对了一个活动有了初步的架构，并且对於如何筹备这项活动有了初步的概念後， 接下来就是要进行大家熟悉的规划如何分组筹备了～ 除了大家熟悉的分组工作内容，以及一个范例的小组第一次开会流程 还附上了一个过去大家比较不熟悉的各组联络表及进度报告，用来放在团部（或团版） 让其他组的伙伴甚至其他相关人员能清楚的了解小组筹备状况 联系跟合作将更方便！ ============================================================= 各组工作内容 各组名称 各组工作叙述 各组预定人数 各组各阶段工作详细描述 各组合作内容 分组志愿表 *最後排好志愿以後公布分组名单，就列出来就好啦~记得标明组长是谁。 (参考) 各组第一次开会流程 自我介绍，通讯方式，个人行事历，专长兴趣 选组长 讨论本小组任务 决定合作方式 固定开会日期，时间，地点 未来开会流程 合作规则 例如：落後要如何处理、人力不足处理方式、组内纪律 初步工作分配 任务叙述 所需完成工作叙述 负责人分配 完成日期 散会 各组对内对外联络表以及进度报告 组员名单通讯录 给一些最新最update的联络方式吧，哪几天哪些时候要怎麽要找到你呢，不要只 是写了个你家屏东的电话就算了事了喔，写下这个联络方式就要让想找你的人不 到五分钟就找的到你，否则他就会知道暂时不可能找到你，以及什麽时候才能如 何找到你。 组员各人行事历 大家哪几天有什麽事，请写在各组的行事历上吧，这样来作大家的交集会比较方 便喔，没写下那天有事，大家就尽管把它当作没事，找来作事就没错了，所以哪 几天快要考试要念书，也标明一下吧。会让大家都方便许多。 组内职位说明 组内工作在活动筹备时常常会被遗忘掉，所以要在这边留下证据。除此之外，也 是让其他组的或是相关人员知道这组的钱啊，器材啊要找谁。组内负责职务的人 各斯其职，对於分担组长工作有很大的帮助，有关组的工作以及运作，不要把所 有的工作都交给组长，分工下去做好组内工作是很重要的 组内各项工作分配 每次开会完一定是把工作分配下去，把哪项工作分给谁详细的写出来，看起来好 像多此一举，可是根据经验，人的记性常常远低於我们所预测，把谁做什麽写清 楚，会省去很多的脑力以及争执。 对外联络表 像是公关组，文书组，器材组，甚至活动组干事组都会有相当程度的跟外面有所 联系，通常最常发生的就是买东西到处去比价，到处去探勘活动场地，或是去各 公司拉赞助，还有很多可能会要跟外部联络的，因为对外接触的点可能只有一个 组甚至只有一两个负责的人，很可能会造成其他工作人员对这样状况的完全不了 解，也会造成对外态度的不一致或是资源的浪费，所以各组在跟外部有任何联络 的时候应该都纪录在一张对外联络表上，上面标明联络人，联络日期，联络对象 ，联络内容简介，所估价格，等等会需要的资料，放在筹备资料夹中就可以供各 组参考。 --

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