活动手册大纲 PICOP　五阶段 Planning 计划 Implementation 筹备 Cooperating 整合 Operation 运作 Post-Operation 善後 以下都是经验，都是方法，一个建议，希望大家能以自己有创造力的方式用自己 的风格来办出有当代特色的活动　: ) Be Prepared 版权所有　翻印必究 家甫　[email protected] 文件 Planning (计划) 活动企划书 各组工作内容 分组志愿表 分组名单 筹备流程表 Implementation (筹备) 筹备资料夹 各组文件 对外联络表 组内人员与工作状况单 活动教案 预算单 器材单 Cooperating (整合) 非文件的概念性前筹备事宜 总干事确定前 (very long) 活动型态确定 活动目的确定 活动时间预定 活动地点预定 总干事确定後 (一周) 时间确定 地点确定 分组确定 筹备流程确定 共识会 学员手册 各次会议会议资料 筹备以及小组会议记录 筹备人力资源分配总表 新闻稿 Operation (运作) 活动人力资源分配表 工作人员手册 工作人员训练 Post-Implementation (善後) 活动意见书 结算单 活动档案 详细文件说明 活动企划书 (初期对内版) 活动名称 这个通常是暂定，为了让大家一看就能够充分了解这个活 动是在做什麽的，因此一开始暂定的名称都会很简单明 了，等到未来真正要开始对外宣传的时候可以集思广益， 再来想一个比较让人有新奇感，引人注意的名称。 活动宗旨目的 这是最重要的，我们做这件事总要知道为什麽吧，如果是 举办一个比较新的型态的活动就更重要了，这必须是一个 能够说服所有工作人员愿意来为这个活动打拼的一个目 的，也就是说是这个活动的愿景。问自己，你希望藉由这 个活动达到什麽，参考的思考方向可以从各式各样的人来 思考，小骨头老骨头参加者团外伙伴校内校外社会人士小 狼，大家能够从这个活动学到什麽，或是会度过什麽样的 一段时光，为什麽值得我们花下这些时间一起来做这件事 呢? 活动地点 完成确定这件事情可以说是总干事责无旁贷所要做的最 重要的一件事，总干事所要做的最实际最要紧的一件事， 就是把场地确定，有了良好，适合我们的活动型态的活动 场地，这活动就已经成功了一半。 活动时间 要决定场地，就必须要把活动时间敲定下来，场地和时间 原则上是活动一决定要办就应该要连带把这件事先确定 下来，才能够不耽搁到其他事情，没有确定绝对会造成非 常非常非常非常非常多的麻烦──要快确定。 参加对象 你试办给谁的总要说吧，活动内容都是要跟着这些人的需 要，他们的目的打转的。 参加名额 多少人参加这个活动ㄌㄟ?　办给二十个人跟两百个人差 很多喔 工作分组方案 那工作人员呢? 工作人员要以什麽样的方式来作分组，通 常应该都会采用大家比较习惯，已经行之久远的一个分组 方式，因为很多工作的区隔都已经有了惯例和共识，但是 详细责任的区隔还是不可或缺的。 〔增〕工作分配方案方式 活动初步架构 通常我们可以以一个大略的活动流程来看出这个架构，总 干事可以先把大略他心目中的一个活动流程提出来给大 家来做参考，虽然这只是一个人的意见，但是藉由提出这 样的一个架构让大家对这活动进行方式将会有一个共 识，而大家在讨论的时候可以比较针对活动进行的型态以 及内容来作讨论，不用对时间和流程的细节来除错。 活动预算及来源 你钱要花多少，钱从哪里来，这要说清楚，这对於办个 活动有多少资源有很大的关系，通常钱可能有几种来源， 团部支出，活动报名费，学校，总会其他机构补助，公司 赞助。 大家应该注意到这份企划书上面所述的东西都是概念性的东西，什麽是概念性的 东西呢，就是看了能够给别人一个景象，一个大略的活动外貌，让每个人看了这 份企划书之後，对於这个活动的看法以及概念都能够渐渐与写这份企划书的总干 事有了焦急有了共识，在大家都看了都讨论过都同意了这份企划书後，一个活动 的架构就出来了，一个大家都同意都愿意为了这个目标一起去努力的活动的雏形 就诞生了。 (对外版)增加内容 (也就是公司版，拉赞助版) (精装版，传真版，电脑版) 企划书应该要准备以上几种版本以供不同的单位的方便来使用，而 且都应该尽量做的精美让人赏心悦目，那些大公司的老板都是很忙的， 企划书都是随便看一两眼，因此我们知道这样的企划书外表就变得格外 重要，将会占了对这个活动的绝大部分印象。 〔增〕拉赞助方式 发起，主办，协办，承办，赞助，指导单位 如果有着复杂的补助的时候这几个单位的排列就很有趣了，一般来 说我们都会希望还是把自己放在主办单位，这对於士气和大家的参予感 有很大的关系，非不得已还是不要把自己放在承办单位，而另外发起， 协办，赞助单位或任至自己要芳名什麽顾问，协助还是救济单位那就靠 自己的想像力了。总而言之就是可以利用这些名称来把许许多多的经费 以及资源来源单位排进去，并且给他们一个清楚的定位。很大活动的话 学校会喜欢当指导单位，给钱的通常是赞助单位，给很多的就可能是协 办单位，其他总会组织之类的可能给他们发起单位之类的。 有趣的经费预算 有一点写企划书的常识的人都知道给外面看的企划书的经费预算 部分都会必须是特别写的一份，也就是会比较"夸张"一点点，因为这是 一份对外，是为了要请他们来赞助的一份企划书，当然要把我们的经济 写的特别拮据一些，会让我们处於一个比较有利的申请赞助地位。听说 像是有些专门玩商管方面的社团都会把预算超支非常多倍，我是认为我 们本着童军精神应该不要这麽恶质的灌水，但是我们还是可以高估一下 我们的经费预算到两倍甚至三倍，我想都是在一般阅读企划书的主管所 预期的范围之内。不过另外注意的一点是给童军伙伴的企划书就真的不 要太灌水了，像是如果总会要给我们全额补助我们还跟他们坑钱就太不 应该了。 宣传方式 厂商愿意赞助我们的活动通常是因为能够透过我们的活动来进行 公司的宣传，台大原则上不允许公司商业性的广告，因此靠着这样赞助 活动的方式来让广告进驻校园就是一个很好的方式，所以我们要认知到 这点，在企划书上就应该把我们这个活动，活动喔，活动的宣传方式说 清楚，让它们知道什麽地方是他们可以"搭便车"来宣传的地方。举凡旗 帜，海报，桌卡，传单，报名表，参加手册，活动刊物，活动网页都是 可以放些公司广告来赚钱的地方。 