100-1台大政附校友会期末干部会议记录 壹、期初迎新检讨 一、检讨事项 1.家长反映用家用电话联络学弟妹似乎不易直接联络到，但是刚开学尚无法取得个人手机， 因此并没有确实通知到每一个人。 2.学弟妹参与人数少，应届入学有48人，但当天准时到的人只有不到十位，最後总计只有十 多位学弟妹参与。 3.活动流程时间掌控不佳，时间比预计的拖延约半小时。 4.投影机连线有出几次小问题：画面没有显示、电线连接线松脱。 5.P板教学人没有传达好P1校友会板的讯息，学弟妹们无人回应板上资讯。 会费无法收齐。 二、改善方法 1.学生的学号在开学前便已出来，如果往後迎新要举办在开学初，可以选择查出学号信箱寄 信通知和电话连络并用。 2.下次迎新较适合办在刚放榜後两周内。 3.有无除了连络不完全之外其他导致参与人数少的原因?EX：活动时间点、陌生感…etc，留 与期末大会讨论。 4.这次因为准时抵达的人过少，想要再多等一下而拖延到时间，下次办活动要更注意权衡， 太晚结束可能会对参与者造成不便。 5.活动开始前预先连接好，试操作确定顺利。若有动态的活动再先，则注意场地和活动范围 ，避免碰到器材和电线之类。 6.学弟妹大多已会使用P板，但是或许是时下状况而鲜少使用，对校友会板也不熟悉，而开 学几个礼拜板上的资讯也不充足，无法得知是否有学弟妹使用。讯息传达转为用学校信箱 寄信通知。 7.收会费:期末校友大会?下学期?，期末校友大会时提醒，并且宣传有会服这件事情。 贰、返校分享检讨 一、待改善之重点整理 1.理组返校者过少，能否有医科。 2.演讲内容不够系统、具体、实用且相似。 3.使用简报能更清楚，方便做笔记。 4.每位学长姊应介绍自己的系级与学测/指考上的分数，使自由提问时间方便找人。 提问单的问题没有被回答。 5.想知道关於面试、自传、学系介绍、上课内容与方式。 讲话速度过快。 6.演讲内容应针对剩下一百天而非从暑假开始说。 二、解决之道 1.此次返校之资格说明不清楚，不应限定为学测上之同学，因为不论学测或指考的读书方法 皆具有参考价值。再者，没有校友上台大医科，且医科分享之效益不一定较高，故目前不 尝试请其他学校医科同学返校分享。 2.下次每个分享人皆须试报，且内容清楚分成两方面：读书方法与心态调整。 3.当初是担心投影幕效果不彰，既然有要求，则讲者可做简单的条列式简报。 4.每个讲者皆须介绍毕业班级、系级、分数，活动第二部分一开始会请所有人自我介绍一遍 。 5.学校迟交提问单，校友会来不及找人回答问题，下次若有班级无法回收则应依期限缴回， 校友会回答问题的方法实际执行有困难，但若时间充裕，可让无法返校分享者以书面方式 认领问题。 6.可安排一人专讲面试与自传等申请入学方面。 7.因为每位讲者的时间被压缩成十分钟，故大家显得仓促，又声音传到演艺厅後面会模糊， 可能解决方法是延长演讲时间或减少内容并慢慢讲，但演讲长度与内容之间的平衡须依分 享内容而定。 8.演讲内容应为「学测冲刺期间怎麽做？」，此部分会透过试报制度实践。 三、负责人的检讨：针对以上须检讨外再提出其他问题。 1.上学期的返校分享在招募分享人的方面有极大的困难，原因是时间紧迫，从开学只有5周 的筹备期间，又连络困难，使得试报制度与问题集之回应不确实，下一届应该怎麽处理? 还是将此次分享往前挪到高二升高三的暑假，针对学测准备的部分，然後第二次分享为学 测完针对科系实际状况、申请准备以及指考冲刺?下次会连同迎新及返校准备期往前挪至 暑假，因此会有足够时间，又可能会再增加一次返校分享。 2.关於活动第二部分的活动时间，遇到以下困难：一没向学长姐问问题的同学从後门自行离 开；二学长姊应有牌子明显标示为什麽科系，可向学校借班排；初想不问问题的同学可利 用时间写回馈单，但是回馈单之回收率极低，不过如果分享内容再改善可能回馈单回收率 会提高，又学校应自行管理是否要实施点名以防同学离开。 3.