计画多一点，做得少一点 常觉得工作怎麽做也做不完？工作前如果没有做好事先规画，最後必须花更多时间进行除 错与改正。所以，多花点时间做好事前计画，你就能事事做得省时省力又轻松！ 在办公室里，是不是常常觉得工作做不完，一定要加班才能完成？或觉得工作愈做愈多， 无法收尾？ 你有没有想过，自己究竟在忙什麽？ 「时间管理的杀手，就是没有计画，」长宏专案管理顾问公司总经理周龙鸿说。 多做计画，避免天天救火 每天要做的事，可分成4种：急迫又重要、急迫但不重要、重要但不急迫，不重要也不急 迫。 多数人会先做「急迫又重要」的事，往往「重要但不急迫的事」会因为一直拖着没有做， 有天突然变成「重要且急迫的事」。这时候，你就得赶去救火，要是没救到，就会出大麻 烦。 「大部分的人很忙，是因为把应该拿来做计画的时间拿去做急迫的事，使做『重要但不急 迫的事』的时间变成0。这会造成恶性循环：今天要救火是因为昨天重要的事情没做，今 天重要的事又因为去救火不能做，所以明天又会着火，愈烧愈大，」周龙鸿说。 如果一开始就想省下计画（Plan），执行（Do）的时间或许会一样，但却要花很多时间检 核（Check），最後甚至无法行动（Action）。这就是某些企画案只能用来交差了事，实 际执行却漏洞百出的原因。 想要简化工作，必须做好明智的时间管理，把大部分时间都拿来做「重要但不紧急的事」 。 审慎评估，避免规画失焦 「做计画」并不是写出厚厚的一本报告，而是一个「事先规画」的概念。周龙宏说，很多 人一开始就直接写计画（他称之为「小P」），却没有经过评估（也就是「大P」），最後 结果一定会失焦。 比如说，老板要你写一份企画案，你没有问清楚老板的目的，也没请 教专家或资深同事的意见（跳过了大P），回去就开始埋头找资料（直接进入小P）。最後 写出一本不符老板和客户需要的企画，只好来来回回修改，反而浪费更多时间。 周龙鸿 是这套「P理论」的忠实信徒。从约定采访时间到采访当天，约有两周。期间，他与记者 通过2次电话、2次MSN与数封e-mail，拟出4个版本的访谈内容。「我把你当成我的客户， 我要提供对《经理人月刊》读者有用的内容，加上采访时间已很接近截稿日，如此也可以 让你容易写出稿子，」他对记者说。 万一，你一直都忙着处理「急迫又重要的事」，没 时间做计画，可以采取的策略就是「速战速决」，省下一点时间思考。 「你有没有想过，万一你又掉了一次钱包，该怎麽办？」周龙鸿从口袋里掏出皮夹，抽出 一张折得四四方方的A4纸张，上面是他的驾照、身分证等重要文件的影印。掉过一次皮夹 後，他学会把所有证件正本留在家里，只带一张有照片的健保卡做为证明之用。「『掉皮 夹』就像一个专案，结案後要把特别的学习经验归档，这就是计画的功用！」 一般人之所以缺乏执行力，是因为没有高效率。周龙鸿建议用「大块时间法则」，把每天 要做的事分成「容易的事」与「重要的事」，每天至少要有连续120分钟能专心做事，完 全不受打扰。 先用前30分钟完成「容易的事」（就是「急迫但不重要」或「不重要也不急迫」），像是 回e-mail。时间一到，不管有没有做完，就切到规画专案之类「重要的事」上，如果做得 起劲，超过90分钟也无所谓。 每天下班前再「Check」，要是今天的「Do」有没有做好，再调整明天的「Action」。只 要能贯彻用PDCA拆解每一件事，就能用最有效率的方式，达成工作与生活的终极目标。 如何用PDCA做人生与工作的时间管理？ PDCA不只可用来做平日的工作排程，小到每天哪 几个小时该做那件事，大到个人一生的目标规画，都可以套用在PDCA的架构下，帮你做出 最理想的分配，善用人生的每分每秒！ Step1：先拟定出自己的「人生目标」，并以此做为制定计画的准则，让每一个年度计画 都能符合自己预期的最终人生目标。 Step2：在确认人生目标後，将关於「工作」与「人生」所有的「年度计画」列出来，并 依照「重要性」「急迫性」及「成功机会」来给分数，最佳的给5分，最差的给 1 分。将 3个分数相乘，分数最高者，为最优先执行的计画。 Step3：在确定该先执行哪些计画後，再将每个计画都用PDCA来加以拆解，规画出应做事 项与工作内容。 Step4：在确定应做事项後，执行时，依照每周的进度或每天的体力分布 状况，决定做事的时间。 Step5：最後，每件事都用「大块时间法则」来执行。如此，就能确实掌握每件事的重要 性，将时间做出最有效率的安排。 --

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