如何做个漂亮简报，赢得认同 联旭广告整合行销企划总监刘念祖独家授课 简报要如何做，才不会又臭又长，让人呵欠连连，掌握上班族必修的4学分，让你轻松做 简报，不必上卡内基训练，也能说得头头是道。 《数位时代双周》第82期‧采访撰文／高子羽 竞争激烈的现代工商社会中，演讲与简报成为推动公司成长与产品销售过程中不可或缺的 职场技能，不论是新产品发表、客户简报、高峰论坛、股东大会……都需要简报人员以清 晰的口齿、优雅的仪态、流畅的表达能力，来有效传达整体企业与产品理念。对许多上班 族来说，会议室即战场，如何做好一场好的简报，摆脱让人呵欠连连的窘境，和台下听众 建立起深刻的互动与共鸣，成功取得听众的认同，是上班族必修的学分。 1. 掌握「少就是多」的原则 联旭广告整合行销企划总监刘念祖有12年公关及整合行销传播经验，曾规画Fnac法雅时代 媒体站前店开幕，福特（Ford）「活得精彩」品牌传播活动、东元电机45周年庆祝活动、 台新银行员工运动大会等等大型活动，同时也是世新大学公共关系通识课程讲师，对商业 简报有很丰富的经验。 「简报的首要观念在了解简报的限制！」刘念祖说，年轻的时候 常常因为无法一次说服客户感到懊恼、悔恨，但现在他了解简报只是通往最终说服之路的 起点，用好的简报给予客户好的评估与建议，利用简报建立客户信任感，客户采用提案的 可能性自然大增。 如何做好一场让客户信任的专业简报？在商场上，简报者就是演员， 会议室就是舞台，而好的剧本更是成功的关键。刘念祖指出「少就是多」是简报很重要的 原则，他认为人的认知能力是有限的，就算准备很详细丰富的资料，但是太多重点就等於 没有重点，他建议一次简报最多只提2到3个重点，让客户觉得你说的每一句话都直指重点 。 2.假想「客户附身」去思考 「说出客户心底真正的愿望，是简报内容的关键。」刘念祖指出报告时就要像「客户附身 」一样，去思考客户的问题何在，用对方的格局去想事情，蒐集、分析对方企业的剪报是 最基础的功课。刘念祖举例，有次简报他对某银行的总经理说，你的同班同学与你的发展 、职位都很像，但他的媒体发言次数却比你多很多，「这是不是代表你需要新的媒体策略 呢？」这样切中要点的一句话，让刘念祖顺利拿到了案子。 简报在的内容编排上，要像 新闻媒体的倒金字塔叙事手法，把最重要的地方先讲。刘念祖的密诀就是把简报重点内容 结合图表，放在一张投影片呈现。他说，大企业的老板们总是来去匆匆，一场会一小时的 简报，老板们常常只来十分钟，因此第一张投影片就要能综观全局，就算企业主简报到一 半才赶来，马上回头来讲这张投影片，也能帮自己和对方快速做好前情提要，用最短时间 向对方说明。 3.挑个「眼观八方」的位置 除了好的剧本，简报者精湛的表演也有小密诀。刘念祖指出，他通常习惯提早到会场，一 边熟悉环境一边在心里预演等一下简报的内容。并且挑选一个能够综观全场的位置，「简 报时的眼神要能看到每一个人，」刘念祖认为，好的位置除了能够立即从听者表情了解他 们的反应，也让每一个人觉得是对自己说话，让对方有受尊重的感觉。另外，他也提到在 报告时要适时跟一同前来的夥伴互动，让他也有表现的机会。「这样会让客户觉得我们是 个有默契的团体，」刘念祖说，千万不要各做的。 4.运用「问句式」吸引注意 在报告时为了避免大家打瞌睡，可以多用问句式的句法来吸引注意，例如：「大家知不知 道电信业面临3G时代来临时最大挑战就是……。」 「在做简报时，不要老是滔滔不绝， 」刘念祖认为很多人都忽略了沉默的力量。他认为面对客户的提问，不要急着马上提出自 己的论点，极力去说服对方。他建议先让大家静下来，也许客户自己会帮你解决问题。他 举例，有次客户认为某个案子预算太高，他只是笑了笑没有说话，结果客户内部就有人出 来说这个创意很好，预算可以再讨论。「切忌对方问一个问题，马上答一个问题。」刘念 祖建议，让所有人的问题全部问完，再统一来回答。这是一个说话上的小技巧，统一回答 比较不会营造简报者与客户尖锐对立的感觉。 「找到限制，就找到自由，」刘念祖很喜 欢电影导演候孝贤讲过的这句话。 从事公关简报多年的经验让他了解，不要认为一场简 报唯一的目的就是说服客户，如果能够达成有效的沟通，做为下次合作的可能基础，也是 一种成就。他比喻简报就像是对客户说明如何穿越一座没有人迹的森林，不论你的方法是 看星象、罗盘、指北针，还是闻味道，重点不在这些方法，「让客户对你有信心」才是最 重要的。 【30秒简报重点复习】 简报内容： 一次报告最多选定两个重点 1. 设想客户的需求 2. 为何结合图表 3. 倒金字塔式的叙事结构 简报现场： 1. 挑选能综观全场的位置 2. 说话速度不急不徐 适时与同组夥伴互动 3. 多用问句式的句法来吸引注意 Q&A时间： 等客户所有问题都完再统一回答，避免营造尖锐对立感 --

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