有一位分享人到当天才透过他同学跟我说他不来，负责人应在活动前一周打电话确认。 返校人多多益善，希望能事先跟负责人报备，方便做名牌，将系级印在A4上并黏到班排上 。 4.关於分享内容是否应该依主题划分，一人讲一个主题还是一人讲两个部分，或是分类组讲 ，这部分可再请问学弟妹之意见。 参、政附周检讨 一、问题现象 1.筹备过程没有预先定出日程表，像是开会和验收的日期与次数，导致两次开会内容大同小 异，没有严谨的验收时间而各项目准备和教学时间不足。 2.活动负责人和总召到底是谁，欧亭村和朱竑宇的定位不明。 3.没有事先估算清楚活动预算。 4.活动筹备过程皆是干部们和项目负责人们各自独立规划和准备，没有想到让学弟妹或是学 长姐参与，导致负责人又忙又累，但是之外的成员却又参与度不足，只有参与最後的摆摊 人力，也对活动流程事务不熟悉。 5.没有商品制作及教学，而活动细部流程和教学文件比预计的时间晚整理出来，寄送给所有 人的时间很紧迫，导致大家对活动事务不熟悉，还要提醒隔天的人力到场。EX刘司捷一直 要跑来生火。 6.没有规划好每日的场务、点收收入的人，学弟妹对活动流程不熟悉，每天的开始和结束都 要跑去看。 7.每日器材收纳位置没有规划好，二活→小福暂放 有人反应排班表可以平衡一下安排的次数，因为认为当初填的「可以的时间」不一定全都 拿来政附周用。 8.商品选择：巧克力热水保温麻烦，天候影响大、饼乾价格高，一直降价卖、棉花糖生火困 难、瓶中信行销不佳，後续递送工作没有连络好。 9.天气捉弄人。 10.成本颇高?收入不如预期。 11.对维系政附成员的感情效果?庆功宴选填不如预期。 12.宣传方面做了很多努力EX作影片、印海报、桌宣、FB活动，可是活动结果没有感觉到宣传 的影响力。 二、检讨和改善方法 1.下次要再第一次开会决定总召、抓出筹备日程表。把学弟妹收入活动部中，在决定分项目 准备的同时就把人力分好组别，然後让各组人负责不同项目，如此可避免负责人单打独斗 的规划和准备，也能让更多人可以熟悉活动的事务和流程，至少会对自己参与的项目熟悉 EX知道制作方法。 2.最好还是有总筹，清点道具器材，验收制作方法，跑每日流程等。尝试先分配好商品和宣 传的各项活动预算。 3.安排出每日场务，负责提醒每日的摆摊人员，当天的流程监督和状况处理。 二活和大一女太远、小福是临时找场地，下次先找找看有没有人是邻近的系馆可以每天暂 放器材。 4.排班表可以考虑平衡一下每个人的安排次数，如果有时後人手够多的话可以不必全部人都 排。 5.商品选择：不用电、器材准备不繁复、食物或许可考虑咸食，若能有政附特色更好的选项 成本和收入，目前无法讨论。 6.如果让成员接触更多筹备的过程或许可以更增尽情感连系。 7.考虑各种宣传方式对大众(比如以自己为客群将心比心)造成的影响力，宣传不会直接影响 买气，只会帮助活动的曝光度，因此选择最能广为曝光的宣传方式。 现场工作人员要主动拉客。桌宣不能用黏的会被拔掉，最好是可移动的，例如:宝特瓶。 肆、会务 (待会长增补) 一、 校友通讯资料收集状况，第四届的通讯录中手机仍有补齐，之後的通讯录内容以系 级、学号、手机、脸书帐号为要。 二、 资讯传递方式：学校信箱e-mail为主、P版亦会张贴讯息、FB社团 三、 家族家长制度暂时冷冻。 四、 午聚再询问学弟妹。 五、 干部体制&招人入部：除了会长、副会长(秘书)、财务之外，全部人皆纳入活动部 内，每次筹办活动由活动部中推选负责人，从中招集人力参与活动。要在期末大会上徵出 下学期返校分享、杜鹃花节、椰林匹克之负责人 六、 下学期规划：三月返校分享、三月杜鹃花节、五月椰林匹克、六月期末大会&交接 &(送旧) 七、 期末大会暨庆功宴时间地点：12/17下午三点半二活社办915，已经大会内容寄出， 五点半99神锅庆功宴 --

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