合作方案 而要搭便车就是要赞助我们活动啦，所以说我们最好要放进来一个 把明确的合作方案写清楚的部分，也就是告诉厂商，要有什麽样的宣 传，就要赞助我们多少钱，给多少钱能够有哪些的宣传服务，而也可以 推出诸多配套套餐，像是赞助我们旗子制作费就可以放上专属区域，或 是多少钱以上可以所有的宣传品都印上，成为专属赞助单位。方式很 多，靠大家来推出吸引人的配套措施ㄌㄡ。 联络方式 就常常听说这样的情形，一个公司看了企划书之後觉得，噢，这活 动很棒，我要赞助他，结果发现传真过来的这份企划书没有联络方式， 结果合作就因此作罢。这会是多麽吐血的一件事压，所以请务必写出所 有方便，很容易连络到相关人员的方式，手机电话e-mail，并且资料包 括公关负责人，总干事以及群长，甚至可以多写清楚一些哪类的事务跟 谁联络，这样也会让人感到我们是很有组织很有规划的。 (对学校版)增加内容 请学校支援事项 可能会向学校请求支援的有 租借开会教室(可以用公文一次借齐)，场地，营火会知校警队，请 学校长官开幕，或是一些其他想到可能会需要学校帮忙的地方，都 可以在公文里面先标示清楚。 场地租借一览表 这个是要再强调一遍我们从筹备到活动所需要用到的所有场地，可 以一次在这边清楚的标示并且登记借到，也让之後不会有任何的不清 楚。 场地使用分布图 这个，学校很奇怪都会跟我们要，都已经是他们的学校了，还不清 楚吗，真是的，不过因为以前公文往往都有，他们就会叫我们画一份， 所以各位伙伴来发挥一下估测以及绘图的功力吧。 人员以及场地的安全措施 这个不但是要给学校看的，更是我们自己活动要非常注意的，这个 项目在台湾大专社团中大概算是最被轻忽且最重要的一项，活动不管办 的怎麽样，安全是最重要的，这个在後面会有详细的讨论，而在这份公 文中也希望能够让学校了解我们做了多少安全措施，也是一种表现出我 们罗浮群活动优於其他社团的一个重要地方。 工作人员联络名单 这个……真的是充页数用的，粉好用，一加进去就变成厚厚一叠 了，别忘了要拿通讯录电脑稿来剪贴，呵呵，厚厚的企划书给学校是会 让人感觉很有份量的。 恐怖的经费预算 嘿嘿嘿嘿嘿嘿，跟前一版一样就不赘述了，只是通常会更恐怖一点点。 筹备流程表 大概我们会再哪些时段作哪些事情，尤其像是搭工程搭营火之类的 要说清楚，像是筹备会议之类的也是可以加进来讲清楚。 (参考) 各组第一次开会流程 自我介绍，通讯方式，个人行事历，专长兴趣 选组长 讨论本小组任务 决定合作方式 固定开会日期，时间，地点 未来开会流程 合作规则 例　落後要如何处理　人力不足处理　组内纪律 初步工作分配 任务叙述 所需完成工作叙述 负责人分配 完成日期 散会 各组工作内容 各组名称 各组工作叙述 各组预定人数 各组各阶段工作详细描述 各组合作内容 分组志愿表 分组名单 就列出来就好啦~记得标明组长是谁。 筹备资料夹 筹备资料夹应该是一个对於活动筹备非常重要的一个东西，也可以说是这个 活动的主轴，我们应该把所有目前活动所产生的文件作一个集中管理，放在这样 的文件夹中，并且放在团部，随时供工作人员在筹备期间来做参考，像是一些筹 备会议没办法到的伙伴，或是老骨头，甚至是有兴趣的小骨头，都可以在阅读这 个资料夹之後迅速的对这次筹备的情况有一定程度的了解，也可以让各组能够了 解其他组现在是在做什麽。 资料包括以下资料的影印本及各次文件版本。画底线的比较重要常阅读的 Planning 活动企划书各个版本 各组工作内容 分组志愿表 分组名单 筹备流程表 Implementation 各组职务，工作分配，开会时间表以及进度报告 各个活动教案 新闻稿 各组预算单 各组器材单 各次会议会议资料 筹备以及小组会议记录 Cooperating 筹备人力资源分配总表 工作人员训练计划 Operation 活动人力资源分配表 Post-Implementation 活动意见书 结算单 筹备流程表　*goal setting* 各筹备会议各组进度 这个大家应该很熟悉，也就是我们之前所常常见到的在筹备会议上 的那个东西，要让各组大家知道各次筹备会议前，各组要做完哪些事 情。在安排筹备进度需要注意到的有像是期中期末考时间，团部其他活 动状态，伙伴们可能有的其他活动以及伙伴们的目前的动力以及心理状 态。 筹备期间各项活动事件行事历 这个很重要，可以让大家看着这张行事历，了解到这个活动以及各 项其他事件所会发生的时间，才不会让各个会议活动撞期，另外也有 着　"看着活动期限一天天逼近"　让大家紧张一下动起来的作用。 各项工作时间及人力相关图 安排筹备流程最需要注意到的一件事就是事情发生的前後顺序，所 以我们必须要把一些比较特殊有先後顺序的事情抓出来先做安排，像是 活动名称，地点和时间出来才能够发邀请函，器材单开出来才能够准备 各组需要器材，教案写出来才能验教案，竹子长出来才能搭工程等。必 须先把这些事情以及一些必须在特定时间完成的事项，排序放入各次进 度中，再来依我们每个时段工作的忙碌程度以及大家的负荷来把一些比 较没有时间限制的事项排入筹备流程中。 要做到这点我们可以用像是甘特图之类的一些工具，把我们的筹备 情形图像画，相信会对大家对於筹备流程的了解有很大的帮助 各组对内对外联络表以及进度报告 组员名单通讯录 给一些最新最update的联络方式吧，哪几天哪些时候要怎麽要找 到你呢，不要只是写了个你家屏东的电话就算了事了喔，写下这个联络 方式就要让想找你的人不到五分钟就找的到你，否则他就会知道暂时不 可能找到你，以及什麽时候才能如何找到你。 组员各人行事历 大家哪几天有什麽事，请写在各组的行事历上吧，这样来作大家的 交集会比较方便喔，没写下那天有事，大家就尽管把它当作没事，找来 作事就没错了，所以哪几天快要考试要念书，也标明一下吧。会让大家 都方便许多。 组内职位说明 组内工作在活动筹备时常常会被遗忘掉，所以要在这边留下证据。 除此之外，也是让其他组的或是相关人员知道这组的钱啊，器材啊要找 谁。组内负责职务的人各斯其职，对於分担组长工作有很大的帮助，有 关组的工作以及运作，不要把所有的工作都交给组长，分工下去做好组 内工作是很重要的 组内各项工作分配 每次开会完一定是把工作分配下去，把哪项工作分给谁详细的写出 来，看起来好像多此一举，可是根据经验，人的记性常常远低於我们所 预测，把谁做什麽写清楚，会省去很多的脑力以及争执。 