■前言 这篇文章是为了帮助刚刚成为学长姊各位同学们，虽然手中有着一个系学会的资 源却不知从何下手经营、运作顺畅、以及一点「在什麽时候应该做什麽事」的小 诀窍。希望这篇文章能够抛砖引玉，让更多学长姊愿意现身分享在会计系时的可 贵经验。 ■系学会编制 ◎总干事 也就是系学会会长。 1.负责／掌管／监控一切大小事务。 2.唯有系学会会长的私人印章可从学会帐户中提取现金。 3.系学会总干事为学会大型活动（例如迎新或系渡）之当然负责人。 ◎副干事 系学会副会长，在会长不克履行职权时暂代其职权。 -------------------------------------------------------------------- ◎活动股 1.学会所有活动规划及提案。 2.指导大一新生规划其活动。 3.活动组组长为学会小型活动（如会计周、会食王、系烤等）之当然负责人。 4.场地协调、器材之租借、指派成员参与视听服务团。 ＊学期的一开始就要去课外活动组了解场地的租借规范和讲习。 会计系活动年历 上学期 月份 活动 主办／负责单位 7月～8月 大迎新＆分区迎新 大二系学会 9月～10月 迎新宿营 大二系学会 9月～10月 监委会、期初大会 大三系务代表 10月～11月 发放通讯录 大二系学会美宣组 11月 汤圆大会 大一遴选负责人 11月～12月 北会盃 大二系学会体育股 9月～12月 合唱 合唱团团长 12月～1月 期末餐会 啦啦队队长 12月～1月 监委会、期末大会 大三系务代表 下学期 月份 活动 主办／负责单位 2月～3月 监委会、期初大会 大三系务代表 2月～5月 啦啦队 啦啦队队长 3月～4月 期中餐会 大一遴选负责人 会计周 大二系学会活动组 会食王 大二系学会活动组 系卡 大二系学会活动组 5月 大会盃 大二系学会体育股 6月 三合一选举 大三系务代表 监委会、期末大会 大三系务代表 送旧 大三遴选负责人 ------------------------------------------------------------------ ◎公关股 1.向外寻求活动赞助。 2.向内每周或双周定期发布公关快报，告知系胞系上大小事（如本周合唱练 唱时间地点、选举公报、拔河比赛选手徵求等等。） ------------------------------------------------------------------ ◎美宣股 1.制作通讯录。 ＊需於「汤圆大会」前校稿、印制并发放。 2.制作每月生日系胞生日小卡并放置於系图外供大家留言祝福，并於生日该 月发放给寿星。 ＊此项活动最後一次举办为96级，2008。 ------------------------------------------------------------------ ◎体干股 1.体育赛事的报名以及选手的报名受理。 2.各系队参与系胞之名单确认。 ＊需於每学期期初监委会前确认完毕并送至监委会。 3.北会盃、大会盃报名确认、和其它校系协调等事宜。 ＊出赛名单亦需於每学期期初监委会前确认完毕并送至监委会。 ------------------------------------------------------------------- ◎总务股 1.分为「总务」和「出纳」两组。 2.总务组：预算表之编制，请款流程大小单发放、大单及收据之归档、实体 帐簿之保管。 3.出纳组：请款流程小单单据之保管、印章确认及保管。 4.年度系费之设算及预算编制。 5.收取系费。 系费收取与预算编制流程 ＊假设2010年上学期开学日期为9月15日。 假设该学年大一新生100人，大二系胞80人。 假设经系费设算得出大一新生需缴交系费为1,000元，大二系胞为500元。 A. 系费设算需在开学前，即暑假时确认，并经学会会长同意。在迎新时以正式 书信告知学弟妹。 B. 从开学第一日(9/15)起开始收取系费，为期一个月（至10/15）。这段期间收 到的系费，除冻结一半予下学期使用外，即为该学年上半学期可支配之预算 总额。 至开学日起算一个月即为当然监委会召开日期，即10月15日。只可提前召开， 不得延後。 总务组需於监委会上提交已编制完成的预算表。 C. ＊假设至10/15时，大一新生有95人，大二系胞有60人已缴纳系费。 假设10/25日时，大一剩余5位系胞补缴系费，而大二系胞有18位补缴。 则2010学年度上半年度预算为： 大一：95人* $1,000＝$95,000 大二：60人* $500＝$30,000 合计：$125,000- 开学一个月之後（即10/15後）所补缴之系费全部纳入下学期预算使用。 大一（补）：5人* $1,000＝$5,000 大二（补）：18人* $500＝$9,000 合计：$ 14,000- 故得上学期之预算上限为：$125,000/2＝ $62,500-＃ 下学期之预算上限为：$125,000/2＋$14,000＝ $76,500-＃ 监委需就此上限做预算增减之考量。 请款流程 A. 请款人完成消费，敦请店家开立发票并压印大、小章。（即店章和处理人员 之私章） B. 请款人持发票至总务股总务组领取大单。自行黏贴发票至大单上并填写金额 、时间、地点等活动细项。 C. 请款人将填写完毕的大单缴返至总务股总务组，总务组核对大单与预算表金额 抄写留底之後准备双联式小单予请款人。 D. 请大家耐心等到期末。 E. 该笔支出在决算表上经由监委核可、且於期末大会上表决通过後始可发放。 此时请款人持小单至总务组出纳组。 F. 总务组出纳组核对小单金额与决算表金额无误後，留存一联作为收据并发放 现金予请款人。 -------------------------------------------------------------------- ◎网影股 1.经营会计系网路相簿，定期上传更新相片。 2.出席各大小场合为系胞摄影留念 --

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