各位中兴管乐社/政大管乐团的成员大家好： 以下是3/19号 下午两点 两校联合音乐会的检讨会纪录， 鉴於两校各自习惯之记录方式不同， 於是将有由中兴文宣以及政大文宣纪录之两版不同会议纪录 但此次中兴、政大联合音乐会之检讨记录已由双方负责人详细交叉检阅、认可， 若仍有任何疑虑欢迎参阅 NCHU-Wind / NCCU_Wind 团版上会议记录 或向负责人索取会议录音档 对於此次交流音乐会中未臻完善之事宜，四位负责人再次致上万分歉意， 并期待未来能有更良好的互动与交流。 中兴管寒训总召 陈渭中 政大管寒训总召 陈宴慈 中兴管学生指挥 吴秉修 政大管寒训副召 蔡承恩 ------------------------------------------------------------------------------ 2011/03/19 联合音乐会会议纪录 地点：中兴管乐社社办 　　　　　　开会时间 14:10 结束时间 16:10 中兴干部 陈睦轩 陈渭中 吴秉修 林宛萱 涂高玮 杨宛珊 陈昱文 赵洵 政大干部 陈宴慈 蔡承恩 沈佳蓉 蔡佩琦 洪郁翔 洪敬富 王瑞昌 记录：杨宛珊 ================================================================= 一、音乐会前筹备 　A.宣传品 　　1.政大与中兴一开始对於宣传品双方应负责范围的认知有落差 　　　　因为一开始政大总召有找中兴社长谈，但中兴社长表示细节部分 　　　　应与中兴副社讨论，最後以政大总召与中兴副社的协议为主 　→中兴干部间讯息的传递要更完整，若提早发现接收到的讯息有 不同，才能及时发现问题以提出并讨论 　　2.中兴反应政大海报交稿时间太晚，印制匆忙 　　　　政大文宣表示很难连络上中兴美工，再加上中兴本身没有订设计稿 　　　　交稿之最後期限，导致政大误认为中兴没有时间方面的压力 　　　　　→中兴一开始应明订Deadline；两校的沟通要更紧密，积极与 　　　　　对方联系 　　3.宣传的工作分配不明确 　　　　(1)双方在企划书上疏忽规画宣传的工作 　　　　(2)音乐会地点在台中，中兴为本地人，於是双方有协议海报与 　　　　　宣传单由中兴印出，因此政大认为应当由中兴负责宣传 　　　　(3)海报2/8印出，但2/9行前会政大总召告知中兴海报有错，因此无 　　　　　法立刻发出，要到2/14的寒训结束才能开始张贴 　　　　(4)中兴副社预计在音乐会当天宣传，但因没有规划详细，导致宣传 　　　　　没有确实 　　　　　　→海报的deadline要订早一点；双方在线上会谈所讨论的工作分 　　　　　　　配应列入企画书 　　4.中兴印制海报前没有告知政大数量 　　　　因为中兴以往在海报数量的印制上都是200张，可以存底及音乐会 　　　　场布，中兴才会认为政大对於印制数量上应该不会有问题，而没有 　　　　告知对方 　　　　　→应将讯息确实传达，政大方面有在节目册印出前告知中兴印制数量 　B.音乐会时间的订定 　　　有社员质疑音乐会时间很奇怪 　　　　1.因中兴太晚告知谢北光老师原订音乐会在2/14下午两点半，後来才 　　　　　知道老师当天下午有其他学校的课 　　　　2.若音乐会改订於晚上，政大团员会有回家太晚的问题，因此时间订 　　　　　在傍晚五点半开始(五点入场)，谢北光老师也能够赶上音乐会彩排 　　　　　　→中兴负责人没有及时告知老师音乐会相关讯息，也应该向社员公 　　　　　　　开解释更改音乐会时间的原因 　C.集训期间，政大总召突然接到中兴询问是否可支付惠荪堂场地费的电话 　　　因中兴没有将印制海报及宣传单的开销列入寒训费用，所以希望能有一 　　　笔费用能够补上(後来未向政大收取此费用) 　　　　→中兴应向政大表示因有财务上的问题，希望能够再协议费用的支付或 　　　　　补助；若需要收钱，也应在讨论时就提出，不能在事後才说有部分 　　　　　费用需要对方支付(未来金钱方面不能有巧立名目的状况，以补助 　　　　　场地费名义要求款项，用以支付其他费用) 　D.