创造大学生涯的新页--社团干部的时间管理 陈瑞贵（淡江大学教育发展中心未来研究组专任副教授） 社团要办，功课也要顾。…… 这是本学年社团评监颁奖典礼中一个节目的一句对白。听在社团新旧干部耳中，相信 五味杂陈。有多少旧干部因为社团而被当淂一踏糊涂？有多少新干部即将要面临这种悲惨 的命运？难道当社团负责人及干部非得被当不行吗？难道一任干部下来非得得罪人，弄得 灰头土脸不可吗？ 依稀超过四分之一世纪之前，打进淡江的那天起我就是社团中人。当过校友会的副总 干事、总干事，学生活动中心学艺委员会副主席，德文学会会长，…。我还参加在白沙湾 举办的首届淡海同舟会呢！记得毕业时，夥伴们问我，怎可能大学全部All Pass，而且考 取研究所且通过留学生德语测验。坦白讲也不知为什麽？运气好吧？！ 几年後回想起来，或许有一些缘由及作法带来「好运」吧？！总的来说，我有一群交心的 哥儿们，还有「龟毛」的我总喜欢有所准备避免临时「脱搥」（出状况）。简单地说，我 只做到「引导决策」与「协助夥伴」二件事，所有的成就是当时的交心的哥儿们。 其实只要认清楚自己的角色，有目标与计画地生活，随时调整步调，许多事情大都可 迎刃而解。也就是作好「自我管理」，就是最好的「时间管理」。 就整体生活而言，清楚角色，把握重点：无论如何，「学生」是最主要且根本的角色 。没了「学生」身分，就没了社团干部身分。所以功课不能出状况。另方面，当社长，主 要做的是「引导决策」及「协调、协助」的工作，不要事事躬亲，时时指挥。 要有目标，服务学习：要清楚在社长或干部的一年内，将要学习到什麽？专业内容？领导 能力？在功课上有哪些重点是必须要有所成的？否则一年後容易落得「盈盈一握，空空一 把」的遗憾。 愉快积极，面向未来：社团事务必然有难解之处，干部间必然有龃龉摩擦，都需要解决； 功课必然较少时间准备。因此要不断告诉自己，一定有办法获得圆满结果，一定可以做得 到。一方面砥砺自己，才有原动力；另方面鼓励夥伴，才能让大家产生生命力。负面的情 绪、言语与态度只会使事情更糟。 每天静思，有助成长：白天像陀螺般忙於功课与社团，平常每晚无论如何一定要给自己至 少一个小时时间进行静思、冥想、复习功课及整理思绪与计画。如此，才不会使得生活上 的错误一再发生或更恶化。 随时检讨，立即调整：「苟且、拖延」是大多数人的毛病。每次的活动都要检讨与回馈， 功课进度也要随时掌握与补救。否则「病入膏肓」之时，华陀再世也回天乏术了！最後落 得社团、学业两失的绝境。 就课业生活而言， 及早选课：计画是一切活动的根本。生活要有计画，功课更要有计画。其实该修什麽课早 已清楚的，应该及早选课，以免因为选课手续浪费时间。 预习绝对是必要的：当干部比别人念书的时间少，就须更善用时间。因此，前一天，甚至 暑假中或学期初，在活动较少的时候，先行预习，使得上课时学习更容易。 上课专心是成功不二法门：注意上课内容，勤做笔记，心无旁骛。这种上课态度比任何人 都来得重要。因为下课後可能许多活动等着你。专心的技巧就是上课坐到最前排中间，强 迫自己不分心。 决不请假、跷课：许多的社团干使用各种理由请假、跷课。其实没有一件事比念书更重要 的。一个成功的领导干部一定是一个卓越的时间管理者。他一定了解事情的轻重缓急。所 以在有计画的前提下，应该使社团活动对功课的影响减低到最少。集合群体的力量，一定 可以使得每个人都能不请假、跷课且办好社团。 