穷忙大解放 本篇文章摘自： 商业周刊第 1065 期 作者：旷文琪 http://www.businessweekly.com.tw/webarticle.php?id=32829&p=1 你还陷在穷忙的漩涡里，无法自拔吗？全球的聪明工作者现在已经找出了一套时间运用公 式，让你工作时间变少，却赚更多！别再幻想要做到退休，才能自己决定怎麽用时间，现 在，跟着我们，一起拿回时间主导权！ 一、距离七十五岁，你知道自己的生命还有多少分钟吗？（答案详见文末） 二、你今天的时间花到哪里去了？ 三、你未来三年，想达到什麽目标？你现在做的，与这件事有关吗？ 如果你没问过自己上述三个问题，那麽，小心，你的时间帐户可能正亮着黄灯！ 当你点算银行存款里的数字时，你清楚自己「时间帐户」里的进出数字吗？毕竟，时间比 金钱更宝贵。 跟全球首富巴菲特（Warren Buffett）、台湾首富郭台铭相比，我们的银行存款就像印度 恒河里的沙子，微不足道。然而，每个人一天都只有二十四小时，就这一点来看，我们与 巴菲特、郭台铭是站在同一个起跑点的。 可是，你想过，时间也可以像金钱一样，发挥复利的效果吗？请看以下三个案例。 你还在超时工作吗？　 快找出「关键二○％」专注投入 案例一：美国，三十岁的提摩西．费里斯（Timothy Ferris）。 四年前，费里斯就像大多数辛勤工作的创业族一样，每天工作超过十四个小时，年收入为 四万美元。 但现在，他每个星期只工作四小时，收入却是以前的十二倍。换算一下，他的时间报酬率 竟然是以前的二百九十七倍！省下来的时间，他用来主持电视节目、冲浪、潜水，他还是 世界探戈锦标赛的纪录保持人。 去年，他将自己的时间管理方式集结成书（《一周工作四小时，晋升新富族》），他既没 上欧普拉脱口秀，也没到处巡回打书，该书竟一举登上《纽约时报》（New York Times） 、亚马逊网路书店等畅销排行榜第一名。 他的时间管理学被矽谷公司竞相模仿，包括网景（Netscape）创办人、哈佛商学院、麻省 理工学院都竞相邀请他演讲。 费里斯的时间复利是如何产生的？有一天，他工作到疲累不堪时，偶然读到十九世纪经济 社会学家帕瑞图（Vilfredo Pareto）的八○／二○法则：「二○％的义大利国民，创造 全义大利八○％的财富」，而不可思议的是，这法则适用於所有的事情。 也就是说，「八○％的产出，其实只来自二○％的投入，只要将时间专注在那二○％上， 你就可以多出八○％的时间。」重点是，你必须找出那「关键的二○％」！ 疲惫的他，彷佛发现新大陆般的兴奋，立刻摊出客户与业绩的关系图，他发现，果然公司 九五％的业绩，是由不到五％的客户所撑起来的；但其他九五％的客户却占据他过去大部 分的时间。於是，他当机立断，把时间重新分配，不再主动理会那些可有可无的客户，专 心伺候那五％的金主。接着，他将此一法则，运用在资讯处理、会议主持各方面。 於是，他从穷忙族，晋升为新富族。　 你起头做对了吗？　 源头最重要，赢家与输家就差这一关 案例二：台湾，方天戟，台大EMBA一年级学生，他的另一个身分则是广达电脑的资讯长。 他每周上课三天，每天晚上九点到十二点，还要闭关念书。然而每天，广达有十万台笔记 型电脑要出货，五百家供应商、客户要管理，在欧洲、矽谷、中国的十座工厂，都要二十 四小时监控。这，是一个横跨全球五大洲的庞大资讯流。 十年前，他进广达担任资讯长时，一天工作十三小时，如今，广达营业额成长了十七倍， 但他每天的平均工时，却降为现在的八小时，缩短三八％。 如果以营收角度来看，他现在每分钟发挥的效益是过去的二十九倍！二十九倍，呈现的就 是时间复利的威力，也是赢家与输家的差别。「Plan、Plan、Plan」，是方天戟的时间复 利心法。程式设计师出身的他说，写程式的人都知道，如果一开始的指令写错，之後要揪 出错误，得花好几倍力气，因为在一套程式里，每一道指令都环环相扣。而时间管理就和 写程式一样，开始的时候做对最重要。 