大家好，我是奕廷~ 本来想写一篇和华生/克利克的paper一样简短又精彩的小论文 但不知不觉就愈写愈长了XD 还请大家耐心看完~ ----------------------------------正文开始----------------------------------- 【谈以Google试算表建立队伍行事历平台】 一、 摘要 山社目前的队伍公告以诸多型态出现在勘察留言本、PTT社版、FB社版以及山谷登山 会网站上，对於新生来说，颇为混乱。就社员而言，通常也需要藉由队伍的「风声」，在 社办的茶余饭後来得知队伍的资讯。故本文着重在讨论是否能藉由Google试算表 这个新媒介将山社的队伍活动做一有效的管理列表，并成为新生、社员以及社团组织中各 部(组)间与队伍有关之工作事项处理的平台。 二、 队伍行事历平台的目的性 建立队伍行事历平台的想法对我来说有两个来由：其一是根据几次参与社团迎新的经 验，我发现新生最常问的问题仍然不脱「我要怎麽样才能出队?」或是「要如何知道你们 的出队消息?」。对於第一个问题，社上目前习以为常的标准回答大约都是「多来社办坐 坐啊」等等。对於第二个问题，队伍的资讯会以FB的活动出现在社版之中，但也使得偶尔 不清楚状况的新生会在活动页面上直接询问能否出队，但已开出活动页面的队伍通常成员 都已确定。由於都是被这样教导，或者也是这样进来的，我们对现况习以为常。但我觉得 在这样的说法背後是否有种「要跟我们熟，才可以带你们出队」的逻辑呢? 这个逻辑虽然也没有什麽错，毕竟和气味相投的人、带能够信赖的人一起爬山是天经地义 的事情。但我希望这个队伍行事历平台的建立可以让出完迎新队的新生能够更快找到下一 支想出的队伍；可以让没有出到迎新队的人不需要为了出队在社办坐着听我们讲一百句垃 圾话，而是很快地可以得到出队的机会，下山以後一起坐在社办讲垃圾话。所以这个行事 历应该要让新生能更容易、顺利的进入到山社里面获得出队的机会。其二是我在大二下想 开加纳富溪时，因为当周恰好有另二支队伍在筹组，山难部负荷不来，後来这支队伍就不 了了之了(我绝对没有耿耿於怀喔XD)，因此让我了解到给队伍之间私下去协调，有时可能 是一种缺乏效率的方式。我想，以某种方式建立的队伍行事历应有助於解决这个问题。此 外，无可否认山社的核心即在於出队，故几乎所有山社内的部(组)的工作范畴自然也围绕 在队伍上。例如社产组、技术组、医药组及通讯组关心队伍的公装借还，山难部审核并注 意队伍动态，向导部注意是否有向导考生要在队伍中进行向导室外考试等。从另 一个角度来看，若身为队伍领队，虽然工作大多分摊到队员手中，但若有一统一的平台整 合这些组(部)和队伍相关的事项(也几乎代表了一个开队领队在筹备队伍时所需要注意的 所有面向)，那麽应有助於提醒领队尚未完成或是尚未向队员确认已完成的事项。 综合而言，我所提出的一个结合山社制度的队伍行事历应具备以下目的: (一)对新生友善的制度，使得新生对队伍资讯的了解更为透明 (二)对社员方便的形式，使欲开队的社员之间的调停更加公开、简易 (三)对山社各部(组)对队伍事项的关注和处理更有效率 (四)对开对领队在处理有关队伍的杂事时更加省力 三、 现况分析 目前社团中和队伍行事历的性质相似的媒介包括勘察留言本、PTT社版、FB社版以及 山谷登山会网站。以下简易比较各个媒介之间的优缺点。 (一)勘查留言本 优点: 1. 最能反应近期队伍资讯的媒介，也是新生报队的方法之一(在尚有名额的队 伍之人员栏位填上自己的名字)。 2. 其所附上的地图和山难留守表资讯也作为必要时山难部可使用的资源。 3. 长期留底作为保存社团队伍活动的文件(古老的勘察留言本)。 缺点: 1. 