※ [本文转录自 NTUGIPO_PNSL 看板] 作者: ybchen (恶魔也会哭) 标题: [转录][Meeting] 写论文、做报告必备的16个 WORD 技巧 时间: Mon Apr 12 00:04:13 2010 ※ [本文转录自 ybchen 信箱] 作者: [email protected] ([email protected]) 标题: [Meeting] 写论文、做报告必备的16个 WORD 技巧 时间: Mon Apr 12 00:03:26 2010 作者: ZZZZZZZZZ9 (Z9) 标题: [转录][转录] 写论文、做报告必备的16个 WOR.clay355板 时间: Sun Apr 11 23:33:00 2010 作者: clay355 (报得三) 看板: clay355 ───────────────────────────────────── ※ [本文转录自 某隐形 看板] http://www.soft4fun.net/document/16-word-skills-you-must-learn.htm -- 到了寒假总是许多研究生们为自己的毕业论文拚命的时候，但是当再 打论文时，发现有很多 WORD 的功能都不会用，内容打完後还有更麻 烦的校稿动作等着，有时候把一张图片的位置移动之後，发现後面的 文章也跟着移位，或是本来该在下一页的章节标题标题却跑到前一章 的尾端…一次次的校对、修改、校对、修改越弄越烦，甚至大吐WORD 的不是。天啊！辛苦做了两年的研究，想不到後面还有这关，真的是 …不知道怎麽说才好！ 不用烦、不用闷，硬是要学把做论文时常碰到的难题在这里一一帮你 解答，希望能帮助你在做论文时能够顺利，以下内容我用 WORD 2007 （简称 2007）为范例，使用 2003 的朋友可能就要稍微找一下功能 放在哪里了（大致上不会差太多） 你有以下烦恼吗？ 1. 随时存档、多处备份以确保论文安全！ 2. 常用快速键，省时又方便！（常用快速键一览表） 3. 「段落」和「换行」的差别（非常重要的观念） 4. 每段的缩排要怎麽弄比较正确？（不应该用空白键来调整文字位置） 5. 参考文献或内容需要用到上下标时该怎麽设定？ 6. 特殊的单位或符号要怎麽输入？ 7. 如何做"西式"表格？ 8. 用［F4］快速键重覆上一个动作（如调整字体格式） 9. (A)、(B)、(C)这种符号要怎麽让WORD自动产生？ 10. 要如何正确的让下一个章、节下从下一页开始？ 11. 如何用WORD设计方程式 12. 如何裁剪图片多余的部分？ 13. 如何自动产生章节目录及图表目录？ 14. 不想用上一个方法，手动KEY目录也可以很整齐 15. 如何在同一份文件设定不同格式的页码？（如 I、II、III 之後接1、2、3、4） 16. 土法炼钢插入不同格式的页码 1.随时存档、多处备份以确保论文安全！ 有钱的时候就要多存一些，免得没钱时三餐吃泡面。写论文也是一样 ，一定要随时做存档的动作，避免电脑突然当机而让几个小时的努力 全都白费，如果嫌存档麻烦，建议你用﹝Ctrl﹞+﹝S﹞的存档快速键 来储存档案，顺句子或是找灵感的时候就顺手按一下﹝Ctrl﹞+﹝S﹞ ！ 另外，写到一个段落之後，除了把档案存在你的随身碟之外，最好能 够储存一份到电脑硬碟里面，尽量不要把档案存放在同一个储存装置 上以分散风险。 2.常用快速键，省时又方便！ WORD 的功能一代比一代强大，如果每个功能都要用滑鼠点来点去的 话，你会发现你的手一会要碰滑鼠，一会又要用键盘，移来移去时间 都浪费掉了！ 