安永会计师事务所工作心得（中）：GAMx与工作底稿 网志图文版： http://www.b88104069.com/archives/4123 尽管离开安永多年，对於安永的查帐软体GAMx，仍然是赞叹不已。也许是因 为先进勤业後到安永，两相比较的落差太大，才会对安永GAMx印象这样深刻 。以使用者体验作类比，勤业查帐软体好比古老的486－DOS系统，安永则是 高大上的Windows，是全面性革命性的版本升级。 勤业有一套也许是全球通用的查帐软体，但早就忘了它名称，因为用到的机 会微乎其微。印象中大概看过它的介绍，这套软体在每个查核阶段有相对应 的程序模块，可是实际上，只有在外勤结束、报告出了之後，才会将最终 final的档案上传到这套软体，作为结案程序。平常查帐工作进行过程中，这 套软件完全不开，因为没有任何用处。 所以除了税报之外，勤业查帐就是Excel和Word两项武器打天下。 在安永时期，用的手机是Nokia 5800－Xpressmusic，那时候iPhone手机虽然 出了，智慧型手机尚未普及，也没有App这种东西，听音乐还流行用MP3 播放 器。每个查帐员包包里，都会放个USB，方便传输档案。事务所用的office软 件为古老的2003年版本，Google Docs才刚出来，Dropbox尚未问世，因此云 端还是一个很新鲜的玩意。不过，就在那个时候，安永GAMx已经把网络储存 、文件共享、云端作业的概念，在工作中发挥到了极致。 打开GAMx，可以很惊讶地发现，它就是一套完整的审计公报。从了解受查者 事业、辨识风险决定重大性，到了解内控制度、执行控制测试，展开证实性 查核程序，最终根据查核结果做案件总结。在整体架构，GAMx有一目了然的 树枝状流程图，并且有像windows那样直观的视窗及表单输入介面。有些模块 如果不想线上输入，资料库都有标准的template格式文件，可以Word编辑上 传作为替代。因此对於查帐员而言，这个介面非常亲切、容易上手，因为它 跟查核工作息息相关、相辅相成。 不仅操作介面的上完全符合审计活动的架构，於文件共享方面，GAMx更是契 合查帐团队的工作节奏。决定好查帐行程、确定成员，通常是领组会新建一 个GAMx案件，邀请所有成员加入：上至签证会计师和覆核理级，下至初级审 计员（小朋友）。只要连上网路、打开GAMx，案件成员在GAMx所输入的任何 资料、所上传任何档案，所有成员马上都可以联网同步更新。因此GAMx不仅 是一个操作工具，它就是一个云端共建共享的工作底稿，所有查核团队一起 分工合作、同步进行，所有资料文件讯息是即时云端更新，查核结果同步共 享。而且如果有新的成员加入、或者其他小组支援，无论是编制者或者是覆 核者，只要接受邀请，立即能GAMx进入状况。 虽然GAMx只是个软体，然而，是否使用查帐软体，使用什麽样的查帐工具？ 很大程度决定了查帐风格。 记得我刚进勤业，第一个学的是Excel如何调整版面列印，因为所有工作底稿 都要列印出来建档。除了计算机是查帐的吃饭工具，马上练就一手十指神功 ，铅笔盒里必备0.5mm黑色铅笔、0.7mm红色铅笔，最好另外有两种不同颜色 萤光笔，加上比较高级的橡皮擦和立可白，这样是一袋完整的个人查帐包。 除此之外，在勤业时候，每次出外勤，行李箱里先准备好两包Double A（特 别是出差大陆不能忘），最好再自备一台小印表机、装订打孔机，所有所有 的这一切，都是要确保能做出一张张精美丰富有料的工作底稿，通常外勤结 束後，带回office的已经是一大本封面装订好的底稿书了。 当时进安永，刚好在导入GAMx，公开发行案件强制使用，非公发小案件有过 渡时期。所以刚开始安永和勤业一样，仍然有纸本工作底稿必须完整的概念 。不过和勤业不一样的是，那时候安永的会计师年纪大了，难免有老花眼， 希望工作底稿的字体尽量放大。我在勤业所学到的页首页尾、固定标题、一 页宽几页高、页码页数那几招，到了安永是不够用的。 在安永一开始，为了印出大字报底稿，除了字体大小加码到16、18、……， 有些报表像是一定很宽的内控walkthrough、必然很长的成本存货明细表，可 能直接印A3还是没办法，那就要使出大绝招，设定成三四页宽，印几张A4出 来，手工黏贴。然後有个不成文习惯，横式列印出来的底稿，要贴在摆直的 草稿纸上，折起来，如此上面人覆核时，不必为了直式横式乔来乔去。同一 份资料如果有二页以上，右下角标页码处必须截角，同样也是方便核阅。总 之，从勤业到安永之後，日常文具袋多了必备的剪刀浆糊，因为每天要手工 的剪下贴上剪下贴上。 这一切，在GAMx全面推动之後，整个事务所一起升级，上至会计师下至小朋 友，从此用同一模式查帐办事，全面GAMx化，全面无纸化。 延伸阅读： 三十年跑步计划： http://www.b88104069.com/archives/1445 法律与会计： http://www.b88104069.com/archives/1848 辅系和双主修的选择： http://www.b88104069.com/archives/1415 -- 周末，我们继续Excel：=>21.心得=>5.其他=>3.office 会计人的Excel小教室： https://www.facebook.com/acctexcel --

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