对外联络表 像是公关组，文书组，器材组，甚至活动组干事组都会有相当程度 的跟外面有所联系，通常最常发生的就是买东西到处去比价，到处去探 勘活动场地，或是去各公司拉赞助，还有很多可能会要跟外部联络的， 因为对外接触的点可能只有一个组甚至只有一两个负责的人，很可能会 造成其他工作人员对这样状况的完全不了解，也会造成对外态度的不一 致或是资源的浪费，所以各组再跟外部有任何联络的时候应该都纪录在 一张对外联络表上，上面标明联络人，联络日期，联络对象，联络内容 简介，所估价格，等等会需要的资料，放在筹备资料夹中就可以供各组 参考。 各次会议会议资料 开会的时候看的资料。 在过去常常出现的一个现象就是会议资料好像是活动筹备唯一个文 件，所以就造成像是在训考营上许多人随身拿着一份会议资料在那边参考， 碰到一个活动，要找教案还得看看是在三筹会议资料里面还是行前会会议资 料里面。会议资料所要达到的目的就应该是给大家开会的时候参考的，然後 必要时也在上面作一些笔记回去整理，但并不是一个万用的资料。应该用有 各种所需要的功能的文件来达到各个目的。 会议资料通常可以放进去的东西有 会议名称，地点，时间几点到几点，应出席和列席人员 本次开会会议流程 筹备进度报告 活动总流程 前次会议记录 并且可以趁开筹备会议的时候给大家一些大家需要看到的筹备文件。 开会会用到的活动教案 筹备以及活动人力资源分配表 各次会议会议记录 就是会议记录嘛　这是原始资料　需要整合 可视个人纪录方式，再加以整理 其中需要注意最好标明的资料有像是开会从几点到几点，出席以及缺 席，没错，就是缺席，有警惕作用。 活动教案 活动教案是做什麽的，其实很明确，就是要让看这个教案的人，知道目前所设计 的活动会是什麽样子，而看教案的人有可能是工作人员，以及教案设计者本身用 来作沙盘推演以及改进。这里的教案则包括了小活动的教案以及把各个小活动整 合起来的教案，原则上建议每天能够把所有活动整合起来作为一个当天活动的教 案，以检视当天活动的完整性和互相配合的程度。 名称，负责人，日期，时间，地点，人员，器材，服装 上面所述是一个教案最基本的叙述，把一些基本的要求列出来，所 以都尽量要求完整但是简洁明确一目了然。 目的 这是一个最先需要知道也可以说是最重要的项目，唯有知道为什麽 我们才知道要有什麽样的内容来配合他。但是很有趣的活动的目的常常 都很隐藏，都很隐约，就算是大家都知道这个活动对於整个活动很重 要，可是仔细想起，却还是不知道他的目的在哪里，好像就是反正就是 要有就对了。在我们面对这个项目时，让我们好好想想这个活动的目 的，要达到这个目的我们有什麽其他的方式可以达成呢，我们是否能够 突破之前大家所订出的传统，而创造出更能够达成这个目的而更新的活 动呢，而这样的一个活动以及安排是否真的就能够达到我们所要的目的 呢，甚至这个目的真的很重要吗，真的需要达成吗，这些比较根本的比 较基本的，都是要在活动开始筹备去计划之前所需要认真想清楚的。 时间流程 时间始末，负责人及单位，活动型态及内容 时间流程是一个最容易让大家对活动内容有足够的了解的一种方 式，也是一种最常用的方式。教案中活动流程需要标明的有，活动各子 项目的时间，以及负责人和负责单位，以及活动的型态和内容。对於内 容通常可以分成三种，一种是发包式，像是请讲师来上课，由教案执行 者独立负责，第二种是工作人员都非常熟悉的活动方式，或是在活动中 重复多次的活动，则可以写个项目大家就知道要做什麽，第三种则是比 较新的特殊的型态的活动，是大家所需要注意并且去在跑教案的时候详 细去注意的。 场地规划动与静 另一个很好而常常被忽略的一个让大家了解这个活动的方式，就是 画出场地规划图，也就是让大家来了解这次活动的场地规划，如此我们 对於一个活动象面的了解就更加的完整。通常我们可以用图形来标明各 项场地布置的位置，以及如何来布置他，还有他们的用途。而最重要的， 就是动线的安排，在前一项的各项时间流程中我们是如何安排所有人员 以及器材的位置，而我们要如何再下一项时间流程时把所有的人员以及 器材移动到下一个位置去，都是在这个场地规划所需要安排并且标明 的。 有了以上的资料我们就可以在脑中想像出一个情景──也就是在这个场地 规划图画出的场地中，依照了这些时间流程开始了我们一项一项的活动，而 这也就是我们通常所谓的跑教案，跑教案有两种方式，一种在大家各自在心 中推演并且讨论，另一种是实际的在真实或是代替的场地上来模拟我们所要 进行的活动一次，原则上比较大的活动我们都会希望有一次实地的真实模 拟，以求各个细节的顺畅以及让大家在实际进行时能够更进入状况，像是大 家很可能参加过的国庆什麽晚会的呀之类的。以下也顺便列出一些我们在写 好了我们的流程後所需要注意的事项，可以作为写教案後标明，以及跑流程 时作为参考。 雨天备案 这，传说中最常问，也最会出现一阵沉思……"啊ㄟ…" 然後教案 负责人只好说 "那不如就赌一把了" 的问题，这是一项对於所有在活动 中会碰到任何一点点没有头上遮蔽物的时候需要考虑并且写进去的一 个项目，因为活动这麽大，人这麽多，总是会有几个人是雨天宝宝，所 以把雨天备案写清楚是必须的。不过不必花太多太多时间在雨天备案 上，当你发现你的雨天备案比正式的教案还好的时候，那就要好好检讨 了考虑换活动了。 学员准备 有许多活动是需要参加的学员要做出许多的准备工作的，当然啦， 准备工作也可以分做两种，一种是物质上的，一种是精神上的。 所谓物质上的就是说，这个活动中学员必须从家中带些什麽，像是菜刀 一把米两袋，团歌本或是行前作业之类的。或是必须在活动中准备 or做出 什麽成品，像是训考营中的STA，或是其他像营地建设的东西。 而精神上的准备就像是把哪些歌曲先学会，或是要先熟练或预习哪些技 能。把这些标明，也能够让我们在活动前能对这些项目作检查，并且考 虑在这项活动前学员把这些项目准备好的可能性以及能力，而作出延後 啊，或是加进去一些时间或是教学来增进学员准备的程度。 灯光音响 又是一个容易忽略但是对於活动给人的感觉有决定性影响的一个 项目，悠美的灯光和一些配合气氛的音乐就像是美味佳肴中的调味料一 般，对於参加者对於活动的投入以及感受度有直接的影响。比如说在教 室办活动用那呆版而死气沉沉的日光灯就比不上大家抬来几展婚黄的 台灯，若加上一些浪漫的音乐，噢，想必又是一个难忘的活动~~ 民生问题 什麽是民生问题? 