大学指考刚结束，也意味着执行会要开始运作了。 　　上一篇才登的分享很忠肯，现任的系学会干部一定一定要看!!看到上篇文章，我想到 了这封信。这是去年我在卸任後寄给第十届系学会会长和副会长的一封信。同样的话，今 年再贴给第十一届的会长和副会长，希望对你们有帮助！因为是我个人的浅见，也可能系 学会的运作已经有改变如果有讹误，还请多包涵并给予指正。　　 ^__^ 　　 ----------------------------------------------------------------------------- 　　在看这封信之前，先想想几个问题，当初爲什麽愿意担任系学会干部？你认为系学会 还有哪些可以改善的地方？你可以爲系学会做些什麽？记住这些问题的答案直到卸任。不 论你在系学会遇到任何困难，告诉自己：我一定可以的！在六月底那时候交接的很匆忙， 有很多事情还来不及教你们，所以我写了这封信，希望往後在运作系学会时对你们有帮助 。虽然这封信很长（我尽我的能力将信缩短了），但还是无法将我在系学会这一年的经验 完全与你们分享。以下我将年度活动大略分为几项分享我个人的经验和想法。并没有任何 一项是例行活动，你们是当政者，筹划活动应当有所斟酌。 年度活动注意事项： 　　接下来的活动部份，我写的是大原则，活动主要对象是谁，活动规划就以满足他们的 需求为主。活动细节请该活动策划人主动去询问前几届的干部。会长不一定任何活动都要 非常了解，但是你一定要知道筹备状况如何，适时的给予提醒和监督。是否插手亲自处理 ，要衡量如果自己揽了这件事情是否其他事情就无法兼顾。要求全体干部一定要参予每一 项活动，一来学会干部就是系学会的精神锦标，二来透过每一项活动的筹划和参予，更有 力的凝聚干部、培养彼此的默契。 【我一定要特别强调活动参与这一点。当初第八届会 长有跟我提到这一点，我认为是否参与活动是每个干部自己个人的意愿，我不愿意强迫他 们。但是後来我发现许多事情从小细节就要要求，否则不是整个团队会发生大问题，不然 就是面对大问题却不知道如何解决。】 　　活动前：美宣长务必在活动前一星期将海报张贴。公关长务必在活动一星期前将邀请 卡送给老师，并确认老师是否出席。要求活动负责人先写企划书，他对活动的构想、需要 哪些器材、工作分配，以及执行日期等等。企划书写好，会长可以给一点建议和看法，之 後，你只要照他写出来的时间负责监督和给予提醒就可以了。（我的作法是尊重活动负责 人，所以我只会提出建议跟他讨论，负责监督和提醒，需要人力时，我负责调度。每位领 导人有他自己的领导风格，这就看会长你自己决定站在哪个位置和你的行事风格。） 　　活动中：交棒给主持人，其他工作人员Stand by，预防任何状况发生。 　　活动後：所有干部一起留下来善後，确定场地没有任何脏乱後才可离开。 借用教室或讲堂绝对不要超过晚上九点，因为耽误管理员下班，他们会不高兴。（关於这 点，我强力推荐陈冠宇和陈祯祥，你们可以去问问他们如何借场地，请他们帮你们引荐给 管理员，他们跟管理员的关系打得很好，期末大会快十一点结束，管理员还将场地的钥匙 请他们保管。） 分区迎新 　　活动目的：分区迎新的用意是爲了让新生先了解大学的环境，让新生感受到系上欢迎 他们加入。 　　活动前：请各地区迎新负责人在活动前一个星期Po版，但不一定暑假人人都会上版， 所以也可以请同学打电话邀请自己的直属学长姊（分区迎新负责人要特别注意一些不同地 域的直属可能会没有被通知）。你们用心编辑的新生手册最好在各地分区迎新前先寄给新 生，并且让分区负责人先看过。 　　活动中：直属学长姊与新生互相认识（因为同高中、地缘会比较有相同的话题，这就 是爲什麽分配直属要以地域为分配标准的原因），跟新生分享每个老师的特色和教学专长 ，高中跟大学最大的不同就是有很多活动，所以也可以跟他们分享参与活动的经验，甚至 可以先跟他们说大学上课的方式，包含自己排课、课规等等。一定有新生会问系学会是什 麽？是否建议加入系学会？学长姊可以简单跟新生介绍系学会，并鼓励新生入会。聊天、 分享只是活动的一种，也可以带活动和游戏，甚至东区迎新可以参观校园、系办。 　　活动後：记录下来参与的人对於活动有没有任何建议，让下一届系学会干部在办同样 活动时作为参考。分区迎新总召或是会长可以找各区迎新负责人开学後一起吃顿饭，跟他 们聊聊，听听他们的意见和苦水，给他们安慰、鼓励和感谢（Leader, you still a no income student, so you don’t need to pay the bill for them.　