※ [本文转录自 t-management 看板] 作者: peter11024 (尘袭) 看板: t-management 标题: [分享] 三抓三放 时间用在刀口上！ 时间: Tue Nov 18 17:11:19 2008 作者/ 台大化工研究所教授 吕宗昕 舍弃一切的无关紧要 每天都从「专心去做最重要的事」开始， 有一天，你也会向比尔盖兹一样成功。 你经常需要抢时间工作吗？工作好像总是做不完？成天被客户、老板追跑？ 待办文件堆积如山？如果你正为这些问题困扰，「时间管理」是最佳解决之道。 管理大师彼得‧杜拉克 (Peter Drucker) 说过： 「时间是世界上最短缺的资源，除非善加管理，否则一事无成。」 每个上班族都可望时间。我们需要时间处理办公室内应做之事， 也需要时间在繁忙与休闲生活间取得平衡。即使每个人对时间的冀求如此强烈， 但实际上多数人对时间管理的概念都十分模糊，更何况无论学校教育或职前训练， 都未曾教过这重要的一课。 天资聪颖者在职场中，藉着经验累积及失败的历练， 可以在跌跌撞撞中顺利摸索出掌握时间的诀窍；天资平庸者即使经历挫败， 也未必能适时调整方向，领悟出适合自己的时间应对模式。 管理，全靠「学习」与「练习」 其实，时间管理是需要学习的，正如同你过去曾努力学习任一专业技能与科目一样 时间管理也需要练习，在明了相关原则与技巧之後，必须身体力行、加以实践 才能为自己「抢」得宝贵的时间。 有一次，和某家电子公司总经理晤谈时，他提到对於庞大的企业体而言， 提高营运绩效是终极目标，而他自己的首要目标是简化工作。 那次谈话让我深有所感。 比尔盖兹大概是科技业最忙碌的总裁之一，他年轻时就已懂得要跟时间赛跑。 他热爱电脑，尚未自哈佛大学毕业，就迫不急待地在车库里创业。创立微软那年， 还未满20岁。 在创业最初的7年里，他只休15天假。比尔盖兹认为工作是一场竞赛， 他喜欢在紧要关头全力以赴的感觉，也深深享受伴随而来的快乐与成就感。 他勇於追逐时间，结果打造出有史以来最强大的电脑软体王国， 为全世界数以亿计的人们提供工作上的帮助及便捷。 他最喜欢的是电脑，最想积极拥抱的是高科技，所以才心甘情愿，将绝大部分时间资源， 都投注电脑科技。 深入了解比尔盖兹的故事後，可将他的成功归因於3大要素： 1.设立明确目标 他知道电脑是明日科技的梦想，也深信自己就是实现那梦想的人。 在心中订立明确工作目标，设定清楚的工作蓝图，详细规划工作进度， 就义无反顾努力追梦。 2.集中焦点攻击 「Focus」这个单字是名词，也是动词。名词是指焦点，动词则是指集中焦点， 比尔盖兹将精力及时间全部投注在电脑科技的研发，集中焦点猛力攻击， 所以能在短时间内缔造惊人的卓越成果。 3.简化工作内容 比尔盖兹一心一意专心经营他的软体王国，无暇兼顾其他事务。他大幅简化工作内容， 使自己可以心无旁鹜地专於本业。工作简化，让他能专心思考，大幅减少无谓的时间浪费， 进而获得关键性的胜利。 「电视冠军」节目曾介绍一位「水果达人」他为了让果树结出最硕大、最甜美的果实， 总在果树开花後摘掉大部分花朵，仅留两、三个花苞。(这技术在农业上被称为「疏果」) 「这样不就会使果实产量大减吗？」访问者不解地问。 「我要让全部养分都灌注在这几个花苞上，这样自然能够结出最大、最甜的果实。」 达人自信满满地说。 水果达人的秘诀非常值得我们参考。 为自己的生活大树 进行疏果 如果把树木的主树干比喻为本业工作的话，那些旁生的细小枝干就可能相当於琐碎的杂务、 不具意义的是、冗长无聊的会议、徒具表面功夫的人际交往等。以「时间养分」来说， 这些细小枝干与主树干是竞争者，所有养份将悉数灌注在主树干上，可使树干迅速拔高， 成为顶天立地、高耸入云的大树。 我非常同意那位总经理的看法。工作必须适当简化，有限的时间资源才能被有效利用。 我本身在忙碌生活中，也是利用简化工作的概念，替自己争取更多时间。 该如何简化工作？「三抓三放」原则可供参考： 1.抓大事，放小事 集中思考工作上的大事，对於微不足道的小事，无须过度烦心。 高阶管理者必须为公司明确定位，掌握未来发展的重要方向，别为枝微末节而操心； 基层员工应将时间用於可明显提升业绩的事务上，无关紧要的小事则尽量删除。 2.抓正事，放杂事 要顺利完成一件工作，有必要的程序及步骤，也就是 完成任务的正事，而与完成任务无关的则称为杂事。 一个有智慧的工作者应抓紧正事， 将心力和时间集中投资於处理与该任务最相关的核心问题； 至於与正式无关的杂事，可交由旁人处理，或是尽量避免，以简化工作内容。 3.抓要事，放闲事 重要又紧急的事情应该再第一时间完成； 没有时间压力的闲事，则利用工作空档，简单处理即可。 要事与闲适的差别，在於对绩效的贡献度以及时间的紧迫程度。 高绩效贡献度、高时间紧迫性的要事必须优先处理， 低绩效贡献度、低时间紧迫性的闲事则可暂缓或删除。 比尔盖兹之所以能够成功，是因为他热爱电脑，也热爱时间。 如果你也希望再事业上有一番大成就，就请抓住主干，放弃枝干， 有一天你也会成就大事业。 本文摘自《30杂志》10月号 -- 心情、杂事、好文 http://www.im.tv/blog/peterjames --

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