不就是食衣住行，这几项是最基本所需要解决 的，肚子饿了又累了想睡觉天气又冷的抖个不停 (咦…训考营?!)，再好 的活动也享受不了嘛! 当然啦，有些时候是例外的，为了造成一些特殊 并且印象深刻的效果我们是会去特意造成可能出现的民生问题的，但是 绝对不能是不小心造成了在意料之外的民生问题。 所以食物要如何补给，什麽时候怎麽吃。衣服要告诉他们要准备多 少，要不要换洗衣物。住是要住在帐棚还是教室还是礼堂，够不够睡。 距离较远的地点和地点之间的交通方式以及所需时间，都是必须要考虑 到并且标明的问题。 以下开始介绍到活动与活动之间配合的问题，也就是活动与活动之间，排与 不排，排前排後的问题。在这边我先补充一下一些活动的安排方式，一种称 为开放式活动安排，另一种称为封闭式活动安排。 开放式的活动有别一般营队的安排，他是开放让参加的人选择他要什麽样的 活动，有点像是个园游会，但是没有那麽走马看花，他们可以自由的到各个 点各个站去学习去玩去得到他们所希望得到的，然後我们只需要约定我们活 动开放的时间由几点到几点，有点像是训考营的考验时间。这样的安排优点 是弹性非常大，学员也非常自由，能够选择自己喜欢的活动，非常能够真正 得到他们所想要学的。但是缺点是所需要的人手比封闭式的要来的多了许 多，并且如果学员没有非常积极的话，活动也可能比较比较松散，甚至造成 学员自己就玩起来或做自己的事，错过了许多利用诸多资源的机会。 封闭式的活动就是一般那种排了紧凑的活动流程，一个节目一个节目上，或 是分成小队小组分站教学的线性的，没有选择的活动安排，优缺点就跟上面 介绍的差不多相反。 另外我们也可以采取许多比较折衷的方案，结合开放式的活动以及封闭式的 活动，像是填选课单选自己要学的，然後以比较封闭式的方式来进行，都是 可以结合两种方式的优点的安排。 团体气氛变化 一般来说我们在排活动时必须注意到的就是在活动各个时期一个 团体他们内部的气氛的变化，通常有两种型态来讨论。 一种是就短时间来说，像是一个营火晚会我们所要注意的热力曲 线，其他活动也可以参考这样的一个团体气氛变化模式来做参考，以排 进各个适合的项目。有关热力曲线大家应该都蛮熟悉在此就不详加描 述，反正就是要注意解冻期，气氛营造期，热烈期，以及沉淀期各个时 期的气氛和活动的配合就是了。 另一种则是长期的气氛变化，这里通常是指营队的长期气氛变化， 小型活动大家到最後都还是不太认识的比较不需要考虑这点。一个营队 中通常为了大家能够有一个小团体，能认识人，都会分小队，小组或是 其他的小团体，而在这个小团体中的微妙变化是我们所要注意，并且安 排适合当时小队状况的活动。一般来说一个团体的生命周期有几个步 骤，形成期，冲突期，组织期，合作期和解散期。其实在一个营队中就 是一个最好的一个看到几乎是完整的一个小团体的生命周期。 通常一个大家不是很熟的营队在第一天早上或是行前会的时候，我 们会度过形成期，也就是大家进入这个团体，却还没有认同感，只是单 纯在这个团体中，在这个期间我们所需要的活动是能够让大家认识对方 的活动，增加队员以及队员间彼此的接触以及认识，但是不要有过多的 接触到几个不太认识的人都搞的很尴尬的程度。 接下来是冲突期，通常是营队的前一天甚至二天大家已经开始认识 这个小队，但是彼此的认同感还不够，甚至不够愿意接受小队的规范， 一个小队的核心和领导也还没建立，因此这时我们需要一些给小队小团 体的压力，逼着让他们去合作，像是搭营地建设，小队间的游戏，或是 被联队长骂，都是适合的活动。 若是经过了冲突期就进入了一两天的形成期，大家经由冲突和初步 的合作，开始会发现各个队员的好，像是 "喔，你的绳节真强"，还是 " 你真是会耍宝" ，这样的话就常常会出现，所以发现各个队员的优点和 负责的事情就变成形成期常有的工作，所以让大家能够发挥自己的长处 的活动是很能让小队中的人各展所长的。 当大家都各斯其职时，就是一个良好的合作期的开始，这时候已经 是一个士气高昂能够接受各种挑战的小队，所以大型的活动像是拓荒旅 行啊，营火节目表演，高度合作的夜间活动或是搭大型工程，这样一些 需要高度团体合作的活动就适合在这样的营队後段，利用已形成的团 队，并且增加一些难忘的合作经验以及回忆。 当营队接近尾声时很难免的必须进入解散期，毕竟活动後一个这样 的小团体要聚在一起也是不容易的，因此我们需要让大家有以後联络方 式的活动，和认识一些营队之外的他是个什麽样的人都是增加营队後大 家联络机会的方式，好好让小队有个成果展或是颁奖，都是会给小队一 段美好的回忆的方式唷。 体力精神 这其实也是民生问题的一种，不过它主要的因素就是在活动与活动 之间的关系，有没有在太短的时间内安排太多耗费许多体力的活动，就 算是想要让学员操一点的时候，但是也必须有限度，并且特别要注意安 全和危急状况的处理。 时间是否能控制 在活动的流程一个堪称最常碰到的问题就是流程延误了，delay 了，这时候我们就会看到一堆工作人员跑来跑去紧急补救，讨论者到底 要把谁呢节目卡掉，把哪个活动缩短，要不然就是流程进行太快了，下 一个步骤还没有准备好，结果就跑出了一两个白烂跑上台使出他们的救 命三招，死命的想要把时间拖久一点，这些虽然都非常能够训练工作人 员对於紧急状况的处理能力，不过我们相信应该有更优雅的方式来处理 这样的问题。所以应该知道，其实活动一般都有时间是否能够控制的分 别，有些活动像是计时游戏还是球类竞赛，或是讲师上台讲课，我想应 该比较不会有什麽延误或是提早结束。但是像是一些早上报到集合，或 是拓荒旅行，还是外团表演节目，都是非常容易延误到下一个流程的活 动，因此在他们後面所安排的应该尽量要是有时间弹性的，准备时间短 的，甚至是可有可无的。而时间很不固定有时候常有时候短的像是要配 合营火燃烧时，尤其是外团表演的时候，最需要的就是一些准备好的垫 档节目或是活动，不用花太多时间准备但是一定要有，并且有着一个砍 节目的顺序，使主控能够当机立断的决定什麽节目不要了直接进行什麽 节目，而工作人员也能够很快的进入状况。这样的弹性反映能力在营火 中的控制流程更显重要。 同质性 主要要注意的就是动静的交替，活动和节目都是一样的，一直进行 的都是静态的会很容易让人睡着，经验中充满了血的事实，而完全是动 态的也是会让人操劳死的，所以通常来说动静交替，像是室内教课前来 一段小团康或是歌唱让大家来醒一醒集中注意力是非常好的一种方 式。