上班族必看》教你赶走办公室的时间贼 工作大未来 聪明工作36计 未来你要工作50年活出两辈子 十年前，广达开始建置供应商资讯系统时，一般厂商都只以客户别去区分系统。但他考量 到，未来海外市场不止在美国，他宁愿一开始多花时间，把客户别再依照国家别画分。後 来市场多元化时，他因为基础扎得够稳，往上盖的速度自然比别人快。「别人看我做事情 做的复杂又花时间，其实，我只是把事情简单化，」他说。 不止做事如此，他用人也如此。他雇用新人，一定先要求对方写三个月的程式，他说，写 程式可以看出一个人的逻辑能力，逻辑能力强的人，不只会写出好程式，做事也会有顺序 ，人才的源头对了，事情就容易做对。 确保用人、做事的源头後，他手下统领的十位小当家，每个都跟了他十年，因为默契佳、 授权品质也高，因此，他可以像拿破仑带兵一样，当战局没有太大变化时跟部属说，他先 去睡十分钟，然後安心睡去。 从源头着手，把事情做对，十年下来，方天戟多出来的时间，就拿来充电、投资自己，把 自己的实力越垫越高，他的「时间流」产生正向循环，复利威力也由此产生。 你还在迷信花俏策略？　 回归时间分配基本功反有效 案例三：麦肯锡等全球各大企管顾问公司。 近三年来，全球管理顾问界陆续回归基本面，把「时间管理」列为企业必修学分。两年多 前，麦肯锡开始在台湾、印度等市场引进一套「基本功」（back to basic）专案。 麦肯锡董事林国澧说，当市场逐步迈向成熟之际，花俏的策略、创新的产品招数早被使尽 ，企业竞争的差距，回归到营运效率的基本面。其中，时间分配，成为企业竞争力的关键 ，尤其是以人为主的服务业。 譬如，麦肯锡针对印度最大银行导入基本功专案时，短短的四个月，平均业绩竟然提升八 三％。「这绝对不Sexy（迷人），但却奏效。」此专案背後有什麽惊人的秘密？说穿了， 只有一句口诀：「根据八二法则进行时间管理，并贯彻执行。」 麦肯锡发现，该行第一等级的业务员，绩效是最差员工的一百倍。他们分析，员工绩效差 异如此巨大，时间管理是关键。「表现较差的业务员，都是将时间平均分配给所有客户， 或是照顾他最熟悉，但并非贡献最大，或最具业绩潜力的客户。」 因此，他们开始改造专案，要求每个业务员将客户分为三级。首先，列出第一级的前十大 客户，这些客户虽然只占三％，但对业绩贡献最大，因此，「要每天都去想，我该如何服 务他们。」对这些客户要给予「无限卡」概念的时间资源，尽可能满足其需求。 其次，你要找出第二级客户，占比约二七％，这些客户虽然没有立即的利润，但却有潜力 ，因此，每月要定期问候一次。第三级，则是最後的七成客户，只要「每个月定期花一个 晚上，统一用mail等方式问候，」此外，别花任何时间在他们身上，除非他们主动要求。 这套方法的执行秘诀有三：一、定义出前十大客户；二、一定要花最多时间在这十大客户 上；三、要狠心排除第三群客户占用你的时间，他们是最容易打电话来「黏住」你的客户 ，却不会产生贡献。 这个方法不难，「但很多人没这样做」，因为要这麽做，就是要把你手上的时间图、客户 图，认真的摊开来，做出改变。如此，「最快一个月，最慢三个月就有成效，」林国澧说 。 你还信守一分耕耘、一分收获？　 没有富爸爸，更要用时间创造复利 上述三个案例都告诉我们一件事：「一分耕耘（时间），一分收获」的时代已经过去了。 在输家的世界，时间比成果等於一比一（甚至更小）。但在赢家的世界，时间比成果等於 一比∞（无限大）。 如果你没有富爸爸，没有高学历，也没有人脉，你唯一的致胜之道，就是让你的时间，像 金钱一样，滚出正的「时间流」，不断制造出资产，而不是负债。 五月将在台出版的《杠杆思考术》（漫游者文化出版社）作者本田直之指出，「时间投资 得好，就会带来复利的力量。」 过去，我们把时间当作耗材，用完就没了。而现代生活中，环绕着窃取我们时间的聪明小 偷诸如电子邮件、手机等，让我们很容易失去时间的主控权。 