作者s5273 (吹风少年)
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标题[系会] 学弟妹你们好,有关最近卖票事宜
时间Fri May 6 23:47:45 2011
大一学弟妹们好,我是这届系学会会长国关二苏暐胜,在此先向所有的学弟妹对这次
卖票的事情和打坏大一学弟妹们参与政治人之夜的兴致而道歉,关於这次政治人之夜,我
想就我们这次的筹备过程和缺失原因跟所有学弟妹们说明
为了筹备2011年的政治人之夜,在3月初场勘完所有饭店後,我们(公关部部长.副部
长.经验部员.我.副会长)在远东附近挑了一间小餐厅讨论有关接下来政人夜卖票.宣传.桌
次的事宜,而在那次的讨论共识为:由於大一同学刚进来大学,希望可以让他们优先进入政
人夜,所以有别以往系上同学一起买票的规定,
在卖票第一周(4/26~5/1)优先让大一的学
弟妹买票,并订定报名者的缴费期限为当周;但考量到大一参与票数可能过多而全数压迫
到大二~大四的买票资格,所以在
优先让大一买票的同时,也订了一开始大二~大四有部分
保留桌的条件,这样除了可以让大一先参与政治人之夜外,也可以让大学三年都还没参加
过政人夜的学长姐能有这样的保留桌资格参与,
而对於系学会保留也是为了回馈往年举办
这个活动,并将辛苦经验传承下来的学长姐能有桌数参与,所以往年都会有一桌不等的保
留桌数,这也是我们那时做的最初决议,在有少许系会和大四保留桌後,大一学弟妹也能
够优先参与的情况。
可当票和网宣出来的时候,由於
网宣联系不良而延後了PO出时间,票务联络人缺少了
可宣传的时间,而只剩一堂大一中宪政可宣传报名缴费,
当下便决定延後报名时间到下周
二的行政学。
但系学会的成员并未被通知到这样的更改,在报名部分依旧以第一周报名,
第二周只能缴费的程序为基准做讨论考量,在第一周票务联络人通知只有8桌报名且尚未缴
费後,
一直到学弟妹爆满桌数,才发现有"周二可以卖票"这样的程序,继而紧急在5/4中午
开公关部会。而在部会中,部长和副部长与票务联络人意见歧异,部长认为应保障第一周
报名买票的人的权益,副部长与票务联络人则认为因学弟妹认知的程序变更,而应对所有
桌数的人进行抽签,
最後便以系学会当初的讨论卖票时间做出决议回应,也就是以一开始
的规定作为抽签的筛选,并对票务联络人和部会间沟通不良做出检讨。
除了宣传期过短以及部会和票务联络人沟通不良外,我们也严重疏忽了要严格通知学
弟妹有桌数的限制,
即使在网宣有"限制120人"的说明,却没有在任何一场卖票宣传上通
知学弟妹有限制桌数和须抽签的可能,在这样的情况下最後还通知学弟妹要
抽签入桌,对学弟妹真的很抱歉,而关於这点我们在以下说明会有今天再度开会後讨论的
补偿方式,
但以下先就"保留桌"部分做出说明。
有关上篇部长
提出的大二三四"系学会保留桌2桌"我在这边补充说明,往年举
办类似活动时,开给系学会保留桌是为了回馈往年举办这个活动,并将辛苦经验传承下来
的学长姐能有桌数参与;而今年我们采取大一优先报名的措施,除了系学会保留桌外,也
会
预留一些桌次给大一未参加过政人夜的学长姐参与,并非全部都是保留给系学会的成员
以享有这份权利,而今在大一部分爆满的情况下,我们
现在也试着压低系学会去的人数来
让大二~大四的同学能有更多桌数可以抽签,以期最大限度的让系上同学能参与政治人
之夜。
另外就上述补偿部分,在
今日下午系学会决议再开给学弟妹一桌於下周四国关课前就
没抽到的5桌学弟妹做抽签(当天也会退费给未抽到桌的人),这部分要跟学弟妹抱歉的
是,
系学会真的无力开给所有权益受损的学弟妹能有桌次,因为不管是饭店格局和餐费(一
餐为1650)亏损,再开一桌给学弟妹已经是我们能做的最大补偿,在多一餐亏损600~1000的
情况下,这部分我们真的尽力了。
而在这次过程中,有几点对这次活动做出检讨
1.在大一学弟妹优先和大二~大四保留桌问题:
在第一周未满10桌和未明确抓桌数的情况下,造成此次大一爆满的情况,希望可以
建议给下届系学会要紧盯桌数和跟学弟妹告知抽签的处理,以免造成今年的卖票窘境
2.告知太晚并且有限制资讯流通的弊害
这部分是我们做的最不好的部分,我们这次在网宣部分太晚出来,也没有跑班宣传的
时间,而造成卖票拿票挤於一堂中宪政,难免会有疏漏;并且也可能因为单一课程特殊缘
故(如不下课)而漏掉了宣传可能,导致票务联络人当下认为宣传期必须拉长
3.系学会内部沟通不良
即使在系会会议有了抓桌数且在网宣上有人数限制的决议,但讯息没确实传达给学弟妹
就是不对,这也是我们而今检讨最引以为戒的地方;并且在票务联络人认知宣传期过短而
延长报名期限的情况下,系学会也没有被告知,实属系学会内部沟通不良,对学弟妹真的
很抱歉
4.关於"大一学弟妹报名优先"事项
未来我们也不会是举办单位了,而这部分也希望下届系学会在我们这次错误後能检讨
要不要再延用此优先报名事项,或许可以延用,但真的要想後续的配套措施,尤其是前述
所提到的抽签告知和宣传期拉长等等
最後对一些事情做出回应
对於已经凑到桌却又被抽掉的人-
对於我们事情的传达缺失,我们在此抱歉,我们会尽速退回相关费用,并在下周为加开的
桌数举行抽签
对於参与系学会的学弟妹们-
因为这样的事让你们对系学会失去信任,是我们最遗憾的事,我们没有料到会让事情变成
这样,系学会一直都很希望给予系上同学最大的福利,关於这点真的很对不起你们
因为这样的事情才认识到系学会的学弟妹们-
真的很抱歉让你们看到系学会最糟的一面,但不管是在这之前或是再来其他系学会的活动
,我们都是尽全力希望可以给你们带来感动,真的很抱歉
最後,对所有系上同学致上最深的歉意
我们会将这次的经验传承下去,期望不会再有这样的事情发生
B98政治学系学生会会长
国关二 苏暐胜
B98政治学系学生会公关部
部长 国关二 范羿霖
副部长 公行二 方思惟
经验部员 公行二 林彦博
政论二 陈琪文
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