※ [本文转录自 sttmountain 看板 #1DqMBtSK ] 作者: leisures (咖啡) 看板: sttmountain 标题: 干专 社团经营--你看到的社团背後 文字 时间: Tue May 17 01:46:28 2011 社团经营--你看到的社团背後 ____源起 一年前接下了社长，一个学期多摸摸索索走来，杂七杂八的公文需要的琐碎资料就像报所 得税一样，是故从上学期开始，就有想要整理一份完整的「社长工作清单及公文教学」的 想法；到了这学期，社团人力开始紧缩，大家都忙，大家都怕，一些现实方面的事情﹝未 来毕业後要干麻？会不会考不上研究所？﹞顾不及时是真的该感到恐慌，大学山社不过也 四五年，毕业後才发现除山协你大学一无所获时，觉得十分值得绝对不会是你当下的感觉 ，而我相信成大山协也不想欠你这些，所以当你感到相当恐慌时，或许你应该暂时放下社 团，去好好的面对未来的现实。 但是，这样一个让我们爱上爬山、带我们跨出第一步、甚至对我们的人生走向及性格造成 正面影响的地方需要有人传承，需要有人继续经营继续带新人走下去，所以我今天要讲的 ，除了是一份山协所有工作的统整之外，还是一份说明如何藉由大家看清现实、体认社团 需要、彼此的分工、一些观念的澄清、一些心态的调整，来降低让大家产生那种恐慌的机 率。用大家的力量把大家留下来。而我觉得这很重要，所以我发这份干专，算是一些心得 的分享。 ____宗旨 很多维持山社运作该有的事情都已有多年的传承，有许多经过错误及失败後改善的经验， 近来由於人力渐减，很多事情变成是两年做一次或是三年做一次，或是统一由某个比较有 心的社员默默付出，而当这些事情不被以後的新人知道时，当他们甚至连要去哪里找资料 有哪些资源可以用都不知道时，我们就丧失了许多宝贵的经验。他们做起事来会向我们第 一次做一样，困难重重颠颠簸簸，为有效节省未来大家做事的时间及增加效率，事故整理 了一份山社工作概览文章，使後人有迹可循。 同时也透过对於山社事务的描述，让大家了解其背後意义，并可以针对当时人力及大家喜 好有所取舍分工合作，让每一届接手做事的人都可以心甘情愿做自己想做的事。 ____前提 请留心以上最後一句话，让每一届接手做事的人都可以心甘情愿做自己想做的事，所以「 做事」是前提，有心想要做事是前提，没有这个前提，社团没办法继续走下去，一个地方 要维持运作一定要有人愿意付出。 ____社团运作的维持 。从社团的意义开始说起。 若跳脱情感上的层次来说，「社团」到底根本上是一个行政组织。成功大学登山协会隶属 於国立成功大学学生事务处课外活动指导组下众多社团中的体能性社团，受「国立成功大 学学生社团辅导办法」(附件一)所约束，要维持成为一个「社团」，则必须遵守其法规要 点行事。 而就登山协会这个意义说起，除了在学校体系下我们是一个「社团」，我们还要延续爬山 (溯溪、攀岩)这件事，我们需要将经验技术传承下去。 兹将这两项在以下做详细说明。 。何谓「有在运作」。 以下是一份社团评监时所需附上的资料清单，从这份清单中，可以很清楚的知道，对学校 而言，何谓一个社团「有在运作」。 ------------------------------------------------------------------------------ 年国立成功大学学生社团资料评监评分标准表 一、 共通性评分项目（占50％） 组织运作25﹪ 组织章程5﹪ 1.组织章程是否明确、清楚？例如具有社团宗旨、社员大会的召开与权责、干部架构、社 员的权利义务、会费的收退方式、选举罢免等的规范？ 2.是否适时修订？修订条文之前、後内容说明？各次修正时间是否详实记载於组织章程名 称之下方？ 3.社团组织是否健全、权责分工是否明确？ 年度计画10﹪ 1.是否订定社团年度计画（含活动行事历）？ 2.是否订定社团发展之短、中或长程计画？