※ [本文转录自 NCCU06_BA 看板] 作者: reindeer593 (麋鹿) 看板: NCCU06_BA 标题: [公告] 【962期末大会】会议纪录 (上) 时间: Thu Jun 12 18:26:08 2008 因为这次会议纪录内容有点多， 所以分成上下来po 不便之处，请多多包含~ ------------------------------------------------------ 【962期末大会】 日期：2008/06/06 (五) 时间/地点：19：00 / 商院714 一、 主席报告 二、 各活动干事报告 三、 监事质询 四、 决算表决 五、 提案讨论 六、 临时动议 七、 建议与声明 八、 散会 一、主席报告 1.议程说明 2.昨天下一届系代和副总干已经选举完毕了，已公布在系办外。 3.学弟妹可以和系上多宣传系学会。 二、各活动干事报告 【总干】 1.企联会共三次，只去了高雄大叶和文化两次。 2.下学期才会支出2,500元的会费。 3.其他同工作检讨书。 【财务组】 1.同工作检讨书。 2.公关组的5,500元是企管周的公关组。 3.档案组的影印费追加馨园的575元。 4.有很多追加的是因为当时监事会被冻结 【档案组】 1.本学期传承了95年及96年的开会记录资料，以後将继续传承给学弟妹。 【公关组】 1.同监事会及工作检讨书。 2.和Lexus合作愉快，会传承给学弟妹。 【美宣组】 1.因为每个活动都有设置美宣组，所以帮的比较少。 2.同工作检讨书。 3.道具部分以後请美宣组的跟该活动的美宣组组长加强清点。 【系友组】 1.原本打算办三场系友座谈会，後来因下学期活动多所以缩减成两场。 2.其他同工作检讨书。 【体干组】 1.男篮追加政大盃125元。 2.其他同工作检讨书。 【男篮】 1.同工作检讨书。 【女篮】 1.同工作检讨书。 【男排】 1.同工作检讨书。 【女排】 1.同工作检讨书。 【系棒】 1.同工作检讨书。 【系桌】 1.会讨论新的球队方向，将在近期决定。 2.大企盃的时候把一些球弄不见了，所以把球拍预算移过去，但是有控制在预算内。 【系羽】 1.同监事会报告。 【系足】 1.同工作检讨书。 【啦啦队】 1.多请了一位吉祥物。 2.以後请学弟妹早点接洽教练和多方打听。 3.以後会加强各个管道的宣传。 4.以後会请美宣组支援道具部份。 【企管周】 1.监事会时寄错档案 2.今年海报比去年多花了钱，後来因技术难达到，加上进度问题，所以拿去外面印较贵。 3.预算报的多是因为一开始想要请谈话性主持人，所以估的比较高，但後来没请到。 4.而Bobbi Brown只要求买一万元的商品，所以花的较少。 5.其他同工作检讨书 【送旧】 1.同工作检讨书。 2.因为场地改在四维堂，所以场地费变少。 【系运】 1.同工作检讨书。 2.本来裁判想找学弟妹，後来因专业问题，所以请学长姐。 3.学校体育馆不能办系运，只能在山上场地，所以有些系胞觉得稍嫌麻烦，加上宣传不够 ，所以人数较少。 4.其他同工作检讨书。 三、监事质询 《1》 Q：期初大会的时候总干是否要帮忙纪录传承？ A：不是帮忙，现在已交给档案组了。 Q：是不是要放在网站上？ A：系学会的网站已经关了。 Q：期初是不是有说要去开？ A：不确定，要问总干了。 《2》 Q：那天系运大概几人？ A：加工作人员50人左右。 Q：餐点有没有过剩？ A：没有。 Q：那时候我们是80人，所以预算报的比你们多，所以你们应该用不到这麽多，不用报这 麽多。 A：因为预算是直接参考去年报的。 Q：是不是定餐点时不能确定人数？ A：是，所以先参考去年的。 《3》 Q：如何决定开会时间？ A：大约学期末前两三周。 建议：希望可以早点公告才比较能要求大家都出席，也不会打乱计画。 建议：可以在期初决定所有的日期或大概的期间，大家才来的及。 A：会跟下届系代讨论。 建议:：希望学弟妹出席状况要加强，这样有点糟糕。 建议：虽然大家都很忙，但是已经是期末大会，还是有很多人不是亲自出席，希望以後大 家能亲自出席，代出席的一人不要代超过两个 (至多代一个主要活动干部和一个系队队长)。 《4》 Q：财务组，还有球队或其他还没拿收据给你申请钱吗？ A：对。 建议：这样在会议上就无法说明，只能事後PO版，比较不明确。 【~感激学弟妹送旧办的很好~】 Q：这学期还会有收入进去吗? A：会！因为有很多报名费和赞助没有进去。 Q：可以粗估吗？ A：没有算耶。 Q：因为每年帐户盈余越来越少，有点担心。 建议：系学会只有十几万，要是没有成本控制好，系费可能要调涨。所以监事会的时候对 啦啦队要求比较多，希望大家办活动花钱的时候努力一点，尽量让成本降低。 啦啦说明：今年是创意啦啦，用两套服装，每套有三个配件，材料等成本今年比较高， 跟大家说个抱歉。 建议：企管周尽量以收入为目的。 建议：每年系主任会换，不确定补助有多少钱，要努力降低成本， 因为是在花每个系胞的钱，把这些钱当成自己的钱， 系学会是要永续经营的，若是钱越来越少，倒掉就没有系学会了。 希望可以跟下一届的干事强调钱该花的花，该降低成本的就要降。 