104学年度第二学期期末监委会会议纪录 日期：6/3(三) 应到人数：8 实到人数：10 1. 主席宣布开会并认可议程 2. 主席报告 3. 系学会工作报告与质询 系代秘书处 工作内容：通知监委开会、记录会议 总干 工作内容：定期交代例会、准备期初期末餐点 Q：开了几次例会？ A：3次 Q：云端资料的上传情况如何？ A：持续追踪上传情况 副干事 工作内容：本学期送旧订车，此次临停状况日後会注意、例会纪录都有上传 Q：临时停车有什麽状况？ A：停在校门口有阻碍交通，会交代下一届避免类似情形 活动股 工作内容：三个活动结束，检讨记录会上传云端 Q：财政洲滞销品如何处理？ A：炸冰淇淋丢掉、OREO留着期末大会吃 Q：此次送旧为什麽没有饮料？ A：饭店本身供餐便没有提供饮料 Q：你们认为情歌大赛筹划状况如何？有无需要改进和保留的？ A：忘记向参赛者收取报名费50元，负责人应该多注意 Q：最後报名费有收齐吗？ A：有 建议：场布及表演间道具要记得撤收 公关股 工作内容：这学期与高点合办了三场讲座，其中第三场研究所的讲座因报名人数过少而延 至下学期，故原赞助金额五千元只收到四千，另外有跟其他单位及事务所洽谈新的参访， 会与下一届交接 Q：表上盈余颇多？ A：有计入高点赞助五千元，应修正减少一千，其余为拉赞而来 Q：美食地图的合作状况如何？ A：已经续约完成，而地政和经济系尚未签属 Q：三个系之间有主要负责人吗？ A：没有 建议：若有继续合作应订定各项工作期限，若无就要想好配套，应持续洽谈 美工股 工作内容：三张活动海报和送旧卡片设计 Q：发卡片实有过滤没缴系费的？ A：有，没缴系费的都有删去 Q：股员还有几位？ A：实寄出席只有三个 建议：聘书要注意发放，有参与工作才发给 Q：送旧卡片可以开放徵稿吗？ A：以往都由美工股设计，可以讨论开放投稿 建议：照片解析度要注意 文书股 工作内容：除了期初行事历之外还有财政人的校稿 Q：可选择要不要填写？ A：可以，如此省时省成本，想顾及隐私的人可以斟酌删去地址或联络方式等资讯 Q：发放财政人效益大吗？ A：效益不大，数量太多剩下的都放在系活 Q：财政人可以不要透过学弟妹方送吗？ A：这学期依照惯例是由学弟妹发送，但效率不高，可以考虑更改 Q：财政人还剩很多吗？ A：还剩满多的，当初数量没有估好，未来会抓好数量 学艺股 工作内容：举办选组说明会以及两次系讯和期末系刊的出版 Q：选组说明会状况及效益？参与人数？有什麽困难？是必要的吗？ A：与会反映对选课有帮助，参与人数四十几人，说明会内容提及找工作的部分对大二来 说还太早，未来希望邀请大二到大四，说明会重心稍微偏离会再注意 体育股 工作内容：协助盃赛报名，包括大政盃住宿和系运比赛 Q：这次盃赛有出现住宿或交通问题？ A：住宿没问题，交通方面由於南投公车早上八点发车，对於九点比赛的参赛者而言有点 赶。 啦啦队 工作内容：这学期的啦啦圆满落幕，得到亚军 Q：有开检讨会了吗？ A：尚未 Q：什麽时候要开？ A：最近会开检讨会，并讨论怎麽交接 Q：背板如何处置？ A：已运回世新 Q：楼梯呢？ A：出借方还没有要钱，会尽快处理 建议：阻碍交通会遭议，处理方式可以洽询总务处环保组 Q：大旗会怎麽处理？ A：在检讨会讨论处理方式 Q：第二次庆功宴会以什麽形式进行？卡片什麽时候送？ A：目前打算在系办举行，除了吃饭以外还可以放回顾影片，另外可以订披萨，感谢卡片 在同时送给教练 Q：教练会出席吗？ A：会尽量邀请 建议：也可邮寄 Q：下一届太踊跃报名怎麽办？ A：检讨会一并讨论，人数会控管 建议：应讨论活动参与的主要族群，看是要针对某一年级或全系都可以参加；校庆会指定 各系派代表观礼，不希望冲突道具组人员；啦啦比赛形式应与体育室讨论，可以联合他系 与体育室谈判 Q：摩托车怎麽处理？ A：目前放置系活，可能卖掉 Q：公事包、毛笔如何处理？ A：状况良好道具可以再利用，会置放整齐 Q：帽子在哪？ A：在教练那里，教练表示可以先代为保管，目前尚未找到买家 宣传股 工作内容：宣传期初大会、系卡、财政周、期末大会。财政周和系卡有跑教室宣传，但演 戏声音太小会再改进。期末大会寄信通知较早，三天前会再PO版提醒 Q：未来跟数资股合并後会跑班吗？ A：会 Q：数宣股会收学弟妹吗？ A：会，但不用太多人，这学期股员五人已应付的来。 建议：可以多收点人避免人员来来去去导致没人可用 Q：股员有多少人？ A：上学期有七个，两人已离去 Q：改制後要怎麽分配宣传或数资股？ A：基本上事情太少不太需要分配 Q：股员有粉丝专页管理员权限吗？ A：没有 建议：宣传股收股员就好，数资股不用；情歌大赛单子可以印少一点，应与活动股协调数 量，考虑效益 金控股 工作内容：制作期初预算及期末决算 Q：每次因出来的表都有笔误，应该怎麽避免？ A：因为有些活动还没结束就要先提列，所以难免与真实状况有出入 Q：是不是因为太晚收资料还是事後才发现错误？ A：会讨论 Q：活动补助款拨款状况如何？ A：会再核销，若需要较大数量可以先写借据给金控股，不用先垫钱 建议：系费收取状况良好，宜保持并传授秘诀予後人 数资股 工作内容：管理粉丝专业、记录并宣传系上活动 Q：数资股跟影音实验室是同单位？ A：两者并没有关联 Q：哪边的规模较大？ A：影音实验室 Q：这样规模人数够吗？ A：购，管理方面还有小亮和丁丁帮忙，未来主要是数资股管理，职责是当小编 对於整体系学会的意见或质询： Q：监委的头是？ A：监委都是独立行政的 建议：监委四年同人的行式能否改善？本子上写的是人头，监委换人当没关系，但挂名状 况应改善，否则监委名单形同虚设，这部分应明确告知新生并讨论监委选出的方式。 预计收入与实际支出： 系代秘书处 赞成：9 反对：0 表决达三二决，此项实际支出通过 总干事 Q：系员大会餐点为何花了将近两倍？ A：为提高餐点品质增加了餐费 建议：此非餐会，不用太执着餐点品质，花费应衡量经济状况，俩千元很合理 赞成：10 反对：0 表决达三二决，此项实际支出通过 活动股 Q：大四费用以先前余额和之後补交有大於今年花费？ A：有 Q：租车费用应归类为？ A：送旧支出 建议：场布和租车都归类送旧支出，未来把饭店折扣拿来抵行政支出，而不补助餐费 赞成：10 反对：0 表决达三二决，此项实际支出通过 公关股 赞成：10 反对：0 表决达三二决，此项实际支出通过 美工股 赞成：10 反对：0 表决达三二决，此项实际支出通过 文书股 赞成：10 反对：0 表决达三二决，此项实际支出通过 学艺股 赞成：10 反对：0 表决达三二决，此项实际支出通过 体育股 Q：假设体育股预算超支，奖金是否发放？ A：只要有盈余就会发放，若有亏损就少给或不给 Q：球具补助为何超支？ A：系桌球具超出预算40元，小金额直接补助，可讨论，若不通过就砍 建议：依预算给钱，各系队应有人出席期末大会否则不给钱 Q：补助原则项目？ A：校内、校外、球具，校外可以转球具，球具不可转，若不补球具则无 赞成：10 反对：0 表决达三二决，此项实际支出通过 啦啦队 Q：服装细项在哪？ A：没有细项 Q：服装费用31,250有包含收入吗？ A：有，会再检讨，收支项目会写清楚 建议：应写明细项方便以後估价 Q：空白CD在哪？ A：在奕翔那，会再找地方好好保管 赞成：10 反对：0 表决达三二决，此项实际支出通过 金控股 赞成：10 反对：0 表决达三二决，此项实际支出通过 4. 提案讨论 对於转系或转学未缴系费者应尊重不必写明，并告知其权利，应询问分家及参与系上活动 意愿，若无责不必多此一举。 Q：文化盃负责人找其否？ A：尚缺部分，总召为黄博晖 Q：没有必要的职位存废？ A：还留着，可以再讨论 5. 临时动议 无。 6. 建议与声明 会议纪录可以放干部社团，以利未来干部预先做好准备。 希望未来干部交接清楚交代工作内容。 7.散会 --

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