熟悉 WORD 的快速键可以帮助你省下大量的时间，常用的功能只要透 过键盘就可以做到，不用劳驾滑鼠出马，一个键盘打字、修改都OK！ 功能 快速键 全选 ［Ctrl］＋［A］ 复制 ［Ctrl］＋［C］ 剪下 ［Ctrl］＋［X］ 贴上 ［Ctrl］＋［V］ 存档 ［Ctrl］＋［S］ 字型粗体 ［Ctrl］＋［B］ 斜体 ［Ctrl］＋［I］ 底线 ［Ctrl］＋［U］ 文字置左 ［Ctrl］＋［L］ 置中 ［Ctrl］＋［E］ 置右 ［Ctrl］＋［R］ 还原（上一步） ［Ctrl］＋［Z］ 列印 ［Ctrl］＋［P］ 开启旧档 ［Ctrl］＋［F2］ 3.「段落」和「换行」的差别 在WORD里，按［Enter］产生的换行动作就是「段落」的区隔，换句 话说，按［Enter］後再输入的内容就是一个新段落；而按［Shift］ ＋［Enter］则是在段落里进行换行的动作，换行後输入的内容仍属 於原段落。 段落分段 如果没有适当的使用段落和换行，当你在调整段落设定时就会造成文 章大乱。 4.每段的缩排要怎麽弄比较正确？ 中文写作方式在每段的开头都会缩排两个字元的位置，但是常常有人 却以按四次空白键或是切换到全形後按两次空白键来缩排，这样的做 法虽然看起来差不多，但实际上是错误的。正确的缩排只要按一次按 键，而且不需要每个段落前都要自己按空白键缩排，有简便的功能， 为何不用呢？ 在 WORD 里，按一下键盘左边的［Tab］键文章就会自动缩排两个中 文字的空间。当段落完成後，按［Enter］换到下一个段落时，WORD 就会自动帮你把下段的第一行缩排，不用再调整一次。 文章缩排 红框的部份就是按空白键缩排，蓝框则是用Tab键缩排。 5.参考文献或内容需要用到上下标时该怎麽设定？ 这个问题通常发生在不熟悉 2007 介面的新手，或是发生在眼睛有点 失焦的朋友上，因为在 2007 上已经把上下标功能作到介面上了，不 用像以前还要按右键选择字型等等霹雳啪啦的动作了。 上下标功能 如上图，选取要上下标的文字後，切换到 2007 上的［常用］功能标 签，点选上标（或下标）功能键就可以了。 上下标范例 6.特殊的单位或符号要怎麽输入？ 作论文多少会用到一些单位符号，例如：「℃」、「＄」 …等。在 2007 的新介面中，一改以前要从下拉选单中找寻「符号」的功能， 现在只要切换到［插入］功能标签，在视窗右边就可以找到插入符号 的「特殊符号」区块，这里提供一些常用的标点符号，如果要找数学 符号或其他符号的话，在「特殊符号」区块下方点一下［，符号］， 里面有更多的符号可以选择。 插入符号 也可以用网友写好的特殊符号程式来输入：重灌狂人 7.如何做"西式"表格？ 有时候论文里的表格必须使用西式的格式来做，以前我们要得拉出表 格後再去设定表格的框线，用 2007 可以省掉这个步骤，直接套用内 建的表格格式後稍微修改一下就可以了。 表格设计好後，选择［设计］功能标签，然後选择如下图的样式。 选择表格样式 这时候表格就会变成西式表格了，但是我们要把底色去除，所以把有 底色的栏位选起来，在［设计］功能标签的「网底」中选择白色，其 他的依样画葫芦就完成了。 改变网底 完成西式表格 8.用［F4］快速键重覆上一个动作 如果你有一大堆不同区域的文字需要改变样式（例如：改变大小、加 粗、加底线…等）除了用复制格式的小毛刷外，你也可以按键盘的［ F4］来重复上一个动作。不过和小毛刷不同的是，［F4］是重复上一 次动作，也就是说上个动作若是把文字加粗，选取目标文字後按下［ F4］就可以把文字设粗体；小毛刷则是复制文字上的所有格式到下一 个文字上。 