※ [本文转录自 NTUIB99 看板] 作者: littlecutie (沂浴) 看板: NTUIB99 标题: [情报] 二号候选人刘庆伟/李宛珣重大政策说明书 时间: Mon May 26 00:23:10 2008 现在会长选举如火如荼的展开，还剩不到两天就要投票了 为了让各位系胞能更接触到我们的政见，所以我们决定弄这个重大政策说明书 证明我们的政见是经过深思熟虑，不打嘴炮 希望各位系胞可以在5/27号考虑支持2号 刘庆伟(小可爱)/李宛珣 政见第九项：用一年份活动企划书找企业公关，并争取协办校园活动的机会 政见第十三项：用一年份的活动企划书招标厂商，用大量拿取较低折扣 基本上我们一开始的想法是说，像是公关每次都去跑街，附近店家看到我们就头痛 而且公关其实很累人，都是大费唇舌而徒劳无功，甚至还会遭到讥讽。所以我们想说， 将整个公关打包成一个包裹，提升外面企业赞助的动力，没必要的话不要再去跑街。 但是这个东西有几个问题，首先就是如果我们将所有公关资源用系学会的名义拉， 究竟资源怎麽分配??对於外面厂商来说，管才营跟国商营是比较有吸引力的，但是 国企周跟爱现大会的公关就比较难拉，如果今天都打成一份企划书寄给厂商， 那资源要怎麽分??接下来就是说，每次办活动都会有公关组，那这时候是要把公关组 废掉吗？究竟系学会拉的资源有没有办法贴近活动主事者的需求？他还要公关组吗 最後一个则是最困难的，我们必须赶快确定每个活动的负责人，并且跟他们说我们要 拉公关了，请交企划书，我们能在九月前生的出来吗？ 同样的事情也会发生在与厂商(这里厂商主要指影音器材还有印刷)的协调上， 如果我们今天将厂商谈好了，的确可以减轻活动负责人的事务，但是我们能找到他们 真正要的吗？如果不要是不是他还要去找新厂商？那原本厂商怎麽办？已经承诺要跟他 做了耶!!而且与外面厂商合作更难的地方，在於说我们并没有法律上的效约束厂商， 而且我们会觉得说一年份的东西给你做够大，应该要有折扣，但是这可能占他们营业额 根本没多少!! 所以这件事就不了了之了吗~~又是个打嘴炮的政见吗~~ 我们提出几点解决的方法 1.在暑假前确定各部部长以及国商营干部，开学後将国企周组长及管才营干部生出来 目标很简单，九月份就要生出国企系一年活动的企划书，进行招商与拉赞助 并且与各干部极力协调，了解他们的需求，并沟通有公关与合约厂商的存在 2.公关方面，还事先将一年份活动(营队、国企周、爱现)整体企划书寄过去给大企业 若活动负责人有需求再找他们自己的公关组 3.以签一年份合约为限，以台大国企系学会法人签合约，这样就有法律约束力，而且 一年份可暗示厂商如果做不好我们明年系学会会换人做 4.联合其他系学会，合作招标厂商(最简单的应该是印刷货合租器材)，扩大在厂商 营业额比例，争取折扣更有力量 政策第十五项：建立活动资料库，将活动举办流程SOP化 其实这个想法主要来自於，我们每次办活动的传承，几乎都是学长姐的口耳相传。 口耳相传最大的不好，就是容易漏掉重要讯息，或者是有些东西学弟妹做会觉得困难 但是学长姐却不觉得困难所以也没讲。所以有时候办活动都是临时补东西，丢三落四。 有时候弄了出来却差强人意，效果不好或是花太多钱。 所以我们想说，倒不如就要求每次活动的资料要留下来，做成档案给学弟妹看。 里面至少包括时间流程、预算花费、活动巧思的想法等等。 当然这看似简单的政见也是有问题的，首先就是说，每次活动办完谁要理你?? 大家都累的半死，生出个会议纪录怎麽可能。接下来就是说，如果我们留下了资料 那下一次办的人会不会受到上一届的干扰，不能走出自己的创意?? 所以我们想到了几个方法 1.活动预算请款的时候，要求要有会议记录拿来才能拨款，这虽是个极端手段 不过会议纪录本来就是每次开会都要写的，其实如果每次开会有存底， 到了要交的时候也不会很麻烦 2.传承的内容仍以"活动的基本东西为主"，比方说花了多少钱(让大家有个行情概念) 日程怎麽走才不会delay，场地要怎麽借，还要怎麽杀价，这些都是要去思考的。 