102第二学期 期末大会会议纪录 2014.06.12 应到人数67人 实到人数69人 1.主席宣布开会并认可议程 现在7点23分 主席需宣布会议开始 2.主席报告宣布投票 主席： 有请系代、系总干候选人上台发表 系代候选人　 刘邦有：协助系总干开会 系总干候选人　 李宗鸿：我会促进各股活动，希望大家了解活动进行的进度，并且了解大家工作的内容。 像文化盃、包种茶、系运…这种可以凝聚大家的活动，我会在事前做好规画让大家更有参 与感。 问：请问总干候选人会睡过头吗? 答：不会不会，以後不会了 (投票议程) 系总干 赞成40 反对1 表决达多数决 通过李宗鸿为下一届系总干 系代 赞成40 反对3 表决达多数决 通过刘邦有为下一届系代 系总干 李宗鸿 副干 刘昕媛 活动长 郭泓纬 郭家瑜 宣传长 李钰堂 林晏伃 公关长 林冠瑄 吴宥葳 美工长 简诗容 罗文玟 体育长 王奕翔 林昱任 数资长 陈思安 徐瑜鸿 金控长 陈凯立 林娉绢 3.系学会工作报告与质询 系代秘书处 工作：监委会印签到表 通知开会 会议记录 问：请问有完整监委名单吗 答：在财政人上面 问：觉得大家对监委这件事没有很在意 之後学弟妹如果要找监委 要注重这件事 问：希望以後这种大会纪录尽量详细完整 答：好，会尽量详细 总干事 工作：监督个股工作像事项 积极参与系上活动 问：请问为什麽监委会拿到的决算表和现在这张不一样 答：对，不一样，因为开完监委会之後，我们觉得钱有问题，有请干部们再开例会来解决 问：那请问是什麽问题 答：你想知道哪一部分 问：全部 答：我们发现表有问题，又再开一次例会，因为送旧有盈余八千多块，但这钱不属於系学 会，决定移出，讨论把这八千多块发还给没去送旧但有缴七百的人，另外一项更动是请啦 啦队赔偿遗失道具三分之一的部分，也就是一千块 问：餐点原本说有炸冰淇淋 那後来没有的原因? 答：发现这附近炸会有油烟 怕影响整栋楼卫生 问：当初开监委会有提出疑问 但你们说没问题 答：後来发现有问题，所以取消方案 问：改动数字不是因为有错误，但是有移动数字，不用再开监委会吗 答：有询问过了解章程的学长，他说可以在大会上更动表，所以就没再开监委会 问：可以在大会上更动，但此表是你们已经改过的，表上已有监委签名，但我们并没有认 可，应该是在期末大会上更改然後告诉大家，而不是事先已更改好。提醒学弟妹们，避免 之後发生一样错误 答：知道这次更动表的方式有问题，不会再犯了 问：原本那时候监委会的结余因为是正的，所以监委们通过，但这次变成负的，却没有再 开监委。我们的责任是监督，但现在等於没有开过监委会 答：我们私底下开了例会，这一千多及八千多块，我们依照规定应该是要再开监委会，我 有去问永霖学长，请系代通知大三以及大二的监委，因为至少要八名，学长给我的意见， 这负的部分若再送监委会可能不会过，为了怕浪费大家时间，决定取消再次开监委会，有 询问曾柏维学长章程的部分是否可以在大会上更动 问：可以给原本的表 在期末大会上再更动 让大家知道是更动了什麽 问：若觉得监委会不会过，应该从别的地方的决算部分扣掉，而不是为了怕监委会不会过 而不开监委会 答：当初状况是，这种改表的方式不对是系学会的问题，而要不要再开监委会的部分有讨 论过，因为要八名联署，有问过大三监委，大部分人意愿不高，所以才决定不再开监委会 。那表的部分是系学会的问题。 问：应该把旧的部分抄上黑板 问：可否请金控股把更动钱的部分写上黑板，然後想问例会是怎麽开的，以及谁在做纪录 答：例会是所有干部在系办开会 问：开的是什麽？网路上放的会议记录其实看不出来，看不出过程讨论了什麽 答：开会由我在主持，把问题丢给干部们，先让干部思考问题，再决定怎麽做。先询问所 有干部的意见，讨论後表决。讨论事项有事前放上社团，让大家先做准备。例会的纪录是 由副干负责 问：有让个股报告进度吗 答：有了问题才会再开例会，例如这次 问：请大家听一下！例会应该是定期开，不是有问题才开，这样其他干部有问题才能一起 解决，否则就变成事後补救而非事前预防。