【成本会计】了解ERP系统和内部控制，成本会计应该知道的采购作业 网志图文版： https://www.b88104069.com/archives/4531 存货成本从原料采购开始，成本会计不是单纯财务结帐，了解整个公司运作才能合理计算 成本。本文以ERP作业流程和内部控制稽核的角度，介绍公司采购。 一、采购流程图 依照部门分开的采购流程图，其中的「厂商」是公司的供应商，对於厂商而言我们是他们 的客户，这个特别将属於厂商的客户管理和报价工作纳进来，因为实际公司在运作时，常 常要站在厂商的立场思考，双方比较能够合作顺利。 采购部门工作主要是厂商管理、询比议价、采购作业，除了这些例行性的工作，视情况需 要，可能有内购外购决策、原料成本分析、采购目标预测、再订购点系统、定期采购协议 、MRO杂项采买控管、MRP物料需求规划等种种临时性任务，这些任务虽然是额外工作，但 可以提升采购对於公司的价值贡献。不仅仅是采购部门，公司每个部门都有例行性工作和 临时突发事件处理，部门主管应该在维持部门稳定运作之余，多从事一些「加值活动」， 可以提昇整体部门在公司的地位。 二、厂商资料表 新厂商都必须建立厂商资料表，表单都有栏位中有些是必填的，有些项目与会计结帐有关 系，例如「课税别」、「交易币别」、「往来银行」、「付款条件」、「结帐日」，有些 是基於财会专业可以做一些基本审核，例如「资本额」、「开业日期」、「统一编号」。 公司各类表单最下面通常会有主办单位部门、会签单位部门、最後是总经理老板的签名确 认。这是公司各部门相互监督、相互稽核的机制。即使导入了ERP系统列印出来的文件也 会有这些栏位，相互制衡的机制是标准内部控制的一环。 三、供应商评估 公司都会有供应商评估制度，依照流程分成三个阶段，「新建供应商考察」，评估通过的 话就可以加入到公司的「合格供应商名录」，不过因为供应商对於公司的产品品质很重要 ，即使已经是合格的供应商了，公司会有「供应商定期评估」的制度。 供应商评估依照个人经验会因为行业特性有所不同： 传统产业 （日商）：这里指的是日本各大商社，他们都是长期稳定经营，配合日本人做 事的特性，有一套非常严格的合格供应商程序及名录。 电子产业：市场变动性大、竞争激烈，，会一直在寻找新的供应商，相对而言比较注重供 应商定期评估。 汽车产业：一台汽车都是准备开个10年20年的，使用期非常长而且散布各地，出问题的话 ，全球召回的损失有可能大到无法承受，实际上也有公司真的因此结束营业的。在这种情 况下，汽车产业有自成一套审核机制，供应商要配合PPAP（生产零件核准程序 ）和PSW （零件提交保证书），等既定程序。 四、ERP系统作业 承续上个步骤，评估没有问题的供应商建档登录，加入到公司的白名单。已导入ERP企业 由系统自动把关，下采购单必须先有供应商才能执行采购作单，否则无法确认过关。现在 很多公司导入电子签核系统，权责人员直接在外挂系统审阅确认，事後对於某个表单有疑 问，可以追索当时的电子签核记录。 电子化管理的好处是方便设定规则让系统自动控管。某特定的原材料对於生产非常重要， 或者和特定厂商签订了长期采购合约，可以由系统锁定该存货料号只能和这家厂商购买， 价格部份，可能合约敍明单价或者公司成本制度是标准单价，系统设定自动连结到单价档 案资料。 五、请购作业 公司的内控稽核是包青天大人，人人都说好，可是等到包青天走到你面前，那就不妙了。 企业导入ERP之後，强制性的全面表单主义，这个有好有坏，好处是滴水不漏，坏处也是 滴水不漏。在公司想买一支笔、一张纸，公事公办不想自己花钱，要花点时间在系统上请 购单，走签核流程。 制度太过龟毛，贵为稽核长也抵挡不住每位员工背後的眼神，所以通常会有技术性的折衷 方法，例如稽核定期发布一版核决权限表，依性质、金额、大小决定签核程序，买一枝笔 签到部门主管就好了，买一台电脑必须会签资讯部门，买一台射出成型机絶对要签到老板 。