至於节目巧思部份就不要列进去了，保持下一届的创意 政见第十四项：与系办协调拿回校友资料库，重新整理校友资料 这东西大概是超级棘手的，我把目前状况跟大家报告一下。 系学会和系办，在数年之前，为了整理校友资料，各出一半买了一套校友资料库。 这个介面主要是说，让学长姐的资料能存在这资料库里面，我们能跟学长姐保持联系。 可是这个资料库目前发挥的价值不如预期。首先是他的介面据说很不好用(用据说 就表示我没用过)，然後它的编辑来源是助教将系办现有档案打进去，还有学长姐毕业时 学院方面要求填的基本资料，以及毕业学长姐做的线上更新。所以校友资料库中， 它的资料不常update。接下来就更棘手了，系办在留下毕业学长姐(尤其工作好几年的) 系办会问说我可不可以让学生拿到你的联络资料，然後有些学长姐就拒绝。 所以我们也看不到他们的资料，本来就没有很完备的资料档案现在对我们更没用了。 所以在系学会跟这个资料库方面，我们并没有直接的权利去拿到学长姐的资料。 在有就职需求的在校生中，也没有办法透过这个资料库去得到学长姐的帮忙。整个资料库 在input跟output上有极大的不方便，所以它的功能不彰。 好，这个资料库的现状谈到这边。究竟我们跟校友联络的最大好处在哪里？ 我想是许多的帮忙，例如实习、工作机会、工作经验分享，甚至还有大学後的求学 历程。学长姐毕业之後，就好像应该成为大树来庇荫我们，但实际上，我们的学长姐 大部分毕业後，就跟风筝一样的飘走了。 我们系目前跟校友的联络上几乎都以电话联络为主，近几年毕业的学长姐还可以用 e-mail来连络。每次打电话过去询问校友最近状况，不知道这个人在干嘛也就算了， 结婚搬出去也还是小事，但是更常的是，我们都时常被误认为诈骗集团... (这是生涯部为自己最感到悲哀的时刻)。 所以我才会想说，如果能够将资料库的access收一些回来给系学会，是不是 我们可以拿到比较更新的资料，与校友联络也更容易。所以我请教了很多学长姐这个问题 也去找过修葳主任去谈这件事情。主任是想说，这个系统应该在重新edit一下。首先 再留资料的时候，并不是直接勾选要不要公开资料给系学会，而是每项资料都勾选 是否能公开(ex.住家地址不公开、工作不公开，但是工作类别和产业以及学历公开) 这样我们就能拿到比较全面的资料!!第二个主任希望说，有不同的授权，例如 给大四的学长姐授权看到部分资料，给系学会看到更多资料来连络，然後系办则是整个 看到。这目前技术是可行的，只是要花钱。 然後我就又请教系主任，对於成立校友的联络组织(例如系友会之类)的意见。 目前是说我们的校友已经很久没有跨届的碰面，所以他们对系上的认同比较远了， 所以现在要成立会比较困难。但是他又举EMBA的例子给我，EMBA本来也是没有校友会的 但是他们藉着固定举办跨届联谊，由EMBA名义邀请学长姊来跨届联谊，充实情感後， 创立了EMBA校友会。这个过程大约花了两年时间。 所以我会觉得说，如果系办的态度可以这麽开放的话，那我们就试试看能不能 将校友资料库的利益极大化!!能够帮忙直接edit资料，还可以拿到资料来连络学长姐。 甚至给大四的学长姐有权限去看部分资料，我想这都是要努力的目标。目前系学会在 资料库上面就是先将通讯录、现有档案e化送进资料库，我们接下来想做的，就是 更新。 所以我们提出下列几点解决方法来解决校友连络的问题 1.在每届找出最嗨或是活跃的学长姐，请他帮我们转寄e-mail给他的大学同学们， 通知说如果可以请上网更新自己的资料，或者甚至是他们开同学会的时候， 可以留下他们的联络资料给系学会。 2.向系办要求编辑档案的权利 3.与系办联合举办跨届联谊 -- 把承诺交给你~~ 把微笑当作信~~ 抓住你的心!! Yes we go~~ --

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