时间:93/12/31 (五) 中午12点半 地点:系馆地下室 主席：李承道 纪录：田松立 出席人员：李承道　洪维璐　姚欣洁　廖彦智　田松立　赖易圣　陈佑任　赵崇翔 林钰霖 陈韦辰　陈政仁　谢榕庭　黄正彝　柯逸凡　李芷婷　萧景文 一、各部报告(包含活动进度)： 　1.美宣部赵崇翔、谢榕庭： 　系服徵稿的宣传公部，预定下学期初截止收稿，４月初交给厂商制作。 　2.体育部赖易圣、黄正彝： 　　三化共振比赛进行当中。 　 大化工盃的住宿地点已决定。 　工院盃的预算正在审查当中。 　3.总务部姚欣洁： 　　a.大一借的50000元，目前已收回20000，预定在１／７前再缴回30000。 　　b.本学期目前支出： 　　　　三化共振 - 10900 　　　　工院盃 - 6000 + 12600元住宿费（後项为系学会代垫，届时将收回） 　　　　化工卡拉ｏｋ - 　 　　　 上学期系服徵稿的奖金 - 1000（给马正鑫同学） 　 c.系学会款结余：170332元 　4.活动部廖彦志、陈韦辰： 　　a.化工周：订在3/1~3/4，已有负责人，初步规划ok 　 b.化工卡拉OK：订在3/4(五)，以截止报名，场地还在处理。 　c.化工之夜：总召陈政仁，订在5/20，筹验的日程已规划出来了。 　d.化工营：总召陈佑任，已经徵求系主任同意，下周二之前生出企划书，与系主任 进一步商讨。期末考之後召开总会。 　5.公关部林钰霖： 　通讯录正在制作，系方同意拨款支出，下学期印出发给同学。 　6.学术部田松立： 　a.本学期订书有碰到两个问题： 　 (1)大一掉钱，临时向系学会请款。(详如12/8系学会临时会议会议记录) 　 (2)大二有机课本delay2~3星期，原因是台湾代理商估计数量错误，後来向国外书 商追加，所以延误。 　 　(3)经销商(爱因斯坦书局)派人与学术部洽谈，说明这次出问题的原因，并讨论下 学期订书事务。 　 b.学术研讨会延至下学期，考虑与美宣部的化工座谈会合并办理。(可能涉及修订系 学会章程) 二、大一订书问题报告：(双班班代柯逸凡、总务李芷婷和萧景文) 1.大一学弟妹说明 　　10月底时，负责同学处理第二批加订书、收钱事宜，当时在系馆地下室，人数众多( 包括外系的人)。 　　当时桌上的纸袋有一笔40000元左右的现金，遗失了。同学决定私下解决，并与书商 沟通暂缓付款时间。 　後来班代建议向系学会借钱50000元，并徵求系学会总务部同意。 　　总务部建议向大一的同学募款。目前顺利进行中，并已先将20000元归还总务部。 　2.干部提问(打*号表示学弟妹或学术部回答) 　　　赵崇翔：学弟妹真的有钱还给系学会吗？ 　　 *萧景文：目前募款顺利，剩下的部份由几位负责同学分摊。 　　　廖彦智：下一次如何避免同样的问题发生？ 　　 *李芷婷：期初时，单双班个自处理订书和收钱，状况比较混乱，下学期应避免。 　　　洪维璐：现金不应该这样放在桌上。 　　 *萧景文：当时拿书和收钱同时进行，本来有专人保管现金。後来人手不足，一时 疏忽没看好钱。 洪维璐：收钱的同学，应该特别留意保管现金。请大家记取经验，以後要小心。 赵崇翔：发生这种情况时，应该立即报备。 洪维璐：没错，如果当天立刻处理，比较容易追察现金的流向。 请问负责的学弟妹各自分摊多少钱？ *萧景文：已经募款得14000，持续追加当中。预估我们每人将分摊10000元。 廖彦智：请问当初学术部怎麽督导大一的学弟妹？ *田松立：学术部期初与大一两位班代联络，指示订书作业流程。整理书目清单之 後，交由大一班代统计数量，处理後续动作。之後多由大一的同学处理 ，学术部未尽到督导的责任。 三、临时动议： 　1.化工营相关讨论 　　　廖彦智：化工营的经费从哪里来？ 　　　洪维璐：这个活动还不在系学会章程里面，可以由系学会拨出预算吗？ 　　　李承道：先由负责人拟定化工营企划书，交由系学会审查，决议是否为常态活动 （每年度举行）。如果投票通过，我们就修订章程，系学会就可拨款。 　　　洪维璐：依目前进度来看，应该来不及，在期末之前无法完成。 　　　李承道：这是因为第一次筹备的关系。如果完成正式的程序，以後就有章程可以 依循。关於预算，我们的目标是拉到二十万赞助经费。 　　　 　　　另外，我们下周二与系主任讨论化工营，也许能拿到系上的补助。 　　　姚欣洁：可是已经年底，系上明年度的预算审查已经截止，怎麽办？ 　　　赖易圣：编定临时预算。 　　　洪唯璐：系上有所谓「空白预算」，可以临时拨出来用。 　　　廖彦智：如果系主任支持办化工营，我们会有比较多的资源，例如拉赞助的来源 、人脉等。 　　　洪维璐：住宿和交通开销很大，该怎麽办？ 　　　赖易圣：所以拉赞助的人要加油啊！ 　　　洪维璐：大一的同学要参与主办化工营吗？ 　　　赖易圣：负责筹划的大三同学太多了。大三同学应该优先担任小队辅，因为比较 熟悉化工领域。 　　　李承道：企划书还没拟定出来，目前很难讨论这个议题。由於下周二要跟系主任 讨论，所以企划书会在那时候以前生出来。我们预定期末之前再开一次 会讨论。 　2.其他 　　　陈韦辰： a.系服徵稿的格式没有公布。 　　　 b.3/4化工卡拉ｏｋ的地点很可能与外系冲突。 　　　回应： 　　　　a.美宣部不小心漏掉格式，另外再公布。 　　　 b.由活动部协调 　　　 　　　陈政仁：期末真的要再开会吗？ 　　　李承道：应该会。请大家等候通告信。 四、散会 --

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