学长，真的很不好意思，这几周学会板管理人和学会成员忙於话剧之夜 期末报告+考试，所以没有人注意到板上有文章，这点真的是我们疏忽， 我们会请管理人赶紧把广告清理乾净，会议记录一直拖延公布时间也是我们的不对， 期末大会和上次（5/30）的例会纪录都会在本周末PO上。真的非常不好意思！ 而且也因为我们认为大家对版的使用率偏低，所以决定以寄信的方式较有效率， 但是我们没有顾及到仍是有同学透过版来取得系上资讯，我想学会版不能代表学会本身， 纵使学会版废了，不代表学会也废了，事实是我们依然有在运作， 但在下学期我们忽略了要公开资讯的确是要检讨，再次向学长以及其他系上同学道歉！ 另外系学会需要向大家交代：这学期初活动比较密集，系卡、英文周、 外院周接连着来，结束之後又是话剧之夜，所以期初大会之後系学会没有再抽时间 开过正式例会，文书组这边没有会议记录，最早一次例会是5/9，当天主要只有讨论 章程，所以也就没有再另外打正式纪录，很抱歉让学长以为我们都没有在开例会。系 学会多是活动总召自行召开行前会，行前会较临时与非正式，而且我们以为筹备内容， 因为有时需要给予大家惊喜，不希望大家事先知道，活动的筹备过程也往往会有临时变 动，所以便没有记录，其实大部分的东西，总召都可以掌握，系学会主要是负责帮忙和 监督而已，当活动规划顺利时，其实也就没有甚麽好修改的，不过让学长因为没看到 会议纪录而担心活动是我们不对。 竞选的过程中，我们有通知两组人要上板上PO竞选文和自介，至於他们有没有去做我们只 能以劝说的方式请他们。至於通知各位下任会长副会长，我们在当选当天就由会长发信通 知全系了。 活动的细部规划，我们可能比较没办法让大家知道，因为流程上的部分如果要一一检验 将会减慢规划的速度，不过在这点上，如同之前所提，系学会都有做监督的工作，所以 学长有参加到的活动才可以顺利进行，如果学长对於活动的进行有疑问或不满，麻烦您 务必指出并告诉我们。 而为什麽场地和时间不在一开始就公布，一方面场地还没敲好，另一方面也是考虑 大家不会因为这样就记得那天有活动，还是需要一而再再而三的宣传，所以我们选择在比 较接近活动的时候再紧罗密鼓宣传。但是一旦活动时间确定，我们都有即刻把活动时间寄 信通知大家，许多活动，如话剧之夜、外院周等并非是等到最後一刻才通知大家，都有给 大家缓冲时间做准备并做了许多宣传其中包括在学校各处 (海报柱、麦侧、宿舍、憩贤楼 、季陶) 宣传单、海报、还有寄信通知全系，不知道学长有没有注意到。如果仍有造成误 解和反感，我们为此道歉。 关於监委我们已和下届会长、副会讨论过数次，我们设监委的制度绝对没有要「自肥」的 意思，我们只是有感於每次开期初期末大会都无法有效的号召大家出席，有监於经费上较 为不足，这年学会刚开始运作时经费上的困难，才会希望审预算及决算的部分可以有效被 监督，不会有预算超支的问题。另外，监委必须要花时间和精神，与学弟妹开会，听他们 的想法，一个吃力不讨好的工作也没钱拿，我们并不觉得是坐在那边混时间，也不是像学 长所说是为了要拿嘉奖或是干部凭证。我们经过审慎考虑才定下这样的规定，因为相对而 言，监委也是在所有人的监督之下运作的，我们负担的责任也更重。如果可以平息众怒， 我们会告知学弟妹不必把我们包括在「嘉奖」名单中便可。请学长不要误解我们当初的用 意，我们的用意不是要图利自己或是霸着权力不放，只是想要让系学会可以更严谨顺利的 运作。 接着，关於制订章程的目的及意义。每次开会前，除了寄信提醒之外，我们也会口头上或 是透过网路，请学会干部、活动总召、还有系上学弟妹务必参与会议；然而，成效却极为 有限，不愿意参与大会的同学终究不会出席。我们也不希望系学会，沦於只有少数人运筹 的团体。关於如何促进出席率，系学会也讨论过很多方法，最後才决定制订章程，以较为 具体且强硬的方式来规定：若出席率为未达一定的标准，则会议将流会，希望能够让系上 的同学更加重视期初、期末大会。与其说我们是以高高在上的学长姐角度监督他们，不如 说我们是立基在经验传承之上，适时的为他们解惑以及提醒他们各种可能遇到的状况，以 避免发生现在这样的情况，辛苦了半天却是挨来一顿骂。另外，我们也已经向学弟妹澄清 ，未来若章程有修改之必要，学弟妹也可在期初大会时提出，绝对没有要为难学弟妹的意 思。正是因为从自身经验中体认到学会经营的不足，才会想要避免下一届也发生一样的问 题。 章程讨论出来之後，我们也没有草率的丢出去。我们事先将草稿寄给主任、助教、还有其 他系学会干部审核，之後才寄给全系的同学；并表明若对章程有任何的疑问，可以一并在 期末大会时提出来讨论。其实章程也事前就已经麻烦林宏易学长，在第一时间协助修改， 而我们自己也有再做过一次调整。如果学长对章程尚存有疑义，其实可以寄信通知会长， 让学会可以在今天的期末大会上，提出来讨论与修正或是回信解释，让我们有机会做出回 应。 很感谢学长到了大四还关心系学会的事务，但我想学长您所关心的角度跟我们不同，如果 学长仍对特定的活动、学会运作，有任何详细、确切且可帮助系学会改进的意见，麻烦您 回信让我们知道。检讨会後再跟你联络，并且告知学弟妹您的宝贵意见。 系学会　敬上 --

※ 发信站: 批踢踢实业坊(ptt.cc) ◆ From: 118.233.144.51