9.(A)、(B)、(C)这种编号要如何让WORD自动产生？ 常常有朋友在 WORD 输入编号时都以手动的方式输入，但是这样的做 法一旦遇到换行或有阶层上的区别时就会产生对齐的困扰，因此在编 号时一定要善用 WORD 的编号功能才能事半功倍。 在 2007 的［常用］功能标签里可以找到如下图红色框框的编号按钮 。 编号 基本上会用到的是左边算来的第一、二个，也就是项目符号和编号。 最右边的是多层次清单，这个项目大多是给章节用的，这里我就不提 它了。 当点下项目符号或是编号後，WORD画面上就会出现对应的符号。如下 面这张图，A、B两个编号的阶层1都是使用编号，阶层2也是使用编号 ，阶层3（项目1、2）使用的则是项目符号。 编号阶层 不论是要在哪个阶层使用什麽符号都可以自由设定。在编号或项目上 按一下滑鼠右键，选择要更改为编号或项目符号後，右边会出线编号 库供你选择。如果找不到需要的编号时，可以从编号库下面的［定义 新的编号格式］来修改。 设定编号阶层类型 阶层的缩排方法： 同一个阶层要换下一个项目只要按［Enter］即可，但当下一个项目 或编号要设定为第二阶层时，则将word的「Ｉ」指标移到该项目的最 前面，然後按下［Tab］键即可缩排到下一阶层。 10.如何正确的让下一个章、节下从下一页开始？ 这个问题有什麽写的价值，不是就一直按Enter按到换页就可以了吗 ？当然不是，这样想的话就太小看 WORD 了，其实分页的方法 WORD 也有相关的功能可以使用，虽然土法炼钢换行法也是行得通，但缺点 就是只要前面修一修，後面改一改之後，你会发现某一章的标题本来 应该在某一页的最上面，但是改完後却跟上一章的结尾摆在同一页， 这时就得重头一页一页慢慢看、慢慢改，改到天荒地老、改到精疲力 尽、改到发慌、改到老板 CALL 手机…算了吧！看过这篇後赶快把 Enter换页法忘掉，用正确的方法来写。 分页符号 WORD 里面有一项功能叫做「分页符号」，简单来说就是在分页符号 之後的内容一律从下一页开始。通常它会插入在每个章节最後一行底 下，所以不论你每个章节的分页符号前加多少图片或改多少内容，下 一章的开头永远不会跟前一章黏在一起。 使用分页符号 11.如何用 WORD 设计方程式 论文里常会用方程式来叙述某种理论的计算方法，在 2003 里必须要 安装方程式编辑器，而 2007 把这个功能给内建了。 方程式 在［插入］功能标签的右边就可以找到这个功能，而方程式图案下方 拉出下拉选单後可以看到一些内建的公式，套用後可以再修改。 插入方程式 如果内建的公式都不是你要的，拉出方程式图案下方的选单，後选择 ［插入新方程式］（或按方程式的「 π」钮）就可以自行设计。 设计介面上有结构和符号两个区块，通常会先建立结构後再输入符号 ，看你的公式怎麽写就想想看吧！ 先选择结构再选符号 12.如何裁剪图片多余的部分？ 如果图片太大，或有些多余的部分想把它切除必须先用绘图软体或小 画家来做，但其实可以不用这麽麻烦。WORD 可以帮你做基本的图片 处理，裁切图片交给 WORD 就行了！不过并不是所有的图都可以裁剪 ，只有如 jpg、bmp、gif、png…等等的图片档案才可，如从 EXCEL 或其他数据处理软体贴过来的资料图表就无法支援裁剪了，总而言之 ，只能切「图档」。 裁剪图片方法 在图片上点两下滑鼠左键，2007 会自动切换到［格式］功能标签。 在功能表右边会找到如下图的图示，点一下［裁剪］後图上会出现八 个裁剪点。 