总之依照核决权限表，请购单该签的都签了，采购部门才可以把单子接下来，开始干活 。 一支笔一张纸也要请购单的问题，不仅员工个人关心，稽核内控关心，财务人员也应该关 心。不是因为财务人员用最多的笔和纸，太多单据和太多单据的处理时间本身是资源的消 耗，金钱小数量大的东西，累积起来也是一项开销，况且它又是固定免不了的。这些杂项 物品该怎麽经济有效率的买，是近年来成本节约的一项议题，所以它有个专门名词叫做 MRO：Maintenance,Repair,and Operating;MRO。往後有适当机会进一步范例分析。 六、决定价格 我们到生鲜超市买个菜，都要仔细货比三家才不会吃亏，一家公司买的东西这麽多，金额 这麽大，有专责采购部门，当然更应该在供应商挑选和采买价格里表现出专业，这个一般 是询比议价的过程。 制造业通常原物料占存货料工费成本中的3~5成，老板会很关心原物料市场状况和采购价 格﹐每个礼拜产销会议﹐采购主管都要战战竞竞地准备相关报告（准备被Ｋ）。买卖业少 了中间生产制造的加值活动，而且消费市场的售价通常摆在那里不动，因此采购价格对於 毛利率影响更是重大。这里简单列出价格作为衡量指标，实务上可能还会考虑交期（什麽 时候能到货）、付款条件（什麽时候付钱）、品质（交易纪录或供应商商誉）等。 七、采购流程 最後以ERP系统表单为节点，列出原料采购、庶务采购、设备采购三种不同型态的作业流 程，补充如下： 原料采购： 米不好，煮出来的饭不可能是香的。原料品质攸关生产是否顺利，一定要经过品保进货检 验合格，为避免不良品流入产线，系统通常会设定必须验收单完成才能入到仓库。 庶务采购： 庶务采购是前面所提到的专项物料，办公室的文具用品和工厂里面的清洁防护用品都可以 列入到这里，这些东西没有品质疑虑，所以没有虚，通常仅须请购部门确认，毋需品保人 员检验。 设备采购： 设备金额庞大，一定要安排年度资本支出计划，各部门好好坐下来谈谈。以一家塑胶工厂 来说，订单暴增没有足够的成型机，是把生意拱手让给竞争对手，反过来成型机买多了， 看不到订单是会造成产能浪费。年度预算因为涉及到资金控管，由财务部最後确认交由老 板拍版定案。 设备交期长，契约一般分为签约款(30%)、到厂安装款(40%)、验收款(30%)，除了采购部 门和财务部门都要定期追踪，系统也会有相对应的预付单设定，会计入帐的时候要特别考 虑传票作业。 以上是成本会计系列文章的第一小节。东西都是采购买的，但钱都是从会计的手上付出去 的。所以在公司里面如果出事情，，第1个倒楣的可能不是会计，第2个倒楣的一定是会计 。因此这篇文章特别着重於公司治理，公司治理又可分为内部控制和外部监督。内部治理 主要是主管审核确认、部门分工互责，有导入ERP系统的话，可以善用文件资料串连和内 控机制锁定。外部监督则是独立董事监察人和会计师查帐。 既然公司把财务会计人员看得很重，我们身为会计人，应该对於公司治理内内外外的都要 有一定程度的了解，这是专业素养和自我要求。 延伸阅读： 我所走过的四大会计师事务所（上） https://www.b88104069.com/archives/3056 我所走过的四大会计师事务所（下） https://www.b88104069.com/archives/3689 勤业众信新鲜人工作心得（上） https://www.b88104069.com/archives/3201 -- 周末，我们继续Excel：=>21.心得=>5.其他=>3.office 会计人的Excel小教室： https://www.facebook.com/acctexcel --

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