不论再忙，一定要 将你给他们的安慰、鼓励和感谢让他们感受到，一来他们的辛苦和付出是需要被肯定的， 二来拉近自己与他人的距离，或许这次合作愉快，他们下一次有活动还愿意帮忙）。 直属分配 　　活动目的：刚入学，新生总是需要人照顾，所以就安排学长姊能照顾他们。简单来说 ，这是一种帮助大家相处融洽的方式之一。 　　活动前：往年分配直属的方式是：同校/地域/直属条件，但是不管怎麽分配，总是会 有不满意的声音。听听不同於自己的声音和意见，让自己在做决定时能更客观。（尽量不 要在板上战文，尽量私底下带着诚意的心，亲自跟对方沟通。） 　　活动中：直属分配公告後，除了有休退学、转学或打错字，否则就不能再做异动。 　　活动後：对於分配有所不满意，leader要有耐心地沟通。 新生入宿 　　活动目的：你们都当过新生，一定知道当时的感受，刚进到新环境一定有很多不便之 处，有的人甚至会很没有安全感，在那时候新生最需要的就是他人的关心和帮忙，这就是 协助新生入宿的活动目的。 　　活动前：因为学校并不会将新生住宿的房号告诉他人，所以可以藉由和新生通话时、 或是分区迎新时问新生住宿的房间是哪里，估计历史系新生住宿的范围。 新生入宿前一天，务必跟工作人员确切说明集合时间地点、是否穿系服和分配工作。 　　活动中：协助新生和家长对於校园、住宿、交通、选课、安装电脑、使用BBS等问题 ，并确定新生是否来报到及是否平安入宿。 　　活动後：往年，为了避免让新生感到无聊或想家，通常迎新晚会会订在新生入宿当晚 。如果今年也是如此，那麽就要安排晚会的事宜（见下一项迎新晚会的部份），如何将新 生带往会场等等。 会长(包含副会长) 常会　团队的默契和纪律就是在这时候培养，迟到问题、缺席问题、沟通问题等等。常会 是负责决策和宣布事情，而不是在那时候才想该如何办活动，（企划书早开在开会前写好 ，请会长看过）开会时间尽量不要超过两小时，会长就是会议的主持人，除了po会前须知 之外，你必须在开会前通知大家开会时间、地点和开会内容，比起其他干部，你辛苦的时 候就是开会前和开会中。 系务会议　会後要po会议纪录。 六系　CHEEPS　=　Chinese, History, English, Economic, Psychology, Sport 每个学期会换主席和纪录，主席是由CHEEPS顺序轮流，纪录则是倒过来由SPEEHC顺序轮流 。 课活组、学生自治会、学生议会　 (C)lass 【 分类讨论集 】 4 NDHU/ 分类 □ 东华大学 行政单位 1 Council 东华 ○ 学生自治会 21 NDHU_USA 东华 ○ 学生自治会 24 SA_EXTRAC 东华 ◎ 课外活动组 把这三个版加到我的最爱，每天去看看是否有关於历史系的新消息，也要在各系队版、各 班班版「巡逻」，如果有人提出问题就能立刻给予答覆。关於补助和赞助的部份，在学生 手册第164-167页有学生会补助的办法，可以去申请的补助就尽量去申请。另外， 在志学书房我设立了一个历史系系学会的会员帐号，请大力宣传，让系上全体师生去志学 书房买东西时，报这个会员帐号，在每年年底(12月)可拉一年消费十分之一的赞助。 　　感谢阿佑的「牵线」，系学会的如何运作，第九届部分干部在期末班代表大会前已经 传承给你们了，或许你们真正在做的时候才会碰到问题，这时候要要边做、边学、边问， 我想卸任的系学会干部他们会很大方地指导你们。 　　拉哩拉杂地说了很多，最基本的原则就是问自己这个活动的目的和意义为何？希望透 过哪些方式来达成目标？领导人要比其他人都看得远，会有哪些问题发生、该如何处理、 如何避免……这都是你要比别人先想到的。你不一定要出劳力，但你一定要用脑力，去想 、去规划、去沟通协调，多观察其他活动是如何筹办，有哪些可取之处，有哪些改善 之处，如果是你，你又会怎麽办那个活动。 　　现在你们已经身为公仆，任何的牺牲不一定会受肯定和感激，任何的错误都会被放大 和受到抨击。在系学会非常受挫，但是一定会有所学习! Learning by doing! Trust yourself, you can do it! 加油!! BY宜萱 --

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