提早完成作业：许多的作业早在学期初就已公布了。由於一个人的惰性会产生拖延的坏习 惯。逆势操作是必要的。学期初，活动少时赶快进行作业，甚至口头报告也抢在大家之前 先完成，如此才能应付学期中以後的多活动时期。 就社团生活而言， 勾勒主题：除了一些例行的迎新送旧等活动之外，在任期内，要展现什麽？要告诉大家我 做了什麽？许多事情虽然要进行，但最重要的而且最值得去表现的是什麽？ 年度计划：召集所有的干部及得力幕僚依据时间点及轻重缓急的原则用心规划未来一年的 活动。规划包括任务的指派、准备的时间与进程、活动的内容、…等。一经定案，非有重 大因素或活动的变化率达50％以上是不容变更的。所以此等计画活动是很严肃的。 事前模拟：藉由脑力激荡及前任干部与学长姐的经验，事先演练或预想可能发生的问题与 进行的情况，使得「未来的事实」可以在计画中浮现。若此，可使未来失误及变数减低到 最少。 大智若愚：一个团队本就由不同专长的成员组成。既然委任办理，就必须做到尊重。除非 有重大错误，领导着所能做的只有支持与协助而已。领导者必须要有「欣赏」的涵养。欣 赏每一位干部的努力与成就，而不是把干部当机器在运转。 捉住重点：许多的琐事会随时出现，困扰着领导干部。因此要能冷静地检索出重要与紧急 的事，放下无谓的干扰。或做好分类的工作，将有关的琐事包裹在重要的事情中一并处理 。 善用沟通：会议前善用非正式沟通形成共识，会议中有效进行议程，一些疑难杂症与冲突 事件可运用会议後或平时以非正式沟通方式处理。一起吃个午餐或晚餐，分别拜访有关的 人员，一起返回宿舍，下课聊聊天…等，都是很好的非正式沟通的时机。 归功夥伴：「所有的成就绝对不是我的，而是大家合力完成的」，必须要有此认知并表达 出来。而且要能清楚地说出每位夥伴的成就。 我在你左右：夥伴有了困难，要能及早发现，主动关怀。当他有所请求时应全力协助，但 不是取而代之。让夥伴感到温馨，且有继续贡献的意愿。 扛起责任：有任何的失误，不仅不要诿过於个人，也不要归咎於团队。清楚、诚心地告诉 大家，就是自己领导无方，并力求改进。若此，夥伴才愿继续奉献。 前瞻未来：活动有挫折与不圆满在所难免，切忌懊悔、争辩、诿过，应尽速检讨，提出改 善及未来防范措施，之後继续进行未完成的计画。 与家人的沟通方面，绝大部份的家长是不会反对一个已经是大学生的孩子参与学校社团的 活动的，除非有让家人放不下心的地方，而焦点就在功课。如果能交出一张漂亮的课业成 绩单，这是参与社团的最佳保证。所以前述的课业生活正提供一个最好的保证的方法。此 外，纵然家人有意见，尊重家人及使用长期的非正式沟通是可行的办法。让家人参与或协 助社团事务也是一种不错的选择。忤逆与冲突只会使事情更糟！ 总之，身为社团负责人及干部必须使用方法在不同的角色上使所有的事务得以进行。在课 业上必须维持一定的水平，在社团上要能认清角色，把握重点，集合群力，完成目标。 如果自问做不到，那还算哪门子干部或社长？！因为自己都管理不好，如何管理整个社团 或部门内的事务？（刊於淡江大学2000年暑假淡海同舟会刊） -- 看!!有流星!_ °﹒☆°．﹒‧°﹒／‧°∴°☆﹒﹒‧ 　 ＼ ★_… ●/ <▎ \●/～戒指快拿出来啦.... ∥ ... ▌ 　　 / \ --

※ 发信站: 批踢踢实业坊(ptt.cc) ◆ From: 140.112.249.54