有些人批评两校合演的曲目 　　　政大在挑选合演曲目方面没有考虑到对初学者可能有困难 　　　　→双方讨论合演曲目应更周全，兴大若听过曲目有问题也应提出 　E.政大於1/30寄企划书给中兴，但中兴於2/2公告音乐会的行程却有错误 　　(没列出团康时间) 　　　　→中兴学指没有注意到没补上团康时间，为个人疏失 　F.原先订好2/9为政大到惠荪堂场勘日期，但当天却不能进入 　　　中兴社长已事前告知中兴副社借不到场地，而副社到2/9当天才知道政大 　　　要场勘，因此2/9早上才通知政大总召无法进入场地 　　　　→因很早就订出场勘日期，中兴干部间讯息的沟通应更密切 二、音乐会当天 　A.音乐会当天行程与原先讨论不同 　　1.因为当天有下雨，回校车程有稍微拉长，中兴回到学校时间晚 　　2.当天才知道惠荪堂临时整修，学校并无告知，导致搬乐器时间 　　　有被拖延 　　　　→估计回程时间要再拉长；要向学校反映没有接到场地整修的 　　　　　事前通知 　B.政大在到达惠荪堂後才知道团康已取消 　　1.前一天中兴学指只有说取消餐盒，忘记说团康取消 　　2.原本估回程的时间太少，中兴与政大到惠荪堂时间都有延迟到原 　　　订团康时间 　　　　→对於临时更动的行程协调要更谨慎 　C.有观众反映不晓得要从何处入场 　　1.中兴原本就不会打开大门，只能从侧门入场 　　2.因为外面有飘雨，所以无法在室外贴海报作为方向指引 　　　　→中兴应事先告知政大正门不开放即可避免 　D.当天政大对场布的部分不清楚，没有人给政大指引 　　1.当时中兴副社因惠荪堂突然整修而在事务组 　　2.因为当天情况混乱，中兴学指无法主动与政大沟通 　　　　→要向学校反应中兴有先借场地却没被告知临时整修；政大 　　　　　可询问中兴的学指或社长，中兴也应主动协助政大 　E.节目册晚到 　　　因政大文宣忘记带，彩排时送到学校 　F.政大彩排时间有延迟 　　1.政大总召没有戴表，没注意到时间 　　2.各校15分钟的彩排时间不足 　　　→政大方面要主动提醒老师时间；彩排时间应订在30分钟 　　　　以上；彩排内容也应包含上、下台及主持人 　G.工作人员 　　1.政大团员反应合演时有人不见了 　　　　事前没想到合演时没工作人员(原先规划政大演出时，工作 　　　　人员→中兴；中兴演出时，工作人员→政大) 　　　　　　→工作人员的规划应该更早，提早讨论，并列入企划书中 　　2.政大演完应接手外场工作，但发现中兴的工作人员整场都在 　　　　因政大结束後，没有及时接上中兴的工作人员，当时替政大 　　　　接外场工作为中兴的学长 　　　　　　 →政大忘记将收乐器的时间列入考虑 　H.合演时，两校都有准备主持人(最後由政大的主持人上台) 　　双方都有准备主持人但都没有事先告知对方 　　　→虽然会谈上有说两校各自准备，但还是需要告知准备情况 　I.中兴没有献花给老师 　　　两校各自献花给指挥，但中兴干部忘记这个部分 　　　→此为不尊重老师之行为，日後干部间需注意 　J.中兴社员事前不晓得政大有部分团员会提早离开 　　1.线上会谈提到30人会离开，但企划书是说半数提早走 　　　(当天政大演出团员37人，27人先离开，10人留下) 　　2.原定音乐会时间下午两点半，政大能够留在场直到音乐会 　　　结束，但後来因中兴没提早告知谢老师时间，老师知道後 　　　表示无法配合，而将音乐会时间往後延，但会造成政大 　　　团员若太晚离开会搭不上接驳车回家(接驳车只能叫一台， 　　　且有团员家住很远，必须配合团员时间；并非回学校， 　　　因此有回家时间不能太晚的压力)，最後双方负责人都同意 　　　政大能有部分团员先离开 　　3.