给系学会： 我是毕业的文郁...(要退休不退休的)，我想提醒一件事 　是关於通讯录的编纂。 　以往的通讯录总是有一些资料错误，几乎年年如此。 　照理说，通讯录这种基本的文书处理 　资料不应有误才对，不过打了大量的资料难免眼花， 　而错误就是不小心打错字，资料输入错误，加上没有多重校对所照成。 我想已经大学生了，所以通讯录的编排可以尽善尽美， 不用再出错才对，这是我的出发点，所以依我以往的经验，提供一些意见。 通讯录的内容首先包括老师、大学部、硕士班学生(之後好像会有博士班)。 内容主要包括学号、姓名、生日、电话、手机。 之前有发生过通讯录上出现硕士班学生的地址资料， 　这使硕士班学生造成困扰，因此对於硕士班学生的通讯录编辑，可以事先 联络研学会(可以像系办询问基本资料)，告知他们要编纂新一期的通讯录， 请他们讨论通讯录资料是否依循旧有格式(学号、姓名、生日、电话、手机) 或是要再增减某些项目，待确认後，请他们更新资料，然後寄给你。 (再此建议最好系学会先用好统一的表格格式电子档，寄给各系级的班代， 请他们在那表格填完资料後回寄给你，之後再剪贴复制即可。) 然後老师的部份，可以跟系办要资料(电话有更新、也有一些新进老师)。 等到资料更新完毕，再寄给老师。例如冯老师的资料更新完毕，就寄给 他请他确认。(老师的E-MAIL通讯录上有)。 而各年级则可以通知他们的班代，请他们在暑假期间作业，这样可以省 去一些时间，使通讯录的编纂更快进行。因为以往都要等到十月以後才 拿到，能愈早拿到当然是愈好，对同学来说是愈方便。 再来是校对的部分，这是重要的地方： 校对的过程通常是班代收齐完资料，再寄给同学，确认有无错误，此为 一校。 各个班代一校无误後，寄给系学会，由系学会整理完，再统一寄给班代， 然後由班代统一转给同学，再次做确认，此事二校。二校无误後，便可送 厂印刷。(以上的校对当然也包括研究生与老师) 拉赞助： 在送印刷厂之前，还必须同步进行的一件事就是拉赞助，通常是由公关 部在负责。以往是挨家挨户的向店家拉赞助，碰壁率高；後来好像有向 企业或是补习班来拉赞助，这是一个不错的可行方式，当然有人会觉得 投向补习班怀抱有点奇怪，这是见仁见智的问题。总之，以公关部负责 人的方便性为主。而拉赞助的部分可以请教学长姐。 再来是发放的部分： 等通讯录印好之後，系学会最好采取主动（外展的精神），先送给每位 老师一本。再者去通知研究所跟各年级班代，请他们领取，透过必修课 分给其他同学。当然，仍会有一些同学没拿到，这时可放系办，然後以 ＰＯ班版的方式公告，请未拿的同学前往系办领取。 流程整理 联络各级老师、研学会、班代→寄送电子化表格→各级班代收集同学 资料→班代汇整资料、向同学校对确认→班代向系学会递送资料→ 系学会汇整资料→系学会传送汇整资料给班代→班代再次向同学二校 资料→系学会进行资料最後确认，同时做好赞助广告版面，送厂印刷 →发放 　　 -- --

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