其实除了动静的交替以外的，就稍微注意一下就好了，应该比较容 易避免，只要不要说早上玩丢汽球，中午玩采汽球，下午玩射汽球然後 晚上玩捏汽球，睡觉前再来个吹气球大赛，这样不但以後学员看到气球 就想要吐，而且也会觉得办的人了无新意，只会这几招。 人员工作分配 关於这个重要的项目在这边建议把他独立出来作为一个完整的，统 合性的人力资源分配表，就能够跨活动一目了然，在後面我们有详细的 说明。 安全问题 这个放在最後，是希望大家能够有着最深的印象，我们知道一整篇 东西的最前面和最後面是会让人有最深的印象的，因此我把目的放在最 前面，安全问题放在最後面，希望大家能够随时想到这两个最重要的项 目。这里我分两个方面来探讨，一个是整个营队所需要注意的安全问 题，另一个是各项活动所需要注意的安全问题。 工作人员手册 工作人员手册的目的很明确，就是要提醒工作人员要做些什麽事，以及要遵 守哪些规定，算是一个工作人员需要注意的事情的备忘手册。在活动中工作人员 照理说要带的就只有工作人员手册，不会说像我们常常会看到大家带着每一次开 会的会议记录，所以说有一个方便参考的工作人员手册会队在活动进行时有很大 的帮助。 活动以及工作目的 再一次的提醒我们是工作人员，而我们这次来这里的目的是什麽。 工作人员随时要谨记在心的就是──我们是工作人员，是来这边为所有 参加的人来服务的，必须将这次活动所有的参加人员摆在第一位。 工作人员守则以及规定 包括服装，离开，作息，休息，器材，私人物品 以上的项目最好都有详细的规定，每天要穿什麽样的服装，活动期 间离开的规定和办理的程序，对於工作人员生活起居作息也必须要有规 定，不然可能夜夜笙歌使得平日活动品质降低，各项器材如果需要要跟 谁来申请，怎麽申请，甚至哪些时候哪些器材是已经被预定下来的，还 有有关私人物品的规定，要带和不能带哪些，自己的东西要放哪里有个 统一的规定才不会影响到大家的生活。还有任何其他有关工作人员的规 定都应该清楚的写下来。 给予许多的工作人员规定其实并不是对工作人员的不信任或者是不尊 重，而是在一个讲求效率的一个团体生活的日子中，是需要一些比较清楚的 规定让大家有个共同遵守的原则，将一些会不自觉影响到他人甚至活动进行 的行为降到最低，也能够在出问题之後减少纷争。 而常常讨论到不遵守工作人员的规定是否应该有惩罚，这点应该是相当 的见仁见智了，因为有了惩罚就会有人考虑要不要接受这惩罚的代价来作这 件事，他会觉得好像没有错而心安理得，而没有惩罚单纯靠大家的荣誉有时 候会让规定一步一步慢慢的被瓦解，所以有关违反工作人员守则是否应该要 惩罚，以及如何惩罚，就靠大家在筹备期间来达成协议啦。 活动流程　(填入自己各个时候做什麽) 每个人手上都需要一份。 学员名单和工作人员名单 很有用的，毋须多说。活动进行常常要参考到的。 各大活动事项突发状况──负责人 突发状况处理方式 工作人员训练计划 在做工作人员训练的时候每个人一份的。因为这个是之前比较少有的一 个项目，所以在这边附上一份参考的简略的工作人员训练计划，仅示范一个 训练计划所代表的涵义。 而训练的方法是最好能够找一整天大家一起为这个活动做训练，并且牌 出一个大略的流程告诉大家今天有哪些训练要完成。原则上当天要来当工作 人员的一律得参加，否则丧失当天当工作人员的资格，这是一个确保活动品 质的好方法，如果担心太多人会无法参加训练可以择期补课。另外可以考虑 的方式是采用在筹备会议的时候来同时进行训练。但是当天要以工作人员的 身分出现在参加者的面前的人，我们都希望它能够有对活动以及自己负责工 作一定程度的了解以及熟悉。 但是工作人员的训练和筹备混在一起有个很大的缺点，开过很长的筹备 会的人都会知道其实很多人很难在整个会议期间都保持着很高的注意力，然 後把每一组上台报告的内容都详细的记下来，然後从开会讨论的结果中就能 够清楚的知道当天的谁在哪做什麽，这样虽然是可行的，但是他是个理想的 情形，实际上应该会有相当多人是无法做到的，所以跟会议独立出来的一个 训练，是有他非常大的好处的，所以即使是没有时间来特别放一天，也建议 要有半天，甚至早点开完会，给个几个小时来做工作人员训练，我想都会是 很直得的。 训练目的 在这边我对工作人员训练的定义相当的广泛，其实只要是除了活动内容 筹备以外，所有让工作人员对真正活动进行时有更多准备的训练都包括 在内 通常会包括一些元素像是 对於这次活动的共识 对活动流程的认识 对活动场地的认识 对器材位置及使用办法的认识 对於各自负责流程的演练 (排演教案) ... 训练流程 简单的排一排吧，当天才不会无所适从。也比较不会忘记事情。 项目简介 简单说明这个时段是要做什麽的 突发状况处理 这个项目对於营队型的活动特别重要，尤其是各种的安全问题都是 要在这里面讨论的。而普通的非过夜单纯的活动要讨论的就是比较偏向 於活动的突发状况要如何处理，像是天气因素或是人为因素(像是场地 被占据?)。 在营队上碰上了紧急事件应该要有一个机制能够让全营队的人都知道 发生了什麽事情，像是警铃或是联队长的特殊哨音。因为当有紧急事件的时 候我们不希望营区到处都有学员和工作人员在晃来晃去，一来他们不知道发 生了什麽事情，容易发生危险(ex.火警，洪水暴涨)，二来在紧急的时候我们 会希望有全营队的人力来帮忙。 所以要达到这样有效的危机处理事相当需要准备的，要如何把大家集合 起来，然後针对各种可能发生的危机处理方式来做讨论和准备。在这边举一 些比较可能会碰到的希望大家能考虑清楚，自己也想一两个加上去。 宿营木屋起火 露营河水暴涨 学员夜游在山上失踪或是受伤 露营有人紧急身体不适 地震 台风来袭 参考资料 训练时其他想要大家知道的就放在这吧，比如说希望大家有的心理 准备，或是最好有一些补充大家相关知识的文章报导，或是大家需要的 准备方向，都是很适合放在这的。 笔记栏 别忘了留些空间来写笔记。 