建议：这次干事会出席的状况让监事不知道要怎麽问清楚事情的始末，要改进。 《5》 Q：拉到赞助後直接拿去花，没有经过财务不太合理。 A：财务组也是期末才知道。 建议：总干要加强处理，应该要先入帐才能再用。 企管周干部：是不是企管周的公关组也要经过财务组？ A：是。 主席：所有有入帐的，总干和财务都要知道。 企管周干部：这样系学会公关组会不会事情太繁杂？ A：我说明一下我们这届的办法─我们是以公关组作为统一的窗口， 因为每个活动都需要拉赞助，统一对外会比较好。 企管周干部：请问是一次拉完吗？ A：看赞助商的宣传目的。 企管周干部：有些大企业因为想要全省曝光，所以我们是不是就拉不到呢？ A：不一定。 Q：是不是希望我们把资金流动都要跟财务总干报告？ A：是。 《6》 Q：可以请总干回报企联会的内容吗？ A：主要为各项盃赛。 A：会议内容是许多盃赛的报告和结报。 还有一个功能是一个茶会，可以彼此交流， 我(总干)在那里也帮政大建立了不错的形象，不是我自大，是比较有把握， 由大家会停下手边的动作转头看我发言的态度可以知道大家对我们是重视的。 另外，这次还有一个重点是章程修改和新任会长选举。 建议：先感谢你的努力，那请问是不是每次都要到？ A：一学年总共六次只要到四次就可以了，不一定都要到，今年因为上学期已经 缺了两次，所以下学期都必须要去。其实花费蛮大的，有些很重要，有些只 是喝茶聊天，这些就可以省下交通费不要去了。因为期初在南部、期中在中 部、期末在北部，我认为以後可以考虑期初不要去。 A：但其实有一个重点是可以招标：盃赛、会议地点、企管盃这三项，可以参加 这些会议标到对政大有利的标。 Q：对系上有什麽帮助？ A：除了以上的交流功用之外，实质上各项盃赛的成本可以经由缴会费降低。 《7》 监事：企管周的报告书好像只有提出缺点，而没有解决方案？有些追加的品项有 的研讨室还有剩，以後可以跟学弟妹讲，就不用再花一笔费用。 以後企管周若不举办大型活动，很像一群学长姐带着学弟妹摆摊而已。 大型活动是要塑造企管系的形象，若不办了乾脆连摊位也不要摆。 建议：以後如果想要请有名的主持人，可以跟学弟妹一开始就讲清楚，才比较容 易提早安排。 建议：个人不赞成取消大型活动。 负责人：其实知名主持人也很贵，约三四万，花费也很难赚回来，除非用门票。 监事：要找知名主持人费用一定多，但我们当初闷锅的活动讯息有跟摊位做结合 宣传，不会各归各的。 负责人：我们这次宣传不够。 总干:：若以营利的想法来看，可以建议学弟妹从摊位开始做起，赚的不错再慢 慢跟大型活动做结合，才不会是为了大型活动而决定摊贩且连结效果不佳， 这会是比较长远的计画。 监事：所以是想要等学弟妹赚钱後再办？ 总干：是。 监事：但有可能一停办就不见了。 总干：是。 建议：我不觉得以赚钱为目的是本末倒置，因为可以当成一种动机激励学弟妹努 力。这是系上提供一个练习实际社会经验的机会，应该要好好把握，不要 只跟据旧例就不办。 建议：学弟妹若是不好沟通的话，可以板起脸孔不要客气。 总干：所以希望学弟妹先从成本收益两方面衡量要不要办，要是站在系学会的考量， 会希望能控制不要赔钱。 监事：但是有些成本收益不能预先知道，其实可以尽量鼓励她们往对的方向去 做，这就是传承的重要性。 Q：前两届因为活动名气大，有点像是企管系协办，这两届比较像企管系主办 但 又会被别人说。 A：能不能找的到有名气又成本相符的人，是负责人的能力。 Q：其实有时候是机缘，不能控制。 A：要是真的找不到，可以找学长姐等其他管道，不要轻易放弃。 负责人：抱歉这次是我的能力问题。 建议：我觉得以後可以将这三个观念传承下去：营利、学弟妹练习、系上名气 (虽 然很难兼顾) 建议：我们那年闷锅没有收门票钱，是满额赠送。至於要如何让常来的人在企管 周显现出差异化，这也很重要。而且名气大於我们不是不好的事情。 建议：大型活动是一个很好的机会让学弟妹学习的机会，是很重要的。从决算表 看，基本上摊位很难不赚钱，所以大型活动希望还是鼓励学弟妹办，只是 要好好考虑成本问题。 负责人：那把”以後不建议办大型活动”改成”要告知学弟妹风险和机会的存在”。 建议：建议不要写那句话，这是一个很好的机会，赚赔钱只要不要太夸张都是可 以接受的，只要跟学弟妹做好经验传承，让她们有自由决定的空间。以後 可以考虑成本低一点的商品，还有，不要写”请学弟妹自己决定”，因为人 性是懒惰的。 《8》 Q：CEO论坛是？ A：系主任找人，公关组协办。 《9》 Q：期初是不是要处理系学会的网站或另外的平台？ A：抱歉忘记了。 Q：那这份工作是不是要交给下一届？ A：我再去问问相关事宜。目前是采取放在BBS上，会希望放在网路上吗？因 为网路是公开的，可能形式内容有些限制，如果只是要公布的话BBS上也可 以。 Q：但是还是应该问问大家的意见？ A：以後可以在开会前PO工作报告书跟决、预算表等在板上让系胞看过。 建议：以後如果写的不好的工作报告书，总干有权力可以退回要求重写。 总干：退回和催缴的工作以後交与档案组全权负责，请各位配合。 --

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