作者bbx (和平之风忆静农)
看板B93310XXX
标题给系学会---关於通讯录的编纂
时间Wed Jul 27 06:18:58 2005
给系学会:
我是毕业的文郁...(要退休不退休的),我想提醒一件事
是关於通讯录的编纂。
以往的通讯录总是有一些资料错误,几乎年年如此。
照理说,通讯录这种基本的文书处理
资料不应有误才对,不过打了大量的资料难免眼花,
而错误就是不小心打错字,资料输入错误,加上没有多重校对所照成。
我想已经大学生了,所以通讯录的编排可以尽善尽美,
不用再出错才对,这是我的出发点,所以依我以往的经验,提供一些意见。
通讯录的内容首先包括老师、大学部、硕士班学生(之後好像会有博士班)。
内容主要包括学号、姓名、生日、电话、手机。
之前有发生过通讯录上出现硕士班学生的地址资料,
这使硕士班学生造成困扰,因此对於硕士班学生的通讯录编辑,可以事先
联络研学会(可以像系办询问基本资料),告知他们要编纂新一期的通讯录,
请他们讨论通讯录资料是否依循旧有格式(学号、姓名、生日、电话、手机)
或是要再增减某些项目,待确认後,请他们更新资料,然後寄给你。
(再此建议最好系学会先用好统一的表格格式电子档,寄给各系级的班代,
请他们在那表格填完资料後回寄给你,之後再剪贴复制即可。)
然後老师的部份,可以跟系办要资料(电话有更新、也有一些新进老师)。
等到资料更新完毕,再寄给老师。例如冯老师的资料更新完毕,就寄给
他请他确认。(老师的E-MAIL通讯录上有)。
而各年级则可以通知他们的班代,请他们在暑假期间作业,这样可以省
去一些时间,使通讯录的编纂更快进行。因为以往都要等到十月以後才
拿到,能愈早拿到当然是愈好,对同学来说是愈方便。
再来是校对的部分,这是重要的地方:
校对的过程通常是班代收齐完资料,再寄给同学,确认有无错误,此为
一校。
各个班代一校无误後,寄给系学会,由系学会整理完,再统一寄给班代,
然後由班代统一转给同学,再次做确认,此事二校。二校无误後,便可送
厂印刷。(以上的校对当然也包括研究生与老师)
拉赞助:
在送印刷厂之前,还必须同步进行的一件事就是拉赞助,通常是由公关
部在负责。以往是挨家挨户的向店家拉赞助,碰壁率高;後来好像有向
企业或是补习班来拉赞助,这是一个不错的可行方式,当然有人会觉得
投向补习班怀抱有点奇怪,这是见仁见智的问题。总之,以公关部负责
人的方便性为主。而拉赞助的部分可以请教学长姐。
再来是发放的部分:
等通讯录印好之後,系学会最好采取主动(外展的精神),先送给每位
老师一本。再者去通知研究所跟各年级班代,请他们领取,透过必修课
分给其他同学。当然,仍会有一些同学没拿到,这时可放系办,然後以
PO班版的方式公告,请未拿的同学前往系办领取。
流程整理
联络各级老师、研学会、班代→寄送电子化表格→各级班代收集同学
资料→班代汇整资料、向同学校对确认→班代向系学会递送资料→
系学会汇整资料→系学会传送汇整资料给班代→班代再次向同学二校
资料→系学会进行资料最後确认,同时做好赞助广告版面,送厂印刷
→发放
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