剪裁图片 如下图，将滑鼠移到红色框框的裁剪点後，按住滑鼠左键拖曳即可剪 裁图片。 裁切图片点 13.如何自动产生章节目录及图表目录？ 这部份由於步骤较多，且我们曾经写过於 2003 版的使用方法，请参 考以下连结： * [Word技巧] 简简单单让Word自动「生」出目录 - 一般目录篇 * [Word技巧] 简简单单让Word自动「生」出目录 - 图表目录篇 14.手动KEY目录也可以很整齐 上面介绍的方法如果在最後才去做阶层设定的话，你也许会觉得非常 棘手，不过如果早就有用该法的打算而对内容标题做相关设定的话， 它其实是最快、最方便的方法。不要紧，既然最後才做目录，那用简 单一点的方法也不错，反正只要整齐就行。 2007 里有专为手动KEY目录而设计的功能，和自己手动KEY的最大差 别就在於对齐，用以下的方法做出来的目录不管你怎麽修改，排版都 不会乱掉，你可以亲自试试看！ 方法： 点选［参考资料］功能标签後，在「目录」下按出下拉选单，选择「 手动目录」即可在页面上插入一个目录表。 插入手动目录 可以针对每个标题做修改，後面页数也能自行修改。 改变目录文字 预设的目录列数若不够用，还可以自行复制每个阶层的标题来扩展目 录。如下图，在红圈位置点一下滑鼠左键即可选取整列，复制後贴到 下一行即可。 如果想把该行设为下一个阶层，选取整行後，按一下［Tab］键把该 行缩排後就可以了。 手动目录 这样是不是很整齐呢？那些「………………」是 WORD 自动产生的， 会根据你的标题长度而改变，不会因为标题过长而把页数往下一行换 ，就像这样 不会换行 15.如何设定不同格式的页码？ 论文完成後不少人都会因为页码的设定问题搞得头昏脑涨，因为不管 怎麽设定就是没办法设定出不同格式的页码。 设定不同格式的页码有两种方式，一是透过 WORD 功能设定，二是土 法炼钢（方法16）。我喜欢直接在文件里面做设定，因为如果用土法 炼钢的方法会使得自动产生章节及图表目录的功能无法使用。 要在同一份文件里使用不同格式的页码就要使用「分节符号」的功能 ，符号之後的内容就是另一个节，两个节的页码可以是各自独立的， 这时候你就可以插入不同格式的页码了。 方法（假设我要把摘要和目录使用不同的页码格式）： * 分节 先按照方法10做好整篇论文的页面分隔设定，把「Ｉ」游标移 到摘要内容的最尾端（通常是关键字最後一个字後面），选择［版面 配置］功能标签，在［分格设定］选择「接续本页」这样就把摘要和 目录的「节」分开了。 後面图目录、表目录一直到论文内容也照这个方法设定，把全 文的节都分好後再来进行插入页码的动作。 插入分节符号 * 插入页码 接着，把「Ｉ」游标移到摘要页的任意位置，选择［插入］ →［页码］→［页面底端］并选择页码放的位置。 插入页码 由於目录页码使用的是罗马数字，所以我们要先把页码格式更 改一下。 把「Ｉ」游标移到目录页面的任一位置，选择［插入］ → ［页码］→［页码格式］会出现如下的视窗。 页码格式设定 将数字格式改为罗马数字，并将「页码编排方式」选为起始页 码：I ，并按［确定］ 。表示此页页码不要与上一页的连接。接下 来就跟上面一样的方式插入页码罗！ 16.土法炼钢插入不同格式的页码 如果不习惯用上述方法来做的话，你也可以把每个章节项目各存成一 个独立的档案，例如摘要存成一个文件档、目录一个、内容一个，然 後分开插入不同格式的页码，列印时只要告诉老板装订顺序就可以了 。 --

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