各开队领队置入队伍资讯的习惯不一样，目前许多人都在队伍完全成形、人员 额满後，甚至审核队伍之前才将之置入，使新生无法再以勘察留言本查看可报名的队伍。 2. 并非列表式的呈现每周的队伍，且因领队放入资料的时机不同，日期甚至会 出现参差。 3. 一定要在社办才能翻阅、查看其内容。 (二)PTT社版(特指进版画面显示而言) 优点: 1. 依照日期排序队伍，简洁明了，具有行事历的形式。 2. 任何人只要进版都能藉以了解近期活动。 缺点: 1. 通常显示的队伍都已成形，对新生而言无法再额外报名参加。 2. 空间只足够显示最近期的活动。 (三) FB社版(指以[山]为标签的活动页面) 优点: 1. 出队成员可以密集查看最新的队伍事项进度。 2. 可加上图片、上传地图等等，能以各种资源呈现队伍样貌。 3. 若点选「活动」，可以看到FB依日期将队伍排序，亦具有行事历的形式。 缺点: 1. 活动页面大多也是在队伍成员大致确定後才会由领队设立，一样无法提供新生报名。 2. 若不把活动页面点开，将无法知道队伍分级、领队等资讯。 (四)山谷登山会网站 优点: 依日期将队伍排序，亦具有行事历的形式。 缺点: 已沦为形式，少有人用其浏览队伍活动，领队在填表时亦通常不会附上完整仔细的 资讯。 综合以上，我认为勘察留言本是目前山社最接近一「队伍行事历」的制度，而FB社版 则作为领队和队员沟通的平台，PTT社版的公告和山谷登山会的活动登录之功能性则已式 微。然而，勘察留言本有以上所述的缺点，在功能性上也偏向为山难部服务，似乎实用性 较为狭窄。 四、 范例制作与Google试算表之优缺点比较 (一)有监於单纯以文字描述或许使大家很难想像，故我尝试做出一模拟的范例来呈现我的 构想，请见以下的连结: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1beM5T9UqloWI7ulNhYua0yWFo944kPUzNN8VOeCXruE/edit?usp=sharing 实际运用时，我建议应将此表置於FB社版的置顶贴文及PTT社版的置底文中。 (二)在这份Google试算表中，我试图呈现出将不同部(组)和队伍有关事项的sheet综合在 一起的概念，以及为了浏览者的便利而把原在PTT社版的活动行事历拿出来结合。各部(组 )要如何管理各自的页面在此不予讨论，惟详细列出我对队伍行事历应包含资讯的想法。 在表格中，依照队伍事项之属性或相关的部(组)，分别以不同色系表示。以下逐一探讨各 栏位之意义: 1. 周次 以周次来呈现整学期的队伍我认为是最直觉的方式，并使山难部能很快知道当周有多少支 队伍(在此每周留出两列，以目前人力预设每周最多两支队伍)。 2. 队伍日期 依照预设，每周仅有两队的额度，故若当周有超过两个人想要开队时，先填写此表的领队 优先，一旦额满除非有队伍倒队，否则不得再更动。 3. 队伍名称 4. 队伍分级 5. 群队 6. 领队 对於什麽时候领队可以将队伍登录在行事历上，我认为是只要领队已找到可使队伍结构稳 定的班底数量即可。 7. 领队联络方式 此处领队之联络方式可以领队喜好或觉得方便的方式，例如个人FB首页网址、信箱、手机 等等，主要是供有兴趣报名的新生联络用。 8. 学员资历限制 此栏供领队填入在该队伍中学员能力的最低限度。 9. 学员报名 此栏供领队填入，有「可以」或「否，已额满」两种选项。此栏之填写以领队意志为主， 若领队欲内定学员人选，则此栏可直接填入「否，已额满」。这时候大家心中可能都出现 疑问:「那麽大家都像以前一样在队伍成形後再来填，那是不是改成这个表单根本没差?」 