※ [本文转录自 Tech_Job 看板 #1BzhdfnS ] 作者: DennisY (Dennis) 看板: Tech_Job 标题: [情报] 英文Email 把握KISS原则 时间: Sat May 22 00:50:46 2010 写英文 E-mail 的实用小秘诀 文章来源： http://tw.myblog.yahoo.com/dr-free/article?mid=1073&prev=1100&l=f&fid=8 【 写英文 E-mail 的实用小秘诀 】 「书信」是日常生活中使用相当广泛的一种工具，可以用来沟通情意、表达意见和传 递讯息。一般而言，书信的运用除了传统的书面信件之外，在科技发达的今天，还可以利 用电子邮件达成快速沟通的目的。现今，在国际化的地球村中，写商业的英文 E-mail 已 成为工作中不可或缺的条件之一。然而，许多人却因为写不出清楚明确的 E-mail ，而在 职场生涯发展上受挫，更失去竞争力。 1、牢记 KISS ( Keep It Short and Simple ) 原则 K-I-S-S 为 Keep It Short and Simple 的缩写，意即「尽量简短」。现今的生活步 调非常快，也意味着大部分的人在工作上都很忙碌，没有时间读取冗长、凌乱无章又无法 表达寄件者重点的 E-mail 。因此，正确地传达意思是很重要的，若是想传达给收件者很 多资料，那麽最好把这些资料放在附件里。 所以，如果没有必要，不要用复杂的正式语句，在 KISS 之部份，其原则为使用较简 单的表达方式，如：Thank you for ... 、Currently、Because、From now on、If、 Please 等。 2.、拟定简单明白之「Subject Heading」(主旨栏) 当我们要快速浏览新收到的 E-mail 时，会先看主旨栏，所以要确定主旨栏能清楚地 概述 E-mail 的意图。清楚、引人入胜的主旨(Subject Line)，能简洁扼要，方便收信人 明白事件、时间、地点。 3、谨慎使用大写字母 在 E-mail 中，不要全都用大写字母，这样会让人看起来像是在大声喊叫。只有在想 要强调的重点时，才使用大写字母；若是强调的部分太多，那就等於没有重点。 4、仔细检查 在送出 E-mail 前，花时间仔细检查是否有错别字，或是任何错误，这是很重要的， 否则会让人看起来很不专业。谨慎地用字遣词，并强化自身的字汇能力，丰富(rich)、多 元(versatile)的英文用字是写英文信的原料(raw material)， 杰出的用语能造就卓越的 影响力(The greater your vocabulary the more effective your writing)。 英文 E-mail 之五大架构：招呼语 ( Salutation、Opening greeting )、联络起源 (Previous contact )、主体内容 ( Body of email )、主体结语 ( Closing phrase ) 、结尾敬语 ( Complimentary Close、Closing greeting )。 招呼语：开场的招呼语，是视正式程度而定，在现实上会有许多的变化，常用的标准 的招呼语有：Dear Sirs (如果不知道谁为收信者)、Dear Sir or Madam 等。 联络起源：如果先前有与这位收信者连络过，可以提及先前与对方「联络过的事项」 ，如：Thank you for your email of March 22nd.、Further to our last email, ... 、 Further to our previous discussion, …、 In answer to your question about …、Regarding your suggestion about …等。 主体内容： E-mail 的主体，要涵盖我们写这封信的主要内容，视我们写这封信的原 因而定。参考题材就像是：make or confirm arrangement、Giving information、 Asking for information、Requests、Asking for clarification、Giving clarification 等。 主体结语：先加进一句结尾短句，来做为主体内容的结束，再来才可以写末尾的结尾 敬语，例如：Thank you for your help.、Thank you in advance for your help in this matter.、 Please feel free to contact me if you have any questions. My direct line is …、Do not hesitate to contact us again if you require any further information.、I hope this clarifies the situation.、Let me know if you need to change the arrangements. 等。 结尾敬语：根据这封 E-mail 的开场招呼语，适当地选用结尾敬语作结束 ；「结尾 敬语」区分为二种： 1. 「正式」： Respectfully yours,、Very truly yours,、Yours truly,、Yours very truly,、Very cordially yours,、Very sincerely yours,、Yours faithfully, 2. 「一般」： Sincerely,、Sincerely yours,、Yours sincerely,、Best regards,、Best wishes,、 Cordially,、Cordially yours,、Regards,、Love,、Kindest/Warmest regards, 相对於纸本之签名栏(Signature Block)在结尾敬语之後，写信人必须在打字的英文 姓名(若为公文往来，则加注职衔与公司名称)上方亲笔签名；E-mail 则可以用签名档之 图像来代替。纸本之附件(Enclosure Notation)用则是於信中附有其它文件时，可缩写为 Enc. 来注明，若要表示附件的数量也可以这样写 1 Enc. 或 Enc.(1)。E-mail 则是以 附加档案(Attachment)之功能来取代，不过为避免电脑病毒之传播，收件者须谨慎过滤信 件及其夹带之附加档案。 而其他像是 P.S.或是 PS.(Postscript)之类的附注补述语，则不宜使用於公文书信 。 --

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