「我们彷佛生活在一群小虫之中，生命、时间不断被啃蚀，」曾在哈佛医学院担任二十年 教职的哈洛威尔（Edward M. Hallowell）医师警告，「杀时间（killing time）比烧钱 （burning money）还要糟糕！」 如果你将时间的主控权交给老板、家人、或朋友，一天下来，你会发现，你的「时间投入 」扣掉「时间产出」後，毫无结余。 日复一日，五年、十年後，你每天早上总是背起沉重的公事包，认真的工作，被时间穷追 不舍，然後晚上筋疲力竭的回家，睡一觉後，明天清晨，继续工作……，你的工作效果递 减，晋升无望。 你就像把时间存到一个零利率的银行，甚至负利率的银行一样，「时间越存越薄。」别笑 ，这是发生在多数人身上的现象。 请算一下，十年前，你每小时的薪水是多少？现在呢？你可能发现，自己的时薪正在贬值 ，连通货膨胀速度都赶不上！ 要脱离穷忙族轮回，就要拿回时间主控权！ 你还在列「to do list」？　 快点思考「to be」，知道什麽不要做 成功学大师史蒂芬‧柯维（Stephen Covey）指出，现代人需要「第四代时间管理」， 它 跟传统时间管理的最大差异是，它不只谈事，还谈人。 过去，时间管理谈的是「to do list」（待办事项清单），它用的是加法，尽可能的把所 有事情塞入你有限的时间里，但最後却常常因为太累，且不知道为何而战，最後放弃管理 时间。 然而，第四代时间管理的重点是「to be」（你想成为什麽？）。你必须先思考，你想成 为什麽？然後，设出优先顺序，善用减法，做关键的事情。源头想清楚了，谈「to do list」，才有意义。 「知道不做什麽，比知道要做什麽，更重要，」写下畅销书《从Ａ到A+》（Good to great）的作者柯林斯（Jim Collins）说，每年初始，他都会列出今年他优先要做的事情 ，也写下不要做的事，最後，清单理出来後，他又会再删除最後的三分之一或四分之一， 不浪费一点时间在上面。这样才能专注在重要的事上。 因此，要拿回时间主控权，请先从源头规画目标开始，按照八二法则分配时间，将精力集 中在关键的二○％事情，舍弃不重要的。空出来的时间，你必须自我投资，去充电、阅读 ，或陪伴家人，创造你想要的竞争力资产，譬如人脉竞争力、领导力等。 如此，时间流才会出现结余，用来投资可增加个人竞争力的资产，一步步垫高你的竞争力 ，提升你的时间效益，成为「时间富爸爸」。 花旗银行副总裁暨分行经理洪志成，就是一位时间富爸爸。 舞台上，洪志成拿起麦克风，「我们所有人都表现得很棒，就像是……」他如数家珍的说 出某位优秀员工的优点，然後把礼物从口袋里掏出来，拍了拍员工的肩膀。受奖者，感动 莫名，刚上任的主管竟然这麽懂自己。 「只要我花时间，效果就做足。」洪志成手下管理的理财专员，操控新台币千亿资产，前 四个月，他还接下一个事业单位，合计他手下员工二百八十人，他也是两个小孩的父亲。 跟所有人相同，他一天只有二十四个小时，若要平均分配，一个人大概分不到几分钟。但 他却有本事，不缺席小孩任何一场家长说明会，新业务照样成长。 「我都抓point，然後，我让时间自己再生出来。」洪志成说，他把三分之一的时间放在 人身上，因为，「人对了，事情就会对了，」「这个人本来帮我做五分钟的事情，我现在 再投资一点时间在他身上，他未来可能帮我五十分钟。」 「就像定存有利息，或是投资有获利，我会越做越轻松。」洪志成决定了「投资标的」就 全心专注。「要一击就中！」上述的颁奖典礼，他先找来该员工的主管，把成绩写出来， 然後讨论、买礼物，在早晨通勤时，他脑子里再排演一次当天情节，听来很费工，但是， 他透过总计不到一小时的时间投资，却让未来该部门近百位员工的时间真正被他所用。 猜猜看，一般人之所以时间管理失序，是因为：一、无法辨别事情重要性；二、无力或不 愿有条不紊的行事；三，缺乏坚持原则的自制力？ 你如何对付时间敌人？　 要学习说不，辨别事情重要性 「大多数人的答案是缺乏自制力！」