内容是否包含目标、实施策略、具体项目、经 费需求、资源管道等？ 3.年度计画内容是否符合社团成立宗旨？是否有主题？ 4.社团年度各项活动依据年度计画执行程度？是否有执行成效表？ 管理运作10﹪ 1.是否依据社团组织章程管理运作？社员间的凝聚力如何达成？ 2.是否定期召开社员大会（或系学会大会）及干部会议？各次会议之出席状况？ 3.干部、社员及指导老师资料是否完备？是否有与毕业社友联络？ 4.社长及社团干部产生方式及程序？选举投票的纪录？未过门槛的因应措施？ 5.社团交接是否完善？是否办理干部训练？ 社团资料保存与资讯管理10％ 1.社团各项活动资料及成果保存之完整性？ 2.各项会议或活动记录是否详实（含签到手稿）？是否送请社团指导老师签名？ 3.社团档案资料电脑化程度、社团网页经营？ 财物管理15﹪ 经费控管10% 1.社团经费来源、使用原则及运作情形？是否订定财务管理办法？ 2.是否设立社团经费专户（非私人帐户），由专人专帐负责管理并公开徵信？社团经费帐 户之簿册与印章是否分别由专人保管？ 3.年度经费收支情形是否登录於帐册并清楚详载？是否有社团的各项活动及年度总预决算 表？ 4.各项经费收支单据之整理？核销凭证是否加盖稽核印章？正本与影本的黏贴与核销程序 均显示清楚？ 产物保管5% 1.社团器材、设备之财产清册清楚否？使用或借用、维修纪录？设备有图片为证否？ 2.是否有明确的保管制度(办法或方式)？ 二、 社团活动绩效评分项目（占50％） 社团活动绩效50﹪ 社团活动45％ 1.社团各项活动之筹备及宣传情形？ 2.各项活动计画是否周详、活动企划与内容是否充实、具创意？ 3.活动办理成效及社员参与程度？ 4.各项活动是否召开检讨会？纪录是否详实完整？大型活动是否实施问卷回馈分析？ 5.社团活动力与社团规模相互配合情形，请简述各项活动内容。 6.是否积极协助、配合学校举办之各项活动？请特别注明哪些活动是配合学校的活动。 7.社团具传统或特色之活动为何？ 8.是否积极参与（或主办）校外或跨校性所举办之活动？社团对外竞赛成果、绩效。 服务学习5％ 1.年度计画是否含有符合带动中小学社团发展、社区服务、人权教育 、品德教育、法治 教育、生命教育与忧郁自杀防治、性别平等教育、保护智慧财产权、中辍生辅导、资讯 、体育、爱心、国际或环保志工等教育政策之活动？其活动目标、对象、地点、时间、 如何实施是否明确？ 2.参与本项计画是否符合服务学习之步骤如右（1）设计（如：方案之撰写）、（2）规 划（如：社区需求、服务之协定签约）、（3）执行（如：家长同意书、服务记录）、（4 ）评量（如：反思会议、日志、社区专访）、（5）互惠（如：社区需求的了解、经验分 享、学校与社区事前与事後 之成长等）。 3.学习成果呈现的情形（如：庆祝或检讨会议、反思日志、工作日志、学习心得）？ ------------------------------------------------------------------------------ 。经费的重要及来源。 经费的重要性相信不用我多说，做什麽事情都需要钱，装备的替换、活动的支出，尤其是 在登山社这种装备需要适时汰换且又关系到活动安全的社团，经费来源更显重要。除了向 外界募款之外，身为一个校正式社团，我们可以透过正当的程序来向学校申请所需要的经 费。兹将经费申请流程说明如下。 一、 概述 每一年都要申请经费和核销经费，社团经费以「年」为单位，和学期不一样，以一年一月 到十二月为一个单位，今年申请的是明年的经费，今年核销的是去年申请的经费。 申请经费，顾名思义就是告诉学校我们需要那些钱(申请额)，希望他们可以拨钱给我们( 补助额)，然後学校在十二月会召开会议讨论要给那些经费，之後学校会告诉我们我们审 过了那些经费(核定额)，然後学校同意了给我们钱，我们买东西前就要告诉学校我们真的 要买了(签呈)，买了之後就要拿收据去跟学校拿钱(核销)。 