希望之後开例会要定期，各股之间多给其他股 想法意见，不要在事後发生了问题才做补救处理动作。 副干 工作：借教室、借场地、大政盃、送旧租借游览车以及会议记录 问：会议记录是讲好放结果还是这样，我觉得这几次都不够详细，不要再犯错误 答：这学期开三次例会。第一次是讨论各股交接状况，第二次是送旧的事情，我那天有比 赛，是夥伴上传，但他今天在期末考，我不清楚。第三次是周一的讨论，只放结果的原因 是因为讨论内容很乱，还有电话call in call out，那我在这说明一下讨论内容，有做了 三次表决，渐进式的过程还有待讨论，所以对於讨论这点想说在期末大会再让大家做讨论 ，这部分会再检讨，交接时叮咛学弟妹不再犯错误。 活动股 工作：办财政周 情歌大赛 送旧酒会。财政周卖巧克力盆栽、马卡龙、炸冰淇淋，收入三 千多。情歌大赛在艺中视听馆，参赛二十组。送旧在寒舍艾利，参加184人 问：後来怎麽处理剩余的炸冰淇淋? 答：我们没有沟通好，我後来才知道今天餐点没有炸冰淇淋，还没想好处置方式 ， 好 像也没有地方卖 问：可以卖给系胞 答：会再决定如何处置看看有没有人要 问：最後送旧讨论出来的的处理方式是?这次很多人不交钱不知道是什麽原因，如果用到 现在这样，应该要有些解决方法 答：有与系学会讨论一个方案，可能之後送旧各付各的钱，餐厅价钱可能不会那麽高，由 当届来决定，然後会做退费的部分 问：退费是下一届学会也要继续负责? 答：会给他们名单 问：送旧委员开会纪录要记录下来 答：好 问：财政周跟情歌大赛有检讨吗 答：有 问：纪录也要po上去 答：ptt吗 问：对 答：好 问：送旧金额如何讨论的，我有去ptt上看，实际去的人一人餐费是1078，付1200的人只 需负担大四一百多元，但不去的人却负担700，这样合理吗? 答：当初这样的设计，是为了希望大家都愿意参加酒会，联络感情 问：可是这样都是由不去的人负担 答：但历年来的算法都是这样，预估人数并看餐费，去与不去者价差四百块左右来计算。 这个垫钱金额，是历年来这样计算，这并不是我们创造出来的方式 问：明年也是? 答：要看大家讨论结果，若大家通过各付各的方案，那就不会有垫钱的问题 问：餐厅还会选在高级餐厅? 答：那就看大家之後的选择 问：可是你们找的都是高级餐厅 答：那看之後会不会改变，会给大家表决 问：可以推荐下届学弟妹找平价的餐厅 答：可以提名 问：其实往年送旧也是可以在一般餐厅办，但後来越办越贵，若大家觉得贵，可以建议下 届学会不要办在酒店，其实学生负担钱的能力没有很高，送旧主要是气氛，不一定要再高 价餐厅 答：我是怕学长姐觉得突然餐厅变差，若选项都没有历年来的高价餐厅，怕反弹 问：现在送旧制度大四不用付钱，所以大四会趋向挑选高价餐厅，那更改後，他们选择自 己可负担的价钱，那可能就没有餐厅价位太高这个问题 答：可以从现在开始改 公关股 工作：拉赞助、办讲座。拉赞有 11000元 (6000赞助 5000高点赞助) 问：夥伴在哪 答：不舒服已回家 学艺股 工作：两次系讯、一次选组说明会，夥伴上课到九点，上完课会过来 文书股 工作：制作行事历，财政人校正以及聘书。校正已经出寄电子档到大家信箱，聘书已发了 一些，会再拿给同学 美工股 工作：做两张海报贴在系办走廊、制作送旧卡片 宣传股 工作：宣传期初、期末大会、情歌大赛、财政周、选组说明会 体育股 工作：运动会的报名，盃赛(大政大财北政)的报名、交通、住宿 啦啦队 工作：组一支啦啦队，参加校庆拉拉锦标赛 问：背版後来有再去问吗 答：有问环保组伯伯，他说把学校里的背版蒐集成一车再带走，数量还没到一车 问：所以他会处理吗 答：会 问：开检讨会了吗 答：开了 问：要Po上记录 答：好 问：铭传的东西还了吗 答：还了 数资股 工作：财政周拍摄，情歌大赛影片拍摄，放在NCCUPF粉丝专页 问：夥伴? 答：参加政治营开会，他是转系生 金控股 工作：编列预算跟决算，收系费，系费有寄信，但许多回信说不会参加系上任何活动，其 他联络不上，这学期只收到一个人的系费。我的夥伴在上课 整个系学会 问：系活打扫完了吗?