原文网址：http://www.liitrans.com/tw/blog/management/168-two-minute-rule.html 不论是工作上或生活上，我们都经常需要同时处理许多项事务。如果要妥善管理，除了排 定优先顺序之外，也可以考虑使用「两分钟原则」（two-minute rule）。 「两分钟原则」由 David Allen 在 Getting Things Done 一书中所提出：「只要是能在 两分钟之内完成的事务，都应该马上进行。」 立言翻译社的同事有时需要同时进行多个翻译专案与公司发展专案（注 1），而在专案管 理时会有许多待办事项（注 2），这时我们就会运用「两分钟原则」。在实际运用後，我 们认为「两分钟原则」有许多好处： 1. 立即执行，不会遗漏 2. 让相关的人放心、无须追踪 3. 节省记录待办事项的时间 4. 缩短待办清单，降低管理成本 5. 无须思考优先顺序，可节省脑力 6. 避免拖延，更有生产力 7. 基於以上好处，能够更加放松，并专注在其他事务 以下针对几种状况说明： 1. 如果我们不论事情能多快完成（是否可以在两分钟内完成），一律都先记到待办清单的话 ，那麽不但得花时间记录，还会使得待办清单越来越长，让我们下次去检查清单时，还得 再次思考优先顺序，来决定要先进行哪些事务。此外，我们也可能在检查清单之前，就有 人告诉我们某事务的完成期限已经过了。 2. 我们的事务多半不会只涉及自己，有时是其他人交办的，有时是完成与否会对其他人有各 种影响，所以先进行能在两分钟内完成的事务，也能让相关的人马上放心，让他们不用再 花心思去追踪该事务的进度。 3. 「记录」待办事项的「记录」也是一种事务。虽然「记录」不代表需要立即执行，但是「 记录」这件事情如果没有马上花个不到两分钟进行，那麽就会没有可以追踪的「纪录」， 所以很容易因为遗忘、被其他事情打断等等因素，而使得本来该记录的事务消失在脑海中 ，或者是忘记在期限内进行。 4. 以上的例子都跟遗忘、超过期限有关，如果一个工作者在管理自己事务时战战兢兢、戒慎 恐惧，那麽运用「两分钟原则」便可以让自己更放松，也因此可以更专注在其他事务上。 立言翻译社的同事有很多时间管理的方法，而我们认为「两分钟原则」非常容易落实到工 作上与生活上，而且所带来的好处不但立即可见，也非常显着。 注 1：关於立言翻译社该职务的说明可参考「立言翻译公司文化：鼓励沟通与多元职务」 ：http://www.liitrans.com/tw/blog/management/172-open-culture.html。 注 2：立言翻译社的同事在决定待办事项时，还会依照 Priority Matrix（优先顺序矩阵 ）先判断事务是否重要、是否紧急，以决定某事务是否需进行，以及进行的优先顺序。可 参考以下连结：https://en.wikipedia.org/wiki/Priority_Matrix 。 --

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