二、 线上经费申请： 时间为每年上学期开学到10月15日为止，采线上申请制。网页在”成功大学首页→行政单 位→学生事务处→课外 活动指导组→(右边)社团管理资讯系统”里，社团帐号是88E15， 密码是*******。 社团经费分成设备经费和活动经费，设备经费只要填好表格就好了，表格需附上物品名称 、数量及单价，活动经费的申请除了需要活动名称及大概金额之概估之外，还须附上活动 企画书(活动企画书内容格式见附件五)。而社上卫星电话的支出属於活动经费，但此项目 不用附企画书。在申请经费时要注意，你今年申请哪些设备明年就只能核销哪些(例如： 你今年申请GSP和高度计，明年就不能拿确保钩环的收据去核销。)，所以，就看社上当时 最缺什麽再申请，不要随便填喔！ 三、签呈及核销：又分为设备经费及活动经费 1.设备经费(负责人：课指组林小姐) ○1签呈：须拿请购公文及设备估价单向课指组林小姐提出申请。需在每一年十月底前 跑完签呈。 ○2核销：须拿收据、采购的物品实体、请购公文(和跑签呈时同一张再写一份)及社团 邮局户名、局号、帐号向课指组林小姐核销。需在每一年十一月底前完成核销。 2.活动经费(负责人：课指组徐小姐) ○1签呈：需在活动前完整地跑完整个申请流程(例如：3/4要办活动，则学务长盖章的 日期要在3/3(含)以前，否则不予以补助)。申请活动经费时需附上以下资料：横式学生 报告-申请经费、活动企划书及活动问卷调查表 ○2核销：活动经费的核销需在活动後一个月内完成，否则不予以补助。核销活动经费 时需附上以下资料：成果报告表(附活动照片2张)、活动问卷调查表统计表、收据（或发 票）及社团邮局户名、局号、帐号。 注：收据相关规定及注意事项 1.收据或发票必须盖店章（含地址、电话、该商店的统一编号）及负责人私章。 2.收银机及三联式票发(不含手写之收据及二联式发票)务必请商家打上「国立成功大学」 ，统一编号：69115908。 四、老师经费(负责人：课指组朱先生) 老师经费不是线上申请，於每年末提出申请，须填写申请单一份及附上学期教学计画，申 请过後不必核销，学期末会通知会长去领取所得扣缴凭单。 ____一个行政组织之外—山协 身为一个登山协会，在处理校内公文之外，我们还有很多关於爬山的琐碎事情必须完成。 大概列举如下： 开队爬山(从找人、约行前会、跑公文、重训、采买到出队) 出队纪录的收集管理 装备及技术装备的维护管理 医药箱的维护管理 规划社课内容 约岩训 社办图书的管理 新生手册的校订、新排版和发行 山协新闻台的管理 ftp的管理 升队员蓝单生干部黄单的影印 适时补充出队学校公文要用的明信片 负责人员晋升相关事务(开队帮新生累积资历啦~考煮饭考跑步啦~初岩啦~一直问新生有没 有意愿啦~约时间考试啦~ ) 传简讯给新生问他们要不要来上社课或开会 问新生要不要一起跑步吃饭 一些活动的举办(大众化、OB联谊、幻灯片展、影展、送旧……) ……………… 有些像人员晋升相关事务、传简讯给新生问他们要不要来上社课或开会、问新生要不要一 起跑步吃饭等事情，表面上看似某些人特别热衷或因为个性比较健谈所以看似自然而然随 口问问水到渠成，事实上并不是这样，这些事情还是得有人花些心力才能顺利完成。所以 条列如上工作，提醒以後进来的人，有哪些事情需要注意，有哪些看似自然发生的事情是 必须花点心力的。 ____一起做事 一个社团的维持与运作有很多事情需要做，但是在心态上也不必有莫大的压力。透过分工 ，我们可以一起完成很多事。 在一个社团并不用要求自己要有什麽伟大的贡献，并不用一定要接很多事情，即使是简简 单单的出席就是很重要的一件事情，社课的出席、活动的帮忙等，出席了也未必需要做事 ，可以来聊聊天，在大家旁边走来走去，坐在旁边看人家开会都很重要，不能全程参与， 拨空来一小时也会有很重要的效果，你的出现，你的帮忙，对你的夥伴而言会是一种莫大 的鼓舞，让办活动的人知道他不是一个人，每件事情如果没有大家一起互相帮忙根本完成 不了任何一件事情。 