会打扫完再交给下一届吗 答：有去系活看了一下，还满乱的，应该会打扫完再交接 问：何时?期末之前吗 答：学期末，考完期末考後，放暑假之前 问：会找系学会干部一起吗? 答：会，或找一些志工帮忙 问：系活钥匙有蒐集完吗 答：只有啦啦已给我，其他股没给，今天开完会会蒐集完，并交接给下一届 问：有不见? 答：有，有请他自己花钱去补打钥匙 4.提案讨论 金控股补充： 请大家先将笔误的部分更正，再写上更动前的部分 最主要变动的部分：啦啦服装、送旧餐费，有将金额抽出来。 审查程序：会前支出→会前收入→实际收入→实际支出→整张询问 (1)会前支出 秘书处：赞成 42反对0 总干事：赞成45反对0 文书股：赞成43反对0 金控股：赞成43反对0 (2)会前收入 公关股：赞成43反对0 (3)预计收入及实际收入 活动股 新增项目：送旧餐费余额　赞成38反对0 (4)实际支出 秘书处：赞成40反对0 总干事：赞成39反对0 活动股：赞成42反对0 问：冰淇淋剩那麽多的原因? 答：最後几天下雨又冷，卖的较不好 问：什麽时候叫货的? 答：一开始的分量，并没有再加订 问：之前都卖满好的。厂商有规定一次最少订购数量?若会剩，之後是否少订货 答：以前都订500个，今年有减少为400个了 问：送旧部分的钱会再更动 那现在有要更动吗 答：要把原注四余额八千五百六十八拿出来 问：要退费，要退给几个人，各退多少 答：90或91人， 一个人退八十几块 宣传股：赞成41反对0 公关股：赞成40反对0 新增项目：高点讲义　赞成41反对0 问：特约贴纸的部分，钱弄清楚了吗? 答：他们有跟我要，我有传给他们，但表上面却没写 我现在写好吗 问：好 答：贴纸500x1元=500、小地图100x2元=200，共700元 问：小地图? 答：一开始预算少，只有五百，但他们还是有印地图。我们跟地政与经济系一起合作，地 政有先帮我们印一部分，我到时会跟他们拿一百张，一张两块钱，小地图决定发给新进的 大一，现在放我这边，之後会交接给学弟妹 美工股：赞成42反对0 问：麦克笔粗的105是指一支笔105吗 答：是三支的价钱 文书股：赞成37反对0 学艺股：赞成35反对0 体育股：赞成34反对0 新增项目：大财盃系桌亚军 以及 大政盃女排季军奖金　赞成34反对0 新增项目：领队会议车马费　赞成33反对0 新增项目：北财盃报名资料、大财盃全部邮寄费汇费　赞成33反对0 新增项目：大政盃交通住宿补助　赞成32反对0 啦啦队：赞成37反对0 新增项目：音源线　赞成33反对0 新增项目：麦克风　赞成35反对0 新增项目：交通费　赞成32反对2 问：交通费解释 答：啦啦跳完後要还，店家已关且下大雨，我们负责人只有四人，於是决定搭计程车 问：隔天再还? 答：要赔钱 问：有跟老板说过? 答：老板原希望比赛完当天下午就要还，有问可否晚几天，老板说不行 问：如果照你们这样，那其他人是否也可以提出要交通费? 答：觉得是 问：但是这是你们自己的疏失，应该跟老板说没有办法当天还，而不是让系学会去摊这钱 答：可是跳完拉拉衣服就一直穿着 问：是否啦啦比完大家在讲话时，就有负责人先去还衣服，而不是到时间来不及才匆忙搭 计程车，我觉得是可避免的 答：可是我们也只有三个负责人 问：有其他同学啊，可以找别人一起帮忙，尽量不要把时间压在一起 答：可是如果是负责人，不希望讲话时自己不在现场，如果找别人帮忙，更应该给帮忙的 人钱 问：那可以搭公车，如果其他人也都拖到时间，决定搭计程车，都要大家付这个钱吗 问：想跟大家说，我们都是学生社团，资源有限，花钱要想清楚，要尽可能避免此支出， 其实三百多也不是大数字，想说的是，花钱时要审慎使用，像公关拉赞助也很辛苦 希望 大家知道这个观念。 答：知道了 新增项目：服装费　赞成35反对 0 问：服装费那一项是上面那个还是哪一个? 有要修改吗? 答：原服装费赔偿3000，开会後决定由系学会与负责人分摊部分，因此改成2000 新增项目:延长线：赞成34反对0 问：延长线是发生什麽事? 