※ 引述《naobaby (Too lost in you)》之铭言： : 一个公司一定不只一个客户 : 但我们是小公司，所有客户的资料、日期排程、出货数量、对款帐单都是我负责整理归档 : 有那麽多的事、那麽多的东西要怎麽记得起来 : 主管问我一件事，我还要找资料找半天也很冏 >.< : 更惨的是资料文件放哪里自己也不晓得(资料还是我整理的 =.= ) : 我不是秘书，我只是个小助理 : 板上有没有专业的秘书或是对文件归档整理非常有心得、自己有系统的组织 : 能够分享一下本身的经验??? : 管理这些文件一定要非常精明，记得客户的交货日期，发出货通知单去催工厂赶快做 : 做好後还要记得海运的结关日，要赶快去报关 : 整理invoice、packing list、shipping documents、B/L寄给客户 : 交货後的文件资料还要整理好，等到工厂的发票来了，还要找出来一一销单　@@ : 这麽多的事要怎麽记得　@@ : 这个工作的事情很多，也很琐碎，但很重要 : 如果我迷迷糊糊，整个公司也会迷迷糊糊 : 我以前的个性是傻大姐　@@ ，现在我要精明起来，这要天份吗??? : 还是经过训练就可以了　>.< : 请大家给我一些建议与指教，感激不尽　^^ 我不知道自己算不算是迷糊 但是我都是被问 原则上都要查一下我写的东西才会知道答案 很少直接被问日期什麽的能直接回答 除非当天或前一两天就都有在注意 我以前公司也是小公司 东西跟你现在做的非常差不多 怎麽纪录分类东西 同事跟我不同 因为公司也没那类的制度 我们也不想去帮公司弄 只有对订单会统一编号 她们是把事情记在笔记本里 不见得会依照该结束的日期来写 有可能是依照哪一天获得消息来记录 档案有的是依公司分类 有的是依事情进度分类 所谓事情进度 是说现在是在等报价来 还是等订单 等货 又或是已经在运送 等等 我自己则是都写在大格的铺在桌上的月历上 这样如果我没去上班 同事可以简单查到 (我看他们的经常看不懂) 我的做法如下 以分类来说 我是依公司名称来分类 不论是厂商还是客户 资料夹上用胶带封贴上公司名称 这样以後资料夹若另作它用可轻易改 以记录来说 1. 若是询价 我会在来的那一天写下 同时在询价单上写出我跟哪些厂商询价 在额外写下最慢报价日 (不然一般字体在文字内不够明显) 2. 报价在当天写下 在询价单上同时别上或记录上厂商的报价 以及我最後拿谁的报多少 3. 订单在来的那一天写下 同时写下订单编号 然後会在订单送上船的大概前一个礼拜纪录要询问厂商弄好没 同时准备好相关文件 在订单送上船的前几天记录要再确认是否准备好在哪个港口送上哪艘船 (有时候不是厂商送船 有时候是好意的再次提醒 避免太忙忘记) 在订单上面我会把安排好的船期跟船名等跟是那个厂商供货记录下来 这样可以追踪是否有上船 是否已在预定日期抵达哪个港口 船期的安排我会另外记录在大格月历的右边像笔记本的地方 不写出是哪家公司 只会写出是哪个订单编号的 因为看运送船名大概就都会知道是哪家客户的 当事情做完 我会在相关纪录的前端打勾表示已做完 4. 若是运送相关文件 在将之寄出的那一天记录下来 然後当天晚一点或隔天确认对方有收到 5. 确认抵达 这我是不会特别记录 因为货物快抵达最终目的前 我会跟客户联系提醒要卸货或是拿货 所以当客户没拿到东西 他们自会跟我联系 若我快一个星期没收到对方签收的D.O 我会再联系看是否有问题 6. 流程都结束後 完成的case我会再依公司去归到完成档 所以所有的公司我都有两个资料夹 一个是正在处理的 一个是结束或是没有订单只有过程但也结束的 所以会看到ABC跟ABC(结)两种资料夹 应该没有漏掉什麽吧 因为是相关公司 我想你应该可以从这里面想想怎麽做你会比较好用 我不会记录在小本的记事本上 也不会把相关记录带回家 同事或老板有问题 我只会说 看我的大格纪录 可以知道我那一天原本要做好哪些事 毕竟我是拿到就把之後所有相关的事都先纪录好了 所以我几乎没有在下班後接到过电话 除了一开始的一个月接过一两次 你不见得要改变你的迷糊 只要做事上有再三确认没问题才丢出去就可以了 希望你工作愉快 能尽快找到你的工作方式 --

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