案例　工作人员训练计划──团庆营火 训练目的 让工作人员做到以下准备 一　熟练团庆营火当天所该做的事 二 熟悉团庆营火当天场地分布以及动线 三　熟悉团庆营火当天流程 四 实际排演各项节目以及教案 五 了解今天起到活动前需要加强的部分 训练流程 十一月一日　星期六 9:30 集合　(台科大门口) 10:00 各组解释当天该组所需要的配合事项 (文书组纪录制作人力资源分配表) 11:00 活动组解释当天活动流程以及场地动线 11:30 讨论紧急以及特殊状况处理原则以及演练 １　友团伙伴受伤 ２　许多团很晚报到 ３　营火当时突然下大雷雨 …还有很多啦 12:00 午餐　各组内部互相讨论 13:00 演练教案 (闯关游戏) 14:00 演练教案 (营火) … 16:00 工作人员训练检讨 16:30 解散 项目解说 详见各教案，以及活动负责人附的说明书 参考资料 场地分布图，活动流程图，教案 邀请函／DM 这个就是要靠创意啦，这个比较偏向宣传的手法，在後面再说明，不过这里先列 出一些必要的资讯是要放在这里面的 (有些还是可以选择性使用啦) (基本内容) 活动名称，地点，日期，时间，简介 报名方式，截止日期，费用，交通方式，联络方式 报名表 资料够用就好，不要太多。 参加者行前通知 营队式的大型活动可能比较需要这样的东西，并且如果是其他的活动像 是运动会啊，需要的就是领队会议，也是可以按照行前通知的内容来开会。 而行前通知的目的主要在於通知学员已经报名成功，给他们一种安全感，不 会有那种我已经寄出报名表不知道他们有没有收到，也不知道会怎麽处里， 更不知道要不要真的交钱之类的疑虑，所以用像是这种文件来保持跟参加者 之间的沟通顺畅，是给人这是一个筹备良好的活动的信心很重要的一环节。 行前各时段准备事项 告诉参加的人要准备些什麽，打个比方说训考营，最好是能够告诉 他们，一个月前要开始准备基本技能和开始考验，两个礼拜前要教报名 费报名表，一个礼拜前要开始买或借些装备或器材调整生活作息，三天 前要开始削火煤棒做防潮火柴并且烧香拜拜，一天前要想好小队名小队 歌，诸如此类的各时段需要做些什麽样的准备。 报到方式，时间，地点 当然要告诉他们怎麽样来开始这样一个令人期待的营队ㄌㄡ，说清 楚，并且要提醒他们要早点起床不要迟到喔。 报名费缴交方式，交通方式，所需携带器材及物品 一些必要的资讯，可能会跟DM重复。不过该说的还是要说，像 是所需携带器材及物品这项，就是看出功力的好地方了，有经验的和没 经验的列出来可是会差很多喔，最好是多问几个人来请教一下以免有遗 漏，到时候学员都没带，那就麻烦ㄌㄡ。 我们的活动内容，流程简介，各天紧急联络方式 理想的情况在发出这份行前通知的时候，我们的活动内容和流程已 经充分的确定了，所以如果再这个时点，你发现活动流程内容好像还没 有确定，那真的就请你们要好好加油，最好马上赶工开会把内容流程完 全确定下来。 给学员的行前通知所告知有关的活动内容拿捏很重要，说多了会减 少很多活动的神秘感，让大家会有一些预期心理，说少了会让人不够清 楚这个活动是在做什麽，没有人会喜欢参加一个到活动前还不知道所要 参加的到底是在做什麽的活动。所以有关活动的介绍应该着重於概念式 的介绍，让参加的人知道这次活动的目的是什麽，会学到什麽东西，大 略有什麽样的类型活动会举行，需要有什麽样的心理或是器材的准备， 像是舞会或是拓荒旅行，都是可以考虑先说明让学员有所准备的。最好 各天的地点以及联络方式也能写清楚，让家里的人在紧急事件发生的时 候可以联络到学员，这样也能让大家的父母放心。 根据经验及推测的建议事项 任何让学员能够更安全更尽兴的度过活动的方式把它是先说明清 楚，都是工作人员的责任。像是有人说训考营要带蛙镜 (…-_-…) 或是 这次的营地蚊子爆多最好有些防蚊液，或是船赛划完非常有可能会全身 湿透，所以应该要带换洗衣物，甚至说要有在醉月湖里和乌龟游泳的心 理准备，都是最好在不要降低神秘感的情况下说明清楚的。 联络我们的方式 收到的人有疑问或是有其他状况要通知我们，总得留个e-mail行动 电话让它们来联络吧，甚至我们的团网页或是团部地址，都是必须的。 也注意所留地址的人是能够联络到的，不要发生打个几十次都是没人 接，最後发现他已经回南部去了之类的错误。 参加者手册 不要活动第一天才发 序 有个序看起来比较正式嘛。而且可以让学员了解这个活动的缘起， 主旨或是一些有趣的相关故事，是很可以发挥，并且能让学员对这本参 加者手册打起兴趣的一种好方法。 谁啊谁说的话　群长，总干事 致词，让活动的高层主管来发表一下对於这次活动的期望以及在筹 办这个活动背後的理念，是相当不错的，透过如此让参加者对活动筹画 的由来和原因，透过了解，会让它们更能去欣赏这样筹办出来的成果。 活动守则 这个也可以考虑放在活动手册最前面，以表示对活动守则的重视。 所以这几条守则绝对不可以随随便便定一下敷衍了事，是必须根据这些 法则来对学员管理的，当然这些守则主要都是最基本的原则，像是有关 安全，让活动进行顺利以及营队所希望学员有的态度，但是最好不要定 的太细，最好在十条以内，甚至更简洁。并且在活动期间必须从工作人 员开始严格遵守，并且由联队长严格执行。 所需遵守的规则 类似活动守则，不过是一些比较细项的规定，类似工作人员的守则 和规定，不过是一些特别适用於学员的一些规定，像是洗澡时间之类的。 工作人员名单 这是我们的工作团队，这个营队就是靠这些人筹备出来的，让我们 骄傲的把伙伴们的名字写出来吧。 参加者名单 方便大家认识ㄌㄡ，把名字列出来，活动期间用处无穷。 活动流程 在学员手册的活动流程可能就不能跟工作人员手册的一样了，是需 要去多包装一下的，最好不要平铺直叙的告诉大家会进行的是什麽东 西，除非真的都是类似上课不需要保持什麽神秘感，早点知道早点准备 反而更好的活动。所以大部分在活动流程上加一些包装会让人很期待， 更有吸引力喔。 我们所提供的服务 例如，我们会提供伙食，请不要活动期间突然跑出去买便当吃，诸 如此类让它们知道有这样的服务，不必自己多花心思来忙。之前常常就 是会有这样的经验，我们准备了一大堆的服务可是没有人知道，结果全 部自己在那边忙来忙去，很浪费资源的。这项不但应写清楚，最好活动 一开始就讲清楚。 紧急状况处理 让学员知道碰到什麽状况要怎麽处里，比如果有人受伤要赶快找 谁，要跟谁报备，也就是工作人员训练所演练到的紧急状况处里方式都 需要写上去。不过我们知道写在这本上面其实常常是会被忽略的，所以 来一次演习来练习个比较可能发生的状况是让大家来重视这部分，以及 重视活动安全的一个好方式。 有用的参考资料 像是这个活动所会唱到的歌曲，或是需要的技能参考知识，或是其 他会用到而且它们可能没准备到的资料，或是之前没提到的，都请把他 写上来吧。 