秘书是公司的灵魂人物 撰文：李晓婷 「陈董，您上午八点要开股东大会，中午十二点与王董有饭局，晚上八点要出席慈善 大会，明天一早要南部视察工厂进度……」 　　「您好，这里是董事长室，我是Miss吴，董事长现在不方便接听电话，请您留下大名 和电话，我会为您转达。」 　　「Miss王，麻烦你准备明天开会的资料，顺便帮我买一张到美国的机票……」 　　这些对话您是不是似曾听过？没错，这就是秘书与老板的工作对话。 比别人多一颗心 　　曾担任5年华航空姐，後来转战立法委员服务处、昌磊电子、进口葡萄酒商、另类国 际科技……等企业，拥有多年秘书经验，现职另类国际科技人事经理、董事长暨总经理特 助的沈小姐，庆幸早早发觉自己喜好与人接触的个性，让她选对了跑道。 　　利用工作之余多参加相关社团活动，是沈小姐给秘书们的建议。她说：「藉由参加秘 协你将发现，女人＋女人＝助力；因为女人的纤细特质，永远比男人多一颗心。」因此只 要热心、肯学习，绝对能在秘书工作上得心应手。 　　如何才能成为称职的优质秘书？「细心、虚心、肯放下身段，」她说，「同时要够机 灵、反应快、拥有无可取代性，与老板建立『朋友』的关系。」此外，电脑技能、档案管 理、沟通技巧等专业知识亦需样样具备，态度谦恭、手脚明快、身段柔软、守口如瓶、察 言观色等条件也不可或缺。 随机应变从容以对 　　而「危机处理」也是秘书不可或缺的能力之一。每个秘书都会碰到一些突发状况，常 常一个紧急会议或约会，就将原本规划好的行程全部打乱，这时秘书就得发挥应变能力， 分辨事情孰轻孰重，并在最短的时间内整合完毕、做出决策。她说，一定要用心再用心， 细密再细密，抢先思考到问题的其他层面。 　　沈小姐毕业於银行保险科，与高科技产业没什麽关连，她如何成为老板不可或缺的左 右手？「其实任何学历背景都不会构成阻碍，只要有心。」沈小姐建议，可善用公司资源 ，多向各部门索取相关资料自我充实，参加公司内部训练或在职训练、甚至主动帮同仁解 决问题……，都是快速进入状况、熟悉公司产业的方法。另外，她提出一个成功小撇步： 平常多看新闻、并反思若事件发生在公司身上，应如何处理？「这样可加强自我反应能力 。」她说。 沟通技巧是看家本领 　　十分注重「前置作业」的沈小姐，永远比老板早到、晚走；每天都是以热腾腾的早餐 迎接老板到来。她说：「与老板相处就像对待朋友，要关心他所有生活小细节，随时帮他 打点妥当；双方常做良性沟通，绝对有益无害。」 　　「很庆幸在华航当空姐时，为沟通技巧打下良好基础。」这项训练为沈惠芬与同仁间 的互动关系加分不少，也让她成为老板不可或缺的工作夥伴。而遇到客户有不合理的要求 时，除了必须替老板委婉拒绝，更要抱持一笑置之的心态，「秘书有时候也像演员。」她 说。 　　「秘书最大的成就感来自於，成为上司与部属间沟通的桥梁、并为公司不断带来新气 息。」而对於向往秘书一职的後进，沈惠芬以多年的体会建议：要不耻下问、不断学习、 多看外面的世界、拥有不怕失败的服务热忱。「看得越多，所得到的激励也越多。」 BY Career 就业情报 -- ＊. .: ' :.＊ : *:'.: *: ＊. .:'.: ＊' :.*＊. .: ' :.＊ : *:'.: *: ＊. .:'.:＊ █▉█ ███ █▉█ ███ ███ ███ 每周二.四 8:00 DJ nanami与您线上相见 ███ █▇█ ███ █▇█ ▉▉█ ██ http://soc.cgu.edu.tw/ ▉██ █ █ ▉██ █ █ ▉▉█ ███ 欢迎线上收听，请多多指教 ◣ ◢ 批兔-自然就是美-织女星-kuziaku ←欢迎点歌讨论^^ >.. < http://rubasse.pixnet.net ← DJ的真相 (( ●﹍﹎﹎﹍momo1025﹎ ▲╯ --

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