多一个人做事，在做事的人就会轻松一点；「如果你已经累了，不要让自己的夥伴更累。 」仅此，大家就可以一起完成很多事情。 分工，是这次干专我主要想要讲的事情。在知道要维持山社运作有这麽多事情必须处理後 ，我们必须将他们加以分工，是故有了现在的行政组织。(以下各工作组工作内容撷取自 「成大山协行政组织法」)(见附件十二)如果各工作组都做好自己的事情，那麽身为社长 也不会太过忙碌，也不会造成没有人想接的结果。 。各工作组职责。 。社长。 1. 保管社章。 2. 定期开社上的信箱，拿卫星电话帐单给总务。(帐单会寄到那个信箱) 3. 定期召开会务会议： ○1一个学期三次，在三四个礼拜前就可以先po文调查时间，在一个礼拜前确定开会时 间并列出该次会务会议的议程。 ○2会务会议前要通知老师会务会议的时间并询问他要不要来参加，算是一种尊重吧。 ○3事後要送一份会务会议纪录给老师，老师会想知道社上的发展近况。 4.主持会务会议 5.参加学校方面的会议。 ○1社代大会：一个学期两次，期初期末各一次，每次约二至三个小时，开会期间可以 做自己的事，但是这个会很重要，可以请社上任何一个人代为开会，反正一定要有 人到(尽量不要请假，请假程序很麻烦)，没到两次就强迫倒社。开会内容攸关社团 运作，经费申请核销的制度若有更动在社代大会上都会说明，活动中心或布告栏张 贴规定也会在此说明，通识点数、摆摊申请时间、新的规定......等等，所以这个 会也会攸关你接下来一年跑公文的流畅度。 ○2体能性社团的会：一个学期二次，每次约一小时，可以找人代为开会。(社联会费的 缴交是在这个会议上，但也可以在期末社代大会上补缴。) ○3一活管委召开的会议：一个学期两三次，也不会很久，也可以找人代为开会。 6.经费的申请及核销 7.帮老师办停车证(每年一次)：需要社团名称、老师名字、性别、车辆种类、车牌、行照 (影本)、驾照(影本)，找课指组朱先生。 8.上传社团章程：记通识认证教育点数学校方面需要知道社团有哪些干部，所以每年需 要上传一分社上最新章程，通识中心是根据该章程中有认定的干部记点数的。[上传至： 成功大学首页→学生事务处→课外活动指导组→(右边)社团管理资讯系统→社团管理→ 修改社团资料→组织章程]，章程的电子档在ftp上都有，上传大概只需要5分钟。 9.登录社员资料：上下学期各一次，截止日期是每学期最後一天之前，目的是要知道各 社团干部名单及社员名单，方便通识教育点数或社团参与证明，只需要知道学号就可以 了(前置作业是要大家确实填写社员资料卡)。 10.完成交接清册：上学期期末前要完成，分成器材、资料和总务三部分。器材部分只需 填写「用学校经费申请的设备」及学校发的铁柜或椅子等等；资料部分就写一些放在社 办的书；总务部分就请总务把一年来的收支明细整理过後列印出来即可。填写完後，器 材部份给课指组林小姐盖章，资料部份给课指组之先生盖章，总务部分给课指组徐小姐 盖章，之後给课指组组长盖章後即可领回。 11.社团评监：分成纸本和口头报告两部分，纸本的要求如前说明，口头报告的部分会在 下学期初。(如果大家活动後或社课後都有填心得检讨的表，那其实社团评监准备起来并 不会非常麻烦。) 12.管理社办钥匙的发放 。装备组。 1. 山野器材之保管、维护、出借之事项。(须确实填写出借纪录表，一本写完後不要马上 回收，社团评监要。) 2. 定期清点装备。 。技推组。 1. 负责岩雪攀登技术之提升。 2. 协助举办岩训、雪训、溯溪等训练活动。 3. 技术装备之保管、维护、出借事项。(须确实填写出借纪录表，一本写完後不要马上回 收，社团评监要。) 4. 本会岩场之保管、维护事项。 。资料组。 1. 关於山野活动资料之搜集、整理、保管事项。(催纪录) 2. 本会图书及山岳地图之蒐集、整理、保管、借阅事项。 