新闻稿 对外的发给报社各大媒体的新闻稿，这可是一们学问，大概没有办法在这边 一语道尽，在这边单纯就用途以及所需要的元素说明，但是在如何把他润饰宣传 让媒体想要来采访可能就需要靠撰写经验的累积了，这也是宣传手法的一部份 喔。 新闻稿是为了告诉记者们我们这个活动是在做什麽，为什麽要办这个活动， 和一些活动的基本资料。最好还能够隐含告诉记者为什麽他必须来采访这个活动 的原因，让他能够看到一个来采方应该可以写出一个非常吸引人非常有趣的一篇 报导，所以我们除了基本的资讯像式活动名称地点时间型态内容以外，最好多着 墨於这个活动的噱头，因为或许我们在筹办的时候每一个部分都同样的用心，但 是对於一个旁观者，一个记者的角度来说，他只想知道这个活动跟其他活动有什 麽不一样，有什麽新鲜从来没发生过的点子，有什麽会引起一个没有来参加的人 的兴趣的东西，有什麽会让看到这篇报导的大众花时间很有兴趣的把这篇报导看 完，甚至能够从中学到东西。有了这些基本元素也离一篇称职的新闻稿也部会太 远了。 预算单 <未完成，大家应该都会写吧，记得准时交，放款原则档案里很多可以参考> 器材单 　　活动中所需要的器材量非常庞大且琐碎，管理不善将使器材丢三落四及损坏 率增加。露营时所需器材甚多，我们等於带了如平常的生活必需品以维持舒适的 生活品质（当然露营也是有享受与极简之分，在此不加赘述，仅就活动需要讨 论）；尤其是长期露营因活动期长，为因应活动的多样性而增加了器材需求。若 有详细的器材使用清单，会让器材的管理及使用更能掌握。 　　各组所需的器材依时间流程列出，即每个时段所用的，交给器材组归纳统 计。对於器材组来说，可了解在某时段哪些器材是被占用的，并能掌握有限的器 材资源现在到底在谁手上。器材单上除了使用时机及器材项目外，还必需有数 量、，另加上备注栏可填上负责人、使用注意…等用途。 　　若有用到团部没有的器材，需要去检去借或是去买的，可以跟器材组商量筹 措方式：假如得用钱买的器材，可以让器材组考量未来的使用取向；如果只在这 个营队使用的消耗品或不会留在团部的器材，可考量数量或体积重量，看是否器 材组来准备较为方便。另外，一些很小的东西也是最好自行解决；如果要器材组 带两个回纹针，必须在活动之前从一堆器材中挑出来，简直是大海捞针；不要怪 器材组摆置打包器材杂乱，而是东西小很容易就会遗失或是遗忘。 　　在营队中很多器材不是只应付单一活动而已，往往会重复利用数次。用完随 即物归原处，这个好习惯将可保障器材不被留在遗忘的角落。 筹备人力资源分配总表 筹备期间我们需要一个能够掌握各个时期我们相关人力资源有多少的一个 分配表，他就像是一个所有人和在一起的一个行事历，每个人把自己的行事历大 略的写在这样的一张表上，有非筹备事项非团部的事情，像是要准备期中考，或 是要跟高中同学出去完，就标明一下那天没空就好了，而其他筹备相关事情都应 该标出那天是要做些什麽事，或是闲着可以帮忙做事。 写这个道理很简单，但是是实行起来比较困难一点的一项，这是需要由总干 事来负责管理这份分配表，然後由各组组长每周或隔周来增修组员目前进度状 况，总干事就盯着各组组长的状况就可以了，这是一个很能够确保各组组长有在 掌握组员状况的工具之一。 活动人力资源分配表 活动人力资源分配表跟筹备的人力资源分配总表非常的类似，只是他的时间 间隔又更加的详细了，常常是按照事件来分，像是一堂课一堂课来分，甚至一个 营火节目也可分作一格，所以都是按照活动的方便来作分隔。 而作活动人力资源分配表时所要注意到的就是他的详细度，因为常常这个表 示由活动组来填写，往往就会忘记其他像是粮总组呀，文书组的工作时段，造成 许多人在同一时间的工作重复，因此可以考虑由总干事来负责这份表，或是每一 组都必须交一份，并且经过总干事或是活动组的整理後在筹备会议讨论并且决 定。 活动意见书 这个的格式和内容其实就蛮随性的，在这里写出来只是强调大家都必须有写 这样的东西，把这次活动学到的东西纪录下来，形式不拘，如果有人想要把活动 感想写成一首诗，一篇散文，也是非常有纪录价值的，不过一些列举式的经验传 承却是不可或缺的，我想这部分用其他的方式表达可能就会比较没那麽清楚。 在这边对於活动的资料整理有个小不同於往常整理方式的建议架构想要提 出，因为往常我们所整理出来的档案其实大多属於资料，数据。我们知道知识管 理上我们可以把这些分为三个层级，一是资料，数据，二是资讯，三是知识，而 资料是非常容易取得，只要有妥善的保存，但是经过几年以後我们很容易出现一 个资料过多不容易整理出个头绪的情形，而每年状况不一样，很容易让看这些惨 考资料的人感到无所是从，不知道哪一个才是比较有道理，哪一个才是对的，所 以我们应该做的是一些资料整合的工作，也就是将这些原始资料，也就是筹备资 料夹，活动档案的内容整合起来成为资讯，甚至变成知识，让未来的人比较好吸 收，而变成资讯的方法有五: 文字化，分类，计算，更正，浓缩，而我们比较可 能以及常用到的方式就是分类和浓缩，因为其实社团办活动所需要用到的数据比 较少，所以计算，更正，文字化使用会比较少。所以分类和浓缩是比较会采取的 方式。另外转化成知识的方式也有四: 比较，结果，关联性，交谈。这四个都是 产生知识的重要方式，在下面我们来详细解释。可能会有些学术性，有些枯燥， 所以没有兴趣的人可以先看一下例子，先从例子来作了解，知道我们做这些事情 是要干什麽。 知识最宝贵的地方，就在於他最接近於行动，所以在整理出知识的同时，在 行动上的实用性是我们所必须时时在心中注意的。首先我们应该把资讯作一些分 类，所以可以考虑的方式有按照活动，或活动类型分，比方说把每一次办迎新的 资料都把他整理在一起，或是每一次有营火的活动都把他整理在一起，这样的整 理後对於接下来的 "比较"，"结果"，"关联性"的整理都会有帮助。 比较: 这情况和过去碰到的有什麽不同，也就是我们先把每年的种状况先 作一个比较，因为不同的情况作出同样的决定也是会有不同的结 果，所以我们应该先把资讯中的客观条件说清楚，再来看看各种状 况下我们所作的决定，然後把这样的已知条件在下一步骤来作比 较。 结果: 做这样的决定和他所得到的结果对我们有什麽启示，也就是根据刚 刚作的比较在各种情况下所作的决定有了什麽结果，我们可以根据 这些结果来讨论各种决定的优缺点以及各种结果的应变方式，以及 未来改进方案。 