答：去体育馆之後，被丢到十五号，然後不见了 问：没有人垫後? 答：我离开体育馆有要拿但那时手上很多东西，何于???学长说他帮忙，之後我就先回系 办，要开会，最後丁年初学长说他有在十五号看到过 问：有问那个学长? 答：有问过体育组、学长 十五号 问：算是遗失吗 答：恩，因为系学会开例会讨论，延长线本身已经很旧，之後个股以及财政营都要使用， 所以系学会决定由系学会承担 新增项目：影印费　赞成34反对0 数资股：赞成32反对0 金控股：赞成31反对0 整张决算表：赞成37反对0 5.临时动议 问：送旧方案现在要讨论、投票吗? 答：提出两个方案 1.维持现状，一样价差一样饭店，垫钱也都一样 2.各付各的钱，大四也要付钱，会做退钱的动作，饭店决定活动股会再讨论 问：退钱的钱哪来? 答：要下修常态余额 (学会有一笔钱 在注一的部分 规定必须在三十万以上 解决临时发 生重大问题时用的) 问：下修常态余额若过不了? 答：那这笔钱就不能用，常态余额目前是335000多，可动的部分30000多块钱，若要再低 ，则要下修常态余额，下修常态余额牵扯到章程的问题，那要透过系胞的投票 问：下修常态余额的标准? 答：九十几个人要出席(从头到尾都在场)，三分之二的人同意下修，才会通过 问：预估退多少? 答：一届约退六七万，我们这一届退五万多块 问：一届没参加预估三十个人? 一个人退六百? 答：我那时跟永霖学长算出来的 以一次送旧来说要退多少 问：提出另一方案：推测不去又不缴钱，是因摊钱太高，若未来摊钱更公平，饭店又不要 太高级，例如不去的人缴两百，去的人缴五六百，那这个方案可以吗? 以这届为例子，没 去缴七百，改成缴五百，可以拿到两百退费左右 答：只要没去的大家都有缴钱，之後还是会退到钱，垫的钱会比较少 问：为什麽送旧一开始让不去的人摊的多，是希望大家去送大四的学长姐，那如果大家决 定公平摊钱… 问：为何去跟不去摊不一样的钱 ? 答：今年餐费来说，若要去跟不去摊一样，那麽要去1500不去300，那有谁会想去，这是 设计这个方案人的想法，我们只是提出新方案让大家决定 问：可是这样也没有达到想要的结果 答：以前用都很合适，不知道今年为何这样 问：缴700的退200负担500，那去的人是不是要再多缴钱才公平 答：但没有要退钱给有去的人 答：我的想法，让不去的人摊比较多钱很不合理，但如果摊一样的钱，一样有摊钱的问题 ，一定会有反弹，活动股提出方案就是各付各的，要去的人缴钱，不去的不用 答：第三个方案退费方案有详细退费金额吗? 问：就是摊钱变得比较合理，然後餐厅等级下降，使摊钱公平一些，例如不管有没有去， 都摊两百 答：我觉得第三个方案大家公平摊钱，但不要去设定饭店的门槛，可以设定摊钱标准 活动股补充：餐厅有签约低消人数，若人数未达则要赔钱。价位低的饭店则可能场地较小 表决方案： 1.维持原样，退8568元 退给这次没去但缴700的人 1票 2.各付各的，并退钱，会需要下修常态余额 40票 3.不管要不要去摊的钱一样，以这届为例：去1500不去300 退给以前没去但有缴钱的人，会需要下修常态余额 1票 问：下届系学会必须讨论下修余额这件事，在监委会以前提出，并提出具体方案 问：然後建议送旧委员要协助处理後续这些事情 6.建议与声明 下一届文化盃负责人 Sop 高薏如 吴宥葳 Alto 刘忻媛 林冠瑄 Tenor 郭泓纬 Bass 陈柏霖 李宗鸿 下一届宿营负责人 总召 林诗颖 　 副召 郝俊才 生活 林娉绢　陈凯立 活动 林晏伃　李时安 问：目前进度 答：前天开完第一次例会，决定负责部分与开工日期宿营地点在埔心农场 建议声明： 和学弟妹说一下，不论宿营和文化盃，决定事项前都和学会内部先讨论同意过。希望开会 能尽量让系胞来参与，知道自己2000元系费缴在哪里。 另外不论宿营或是其他活动开会希望都要po版，发生问题才有迹可循，留下一个纪录 现在21:53主席宣布散会 --

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