 ！ --

※ 发信站: 批踢踢实业坊(ptt.cc), 来自: 36.227.128.145 (台湾) ※ 文章网址: https://webptt.com/cn.aspx?n=bbs/PhD/M.1650165763.A.359.html ※ 编辑: wwwok (36.227.128.145 台湾), 04/17/2022 11:33:44 ※ 编辑: wwwok (36.227.128.145 台湾), 04/17/2022 11:36:42