但柯维说：「我却认为，那是确立目标的功夫不够， 而且不能由衷接受事有轻重缓急观念所致。」 要成为时间富爸爸，你必须历经三道关卡的淬炼。第一关，你能否对自己诚实？你必须跟 自己对谈，才能决定什麽是最重要的事。第二关，你能否取舍？定出明确的优先顺序。第 三关，你能否持之以恒做下去？ 其中第二关，舍的学问，知易行难。最难的是，来自老板的要求，这类要求总是永无止境 ，并无法抵挡。你能怎麽办？ 一○四人力银行行销总监邱文仁上头就有两个老板，有时两人各丢一件重要任务，她自己 手上还有三场记者会要开，怎麽办？「老板要听的是答案而不是拒绝，」把握这个原则， 邱文仁的沟通三部曲就是：一、先倾听，「这是给自己机会和老板沟通，」你不能一开口 就拒绝老板。二、用实际数据（而非情境描述），告诉老板自己目前的工作负荷。三、主 动向老板提其他可行替代方案。她深知，硬着头皮接下任务，後果就是累垮自己，还达不 到老板的要求。因此，她藉由沟通三部曲，将「No」藏在答案里。这样一来，老板就不会 成为你时间管理的敌人。 时间，是别人抢不走的资产，也是你替自己加薪的最快捷径。越早做，时间的复利越丰厚 ，是稳赚不赔的投资术。 「忙碌，只是偷懒的一种形式，那是因为你懒得思考和分辨自己的行动。」费里斯说。现 在，拿起纸笔，盘点你的时间效益（见上表），摆脱穷忙族，学做时间富爸爸吧！ ＊7个步骤，从穷忙族变新富族！ 步骤1　问自己　我最想成为什麽人？ 用「我想成为一个XXX」，替你的时间帐户开户。 方法：替你的70岁生日写篇生日颂，写出一生最有成就与骄傲的事，了解自己的渴望。若 真想不出来，就拿出纸笔以「我现在是，我有，我能够……」为起始，凭直觉用力写5分 钟，别中断。 步骤2　列出我需要扮演的角色明细 方法：把现在自己扮演的角色列出，如员工、父亲、儿子、某社团成员、义工等，然後， 把不喜欢的角色删除，先从容易脱离的开始，最後，选出7个你愿意且必须扮演，且会做 得好的角色。除非你是超级工作狂，否则别忽略家庭的角色。 步骤3　定出2年关键任务 方法：思考这些角色要达到你梦想中的目标、关键任务为何？什麽任务在未来1、2年达成 ，对达成理想最有帮助，如「我要成为顶尖的业务员」、「我要建立起自己的忠诚客户群 」。 再重复一次，要把能量放在「你比人家在行、让你愉快，且对你生命远景影响最大的事」 。 步骤4 以SMART法，定年度目标 S(特定性)—别说去找客户。要说：「每天都会去开发新客户」 M(可测性)—要说「每天开发出50个具有100万以上消费力、有购买意愿的新客户」 A(行动性与肯定性)—勇於拒绝跟目标无关的事，用词可婉转 R(实际性)—别定遥不可及的目标 T(有期限性)—才能评估成效 步骤5　每周与自己约会1次 请参考「4大象限图」，订出事情的优先顺序。 方法：建议每周末用半小时做周计画表，这半小时就是你跟自己的约会时间，请遵守。 步骤6　每晚回顾 方法：每天工作结束前，以书面做好明日行程表，要留下点可用时间，别全填满。 另外，回顾今日结果，习惯每天检视後，时间应用会更有纪律。 步骤7　恭喜你　你正快速累积起时间财富 但记得，要随时维持热情，让你的时间管理持之以恒。 方法：如幻想自己将达到目标时的愉快感，或把大目标切割成几个小目标，这样就可提高 成功率，增加自我成就感！ ＊距离七十五岁，你的生命还有多少分钟 ： 75岁的生命共3,942万分钟 如果你现在25岁，你还有 2,628万分钟 如果你现在30岁，你还有 2,365万分钟 如果你现在40岁，你还有 1,839万分钟 如果你现在50岁，你还有 1,314万分钟 如果你现在60岁，你还有 899万分钟 如果你现在74岁，你还有 52万分钟 http://www.businessweekly.com.tw/webarticle.php?id=32829&p=1 -- ◣ ◢ .. ◥S --

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