政大没有告知中兴负责人确定提早离开之人数，因此中兴无法 　　　将此讯息转达给社员 　　　　→企划书的内容用字应更谨慎；线上会谈的结果应做统整、并 　　　　　列入企画书 　K.场复 　　1.政大不清楚内场的场复工作 　　　　因中兴学指不清楚政大留下确切的人数，因此没有请政大帮忙 　　2.政大工作人员不清楚结束、可以离场的时间 　　　　中兴的负责人没有主动告知 　　　　　→双方的负责人连络上有漏洞 三、总提问 　 A.政大方面认为中兴的干部对於音乐会没有很积极 　　1.因中兴的负责人在对内其它干部没有告知充分的讯息，干部也 　　　不晓得讯息要从何得知 　　2.中兴从未在寒训结束後举办音乐会之经验，但此次有临场发表 　　　的机会对中兴来说是很好的经验的；因社员对此不熟悉，才会 　　　有许多纷争 　　　　→中兴负责人应确实告知干部所有情形 　B.宣传品的设计 　　1.虽然政大主设计，但理应是两校共同协商，中兴却没有参与设计 　　→中兴负责人应明确告知美工对於设计应提供意见 　　2.中兴美工不确定海报需不需要帮忙设计 　　　(1)寒假期间政大文宣有提出海报设计可能需要支援，如果确定有 　　　　需要帮忙会再进一步连络，但最後中兴一直没有接到回覆 　　　(2)政大文宣很难联络到中兴美工 　　　　→讯息的告知要更确实，应主动和对方沟通 　C.联合音乐会政大没有制作网宣，但政大回台北的赛前公演有 　　1.两校在时间上要先确定好才能制作网宣，但音乐会时间 　　　很晚才定下 　　2.政大不是主要以BBS作宣传，因此没有特别重视哪一场音乐会 　　　的情况，且政大表示联合音乐会有做facebook的宣传 　D.检讨会的时间经过很久才开，导致有社员批评 　　1.音乐会结束时政大即有连络表示有开检讨会的意愿， 　　　此时政大总召在台中，较方便开检讨会， 　　　但开学前政大总召很难连络到中兴副社 　　2.中兴副社後来在开学後才向政大表示希望在比赛及内部检讨会 　　　结束後再和政大一起开检讨会 　　　　→应提早向社员解释双方都有意愿开检讨会 　　◎检讨会地点的订定：因政大总、副召皆为台中人，因此在台中办 　　　较方便，但希望未来地点的部分还可以讨论，以便有意愿参加的 　　　团员可出席 　E.音乐会结束後造成双方社员都有误会 　　1.两校的沟通有问题，且在中兴社团内部的部分，负责人和对方有 　　　任何讨论後，要对其他干部及社员清楚的交代 　　2.中兴对外讯息传达的窗口要一致 　　　　→中兴寒训的主要负责人是副社长，但对於活动的内容也应和其他 　　　　　干部参与讨论；社长有最後决定权，但本次活动社长没有尽监督 　　　　　之责任 　　3.开会讨论不够周全，导致企划书的内容和细节的部分有多处缺失 　　　　→两校负责人联合声明PO文道歉，表示双方原本都希望能达到交流的 　　　　　目的，但因人为疏忽和突发状况，而导致两校社员间有误会，另外 　　　　　会议纪录在3/26前完成(需负责人都看过再公告) 　F.宣传品的费用改变原来分摊的方式 　　原来决议：节目册(共1318圆)→政大；海报、宣传单(共3020圆)→兴大 　　因为一开始政大表示报帐需要收据，而收据无法分割，若文宣品价钱对分， 　　则政大会有报帐之困难，因此不希望文宣品金额对分；之後中兴认为节目册 　　会是费用最多的部分，而政大则认为会是海报与宣传单的费用最高，因此 　　双方才会认为原来的分摊方式会让两校负责的支出差不多；日後为避免有 　　不公平的情况，以两校对分的方式较保险，收据须开两张的部分则只要先 　　与店家沟通即可。 　　政大最後愿意与中兴对分宣传品费用： 　　两校分担的费用皆为(1318+3020)/2=2169，政大最後给中兴851圆(2169-1318) 　　中兴则开收据(盖社章)给政大以做证明 --

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