3. 新生手册、晋升资料卡的印制和更新。 4. 社办公文单的补充、电子档维护。 5. 山协新闻台管理。 6. 会务会议时担任纪录，并将会议纪录整理後po到版上。 7. 会务会议签到单的蒐集。 。教学组。 1. 负责本会山野知识之提升。 2. 邀请专家学者做专题讲座。 3. 安排社课和投影机租借。 。总务。 本会一切经费之管理。 。医药箱。 1. 负责本会医药箱之保管、维护、出借之事项。 2. 介绍各种药物之使用。 3. 定期补充更换药品。 ____关於心态这件事 你为什麽参加这个社团？ 你为什麽会想要留下来？ 其实你到底真正做多少事情我并不是非常在意，但我在意的是一种心态，一种和大家一起 分担、愿意付出、一种自己对这个社团的认同和体认(体认到自己是这个社团的一份子)的 心态，这很重要。 社团，大学生活课业之余一个兴趣发展的地方；社团，一个大家说要心甘情愿、要快快乐 乐再做事的地方，做得不开心就不要做；社团，一个你可以不用负责，没有学分，没有文 凭，一个你可以随时离开的地方。但就是因为这样，所以留下来的人会更有凝聚力，因为 我们喜欢的事同一件事情而且我们觉得开心觉得值得。 你有没有想过你为什麽留下来？因为喜欢爬山？因为有归属感？因为喜欢这麽一群人？因 为喜欢大家一起做一件共同喜欢的事情的感觉？不管怎麽样都好，莫忘初衷，这也很重要 ____结语：所谓的「传统」 曾经有个学弟问我：「为什麽每个学期要开三次会务会议？」那时我也不明白，我只好跟 他说：「那是传统。」同样的，为什麽每一年都要办OB联谊、幻展、送旧？我们也说，每 一届都这样，是山协传统，所以要办。 其实很多事情，不是传统，但在明白之後，可以针对人力，针对当时大家比较有兴趣做的 事，做一些调整与改变。 以前者来说，那是因为开会务会议是学校认定社团有在运作的凭藉之一，而且社上也有事 情需要大家共同讨论；以後者来说，幻展、影展、山展等是凭藉每一年大家的意愿，不是 传统，你可以说今年我比较想办山展，那或许幻展就不用了这样。再以跑步为例子，想想 ，这个所谓的传统应该也是不知道哪一年某一届学长姐突然提议要大家订个时间一起跑步 ，而大家也觉的提议不错就一直流传到现在吧！如果出席人员不多，或许是因为这项活动 已不适合现在的山协，我们可以一起想想，或许可以有新的方案，改时间、改形式都是有 可能的，有没有一个方法，可以适应现在的山协，或是接下来的山协，我想，一起跑步是 为了要增加大家相处的时间吧！可以用你们希望的方式(不一定是跑步)来达成最原本的期 待--大家出来聚一聚，这种事情其实不用很正式的提出，就像邀约一样，总觉得有时候随 口一句话就够了。 如果你都喜欢成大山协这个地方， 那就请你留下来， 留在这个带你开始爬山的地方， 把这里的美好跟更多人分享； 如果你喜欢这群和你一起做事的夥伴， 那就请你不要让他们更累让他们产生恐慌； 如果大家都喜欢成大山协这个地方， 那不管用什麽样的方式， 我相信我们一定可以让成大山协更好。 ========================================================== 社团 只是一群有着共同兴趣的人一起筑梦的地方 重点是"一起做事"和"该怎麽让这个地方持续下去" 而不是一些所谓的"传统" 所谓的"每年都是这样啊 所以你们也不能例外" 只要大家有心想要让这个社团继续走下去 一切的形式都不是重点 重点是大家要享受这个一起做事的过程 大家要喜欢这个地方 我相信只要是喜欢 加上一个一起做事愿意付出的心态 不管用什麽方法都好什麽形式都好 成大山协会在这个过程中一届一届更好 ========================================================== 20110504 --

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