关联性: 这些知识跟其他我们得到的结论有什麽样的关联，孔子说我们要能 够举一反三，这就是关联性的用处，我们从这些结果我们可以有什 麽样更广泛的认知可以用到什麽其他的地方。 另外交谈也是一个很重要的参考资料，他代表了其他人对於这样的知识的看 法，或是使用了这个知识之後所产生的意见和感想，是一个未来在使用这些知识 所可以参考的一些意见。 最後资讯经过多年的累积後，是会越来越多可能又会使人无法负荷，不知道 重点在哪或是该相信谁，所以浓缩，重复上面的步骤就会是必须的，不过我想这 大概要累积相当多年吧 :p。 以下是一个知识整理的虚构案例是迎新的一小部份简略的说明，许多资料是虚构 的，并且希望大家实作的时候能够更加的详细，这里是为了让大家了解上面所述 的整理方式。 案例: 迎新活动篇 1997 活动　社团联展宣传，迎新室内营火 日期　九月二十四日，九月二十七日 地点　社团联展摊位，综２０２ 招生状况 签了资料单的三百余人，室内营火参加新生５０人，室内 营火效果良好，新生对於晚会皆有相当良好的印象，并且 上学期的团集会活动丰富引人入胜，留下小骨头颇多。 1998 活动　社团联展宣传，迎新晚会 日期　九月二十七日，十月三日 地点　社团联展摊位，总图旁广场 招生状况 签了资料单的近两百人，迎新晚会参加新生约５０人，因 为场地稍差，比较不适合举办晚会，必须用火把照明，气 氛不错，可惜有点草率的感觉，一般来说效果没有想像 好，而之前的分站教学则效果不错。 1999 活动　新生注册宣传，社团联展宣传，迎新营火 日期　九月十一日至十四日，九月十六日，九月二十日 地点　社团联展摊位，综２０１，社会系馆後 招生状况 签了资料单的四百余人，迎新晚会参加新生约５０人，因 为签了资料单的人数众多，但是在各小队内普遍有打不完 的电话，而打电话时间也比较少，因此在迎新营火参加人 数没有增加很多，并且到最後还是有许多小骨头根本没机 会打到电话，实为可惜。迎新营火，效果良好，小骨头印 象深刻。 2000 活动　新生注册宣传，社团联展宣传，迎新营火，迎新露营 日期　九月十一日，九月二十日，九月二十三二十四日 地点　社团联展摊位，小福，综２０１，社会系馆後，苗圃 招生状况 签了资料单的约八百余人，迎新晚会参加新生约６０人， 迎新露营参加２３人。迎新活动非常多，小骨头好评如 潮，但是干部办完迎新後纷纷操劳死。小骨头加入社团後 活动过少，後继乏力，人气稍有流失。 活动档案 活动档案就是资料的一个总整理了，其实在这边如果之前的筹备资料夹都有 详细的编辑好，活动档案应该已经算是几乎完成了，剩下的工作就是把资料整理 好，加进去大家的活动意见书和检讨会会议记录，最後加上活动照片，就是一本 相当完整的档案了。 结算单 <未完成，大家应该都会写吧，记得准时交，放款原则档案里很多可以参考> 宣传手法 很多非团部内的活动，甚至团部内的活动，都是需要作宣传的，一个再好的 活动没有好的包装好的宣传，是没有人知道他的好，因此也会变的乏人问津，所 以这样一个所谓的表面功夫其实也是有他对於活动的成败，有着决定性的地位。 要决定我们的宣传系列活动，就必须回到最初的一点，也就是我们宣传的诉 求是什麽，以及我们有什麽东西能够说服别人。更细一点，我们必须知道我们要 说服的是谁，而他们有什麽样的需求或是期望，而我们要怎麽让他们相信我们可 以给他们所要的。 然後我们必须决定我们的目标是谁，列出我们宣传的对象，了解这样的人在 追求的是什麽，再来检视我们所提供的东西是不是他们所要的，他们能不能从其 他地方得到我们所提供的，如果有类似的竞争，我们要如何去表现我们的不同。 再来我们就必须去决定如何证明，你可以在这里找到你心目中所想要的。方 法有很多，最常用的就是书面宣传，口头介绍和亲身体验。书面宣传就类似於发 DM，宣传单，当然啦，如果发DM时能够去附一些小赠品像是卫生纸，会让大 家更想拿的，人都是喜欢贪小便宜的。另一种书面方式，比较适合已经激起了一 些兴趣的人，就是来看一些介绍的档案和照片，看着过去参加的人快乐的笑容， 相信一定会让他也想要成为这些这麽满足的人的一份子。口头介绍就是在路上把 人拦下来跟他介绍，是比较累人的一种方式。亲身体验就是迎新晚会之类的，让 他们能够有机会来亲身体验我们的活力，或是童军周类型的活动就可以让他们看 一段蛇舞，或是玩一点点童军技能游戏，都是激起兴趣的好方式。 决定了我们的诉求之後，就是要考虑如何去把我们的诉求包装起来，来吸引 我们目标族群的注意，如果我们根本没办法引起他们注意来看看我们到底能提供 什麽，那麽我们在本垒就已经被三振出局了，而如果能够让其他人能够注意到我 们，更进一步来了解我们，那我们已经距离成功进了一半，所以常常大家就会采 取大胆策略，像是在一堆人面前拿扩音器大喊欢呼啊，或是表演一些吸引人的蛇 舞或是小短剧，也曾经建议某武术性社团迎新摊位让大家来打擂台，赢的人不用 交社费。 很抽象，是吗? 我们还是用一个比较实际的例子来作解释好了，就拿我们的迎新招生来说好 了，首先我们来决定我们的诉求，很简单，就是希望新生能够有很多进入我们的 社团，或许说的更明确一点，是希望对童军有兴趣的以及适合我们社团的新生都 能够来到这里学到很多东西交到很多朋友。所以我们的对象也比较清楚了，我们 的目标族群是一些有潜力在童军活动，会喜欢待在罗浮群的新生。 那我们有没有竞争呢? 嘿嘿 多着呢，台大有多少社团都在向那一小群有潜 力的新生搔首弄姿希望能够得到他们的青睐，所以我们必须找到我们的差异性， 对於一般新生应该可以清楚分辨出吉他社跟罗浮群的差别，但是我们要怎麽样才 能从众多服务性社团，康乐性社团，户外型社团脱颖而出，使的新生感觉这会是 他们可以托付大学社团生活的地方呢。 自己想清楚吧。 再来我们要表现出我们能给予来的小骨头想要的，或许很多人其实心中并没 有一个明确的目标他们要什麽，可是我们可以预料的是有些适合来罗浮群的人都 会对一些事情很向往，所以也是我们所需要去证明我们能够给予他们所想要得到 的。 现在的时间是九月五日的早上十一点十二分，我已经快要没有时间继续写下 去了，所以剩下在迎新要如何来表现出我们就是大家心目中理想的社团的工作， 就要交给各位身为干部的伙伴了……大家加油!!! -- ╭─╮ │长│ │颈│ │鹿│ ╰─╯