我认为第一点是，在整学期的队伍中(特别是上学期)，对学员的挑选应是从很公开到逐渐 内定这样的一个过程，亦即如鱼头(2013)在小论文中提到的:在学期初尽量将队伍能量用 於让多一点人能进来体会爬山是怎麽一回事，在学期中後再逐渐关闭新生进来的大门，专 心培养有潜力、认真出队的学员。第二点是，虽然不多见，但有时仍可看到少数队伍缺乏 学员的窘境，这个公开的表单应有助於提升带学员的「效率」，减少这种类似「资源浪费 」的情形。 10. FB活动页面连结 若队伍已开FB活动页面，则在此栏贴上其网址，以便有兴趣的人点入了解队伍详细状况。 11. 留守人 12. 山难部长 13. 审队日期/时间 用於提醒有兴趣的社员可旁听审队。 14. 备注 供领队或是山难部做有关队伍的其余事项公布。 15. 社产组、技术组、医药组及通讯装备组之装备借还表单 此表可由该队伍之负责借装者及该组借出或点收装备者共同填写，并可供领队确认装备是 否已经确实借到。 16. 向导室外考( 姓名-项目-通过与否)及考官 此二栏较无必要性故列於最後，用於提醒向导部长考生的应考项目，并由考官回覆背书考 试结果。 (三) Google试算表队伍行事历及相关平台之优缺点列表 优点: 1. 以表格列表示呈现，简洁、容易检视。 2. 共同编辑，共同检视，不受时间和空间的限制。 3. 对领队而言，可在同一表格中一次确认有关队伍的诸多事项，方便领队进行行政作业 ，并能提醒新手领队未完成的事项。 4. 一个连结中包含了许多sheets，若各部(组)妥善设计各自的表格供大家使用，将使得 这个连结具有很高的便利性，成为一个很好的平台。例如新生应可在队伍行事历和活动/ 社课行事历两个sheets中找到他们了解社团动态所需要的全部讯息。 5. 学期结束後，队伍行事历可由档案组撷取重要栏位建档，将之归入PTT社版z8记录区。 缺点与讨论: 1. 由於是共同编辑，若有心人士窜改或任意删除表格内容将造成很大的麻烦。但我认为 真的发生这种事情的机率并不高，可能的解决办法可请网管定期将表格内容存取下来。 2. 对於增加新生报名队伍的可及性和便利性仍然有赖於大家在学期初能以更开放的态度 对待不得其门而入的新生们(特指没有抽到迎新队的新生)。 3. 若此介面为大家所接受後，由於其具有能够留下记录、操作容易的特性，很可能是将 来新生和社员很常操作和浏览的平台。则此平台、FB社版和PTT社版之间要如何分工将成 为新兴的问题。以目前状况，我认为该平台可扮演在一个学期的时限内保存资料的角色， 恰好位於PTT社版和FB社版之间，亦即俊强(2013)之所谓布告栏和档案库之间的过渡。重 要活动仍须在数天前由FB宣传，而一学期过後表格里的资料具有价值的部分收入PTT精华 区，其余即删除。另一个角度来看，也可以把该平台单纯视为一方便「处理杂事」的系统 即可。 五、 结论 (一)虽然本平台的使用有助於让新生更方便地查看及报名队伍资讯，但要真正实现这个目 标还有赖於大家观念的转变 – 对学期初新生报队采取更开放的态度，不要迎新队完的队 伍就绑死在特定的目标新生上面了。 (二)这个平台除了单纯的行事历功能外，尚有很重要的目的在於帮助领队和各部(组)减少 繁琐的沟通，增加行政效率，然端看各部(组)如何设计表格和更新制度来达成这个目标。 (三)本队伍行事历及相关平台的使用或将再引发对於网路平台使用的议题。但目前我认为 它最合适的定位即为一较长时效的布告栏+处理待办事项的行政系统。 六、 参考资料 (一) 鱼头 (2013) 领队小论文-从新生到班底 (二) 俊强 (2013) 领队小论文-网路平台的使用 (三) 小哥 (2012) 论社团组织章程 --

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