Office 365 功能抢先看 作者:Felaray 原文连结:http://felaray.pixnet.net/blog/post/28605553 (本文欢迎转载 但请附上出处) 微软推出新的Office软体，有别以往套装软体的形式，新版Office软体采用云端的概念来 发行，微软将该云端服务称做Office 365。 我相信大家对云端的概念是久闻其名，但是一直搞不懂是怎麽一回事。举个简单的例子， Facebook、Twitter在电脑上可以使用，在手机上、平板电脑上也可以使用。只要你能上 网的地方就能存取服务，这就是简单版客户端的云端概念。对厂商来说，云端的优势在於 企业资源共享，让员工可以进行协同作业，更棒在於:节省不必要的支出! 可能读者看到这里有些疑问:这和Office 365有什麽关联? 以往企业购买Office的方式往往是透过大量授权，并经由IT部门的同仁安装到每个员工的 电脑上，安装起来不仅劳神费时，每每需要更新的时候更让IT部门的同事哀嚎遍野，毕竟 不是每个用户都会安装，如果不安装又可能会造成安全漏洞等更严重的问题。更别提每台 电脑所需的授权费用高的吓人了! 所幸这种情况在Office 365出现以後就有所改观。 在中小企业的环境里，档案常分散在各部门的员工电脑内，再透过电子邮件来传递以检阅 或校对，要上呈到主管签核的时後又需要列印出来。这种环境常常会造成一份文件，员工 却各自所拥有的不同版本，甚至可能都不同内容。或是业务同仁在外要对客户进行简报时 ，需要带着自己的电脑到客户公司才能展示。在此同时负责产品企划的同仁却临时需要该 员工刚撰写好的Word文案，这时後该业务想必分身乏术。 这种时後就展现了协同作业以及云端化的优势。 在以上所述的案例当中，各部门的同事不管是独立撰写企画案，或是共同校对文案都可以 在Office 365中完成，然後再将文案储存在云端上。如此一来减少了文件的往返，大幅提 升工作效率，并且避免了文件流落在不同电脑内的情况发生。而各员工可对其所拥有的文 件或档案做权限控管，让拥有权限的其他员工能够存取文件，这样就不会发生临时找不到 人而使作业停摆的窘况。 再来说到云端化。以往新的技术出现都要多花一笔钱去投资新的设备及平台，而且还要在 最短的时间内让员工上手，所以企业主对新技术的推出往往是又爱又恨，除非是杀手级技 术，否则不轻言引进。所以听到"云端"这个名词新出现的时候，着实让企业主有些疑虑。 但是云端技术的出现非但不会增加支出，反而会降低支出。 以往企业需要租用或自架机房，维系营运所需的服务，像是邮件伺服器、网站伺服器、或 是商用的ERP以及CRM系统。但是建置机房的费用加上维运的成本(像是电力以及管理的工 程师)就是一笔不小的开销。但是现在经常性的开支将会因为将办公室的作业转换到云端 以後减少许多。企业主只需要每个月支付一笔费用给Office 365，就可以省下机房建置维 运以及人员培养所需的大部分费用。经过试算，以10人以内的小型企业为例，每个月的费 用比请两个负责IT的工程师还廉价许多。 接着就是现行Office家族产品最恼人的授权问题，标准的微软授权是依照电脑授权，所以 办公室内电脑越多，所需购买的授权数量越大，授权无疑是一笔沉重开销。更何况每个员 工所用的应用程式不尽相同(兼职员工可能只需要基本文书处理，但财务部门却需要试算 表来精算等等)。但Office 365是以使用者为单位来计价，每个用户可弹性化的调整授权 ，所以公司不用再花大钱却买了一堆用不到的工具；而且如果同时间客户拥有多台电脑， 也不用帮各台电脑购买授权，因为是依照使用者数量来计价的，所以同一个使用者帐户在 多个电脑内使用都算一笔授权，如此一来将有效节省公司支出。 讲了这麽多，相信大家对Office 365有了些许概念，如果还有机会我将会在下几篇文章提 到深入的功能重点。 使用者帐户与权限管理 电子邮件伺服器 Exchange Online 可随处从云端存取的 Word、Excel、InfoPath、PowerPoint、Access等产品(Office APPs of Office Online) 企业网站与协作平台 Sharepoint Online 企业整合通讯及视讯平台 Lynk -- 这篇文章主要是写在我客户看的 所以用语可能不是那麽专业